Постановление Губернатора Кировской области от 17.12.1999 № 435
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Правительства Кировской области от 07.03.2002 г. N 65 от 17.12.99 N 435 г. КировОб утверждении Инструкциипо делопроизводству вадминистрации Кировскойобласти (В редакции Постановлений Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) В целях обеспечения единого порядка ведения делопроизводства иработа с документами, повышения их качества и в связи с введением вдействие на территории; Российской Федерации ГОСТа Р 6.30-97"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрацииКировской области (далее - Инструкция). Прилагается. 2. Руководителям структурных подразделений администрации областиознакомить работников с настоящей Инструкцией и обеспечить ведениеделопроизводства и работу с документами в подразделениях всоответствии с ее требованиями. 3. Рекомендовать главам администраций; районов и городов областипри организации делопроизводства и работы с документамируководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству вадминистрации Кировской области. 4. В связи с принятием настоящего постановления считатьутратившим силу постановление администрации Кировской области от24.02.95 N 8 "Об Инструкции по делопроизводству в администрацииКировской области". 5. Контроль за выполнением; настоящего постановления возложить науправляющего делами администрации области Малышева В. М.Первый заместительГубернатора области А. А. Пинаев УТВЕРЖДЕНО Постановление Губернатора Кировской области от 17.12.99 N 435 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Кировскойобласти (далее именуется - Инструкция) разработана в соответствии стребованиями ГОСТа Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов", а также на основе Типовойинструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РоссийскойФедерации, нормативно-правовых актов о порядке рассмотрения обращенийграждан, Основных правил работы ведомственных архивов. 1.2. Инструкция является нормативным документом и определяетсистему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельныхвидов документов несекретного характера и работы с ними, порядокпечатания, копирования и размножения материалов, использования печатейи штампов в администрации Кировской области и ее структурныхподразделениях. Положения Инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на организацию работы с документами,создаваемыми при помощи средств вычислительной техники,машиночитаемыми и др., независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработкидокументной информации должны отвечать требованиям настоящейИнструкции. 1.3. Требования Инструкции являются обязательными для работниковадминистрации области, организующих или непосредственно ведущих работус документами. Работники структурных подразделений администрации области несутперсональную ответственность за соблюдение требований настоящейИнструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашениесодержащейся в них служебной информации. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядкаработы с документами в администрации области возлагается на управлениеделопроизводства и протокола администрации области (далее - управлениеделопроизводства и протокола), в структурных подразделенияхадминистрации области - на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственногоза ведение делопроизводства, задачи, функции и порядок работы которогоотражаются в его должностной инструкции, утверждаемой руководителемподразделения. На указанного работника возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступивших в подразделение документов, а такжепроверка соответствия количества документов, фактически полученныхподразделением, числу документов, зарегистрированных в единойэлектронной базе данных регистрации входящих документов в канцелярииуправления делопроизводства и протокола (далее - канцелярия); передача поступивших документов на рассмотрение руководителюподразделения и после получения соответствующей резолюции -исполнителю; ознакомление сотрудников с распорядительными и информационнымиматериалами, поступившими в подразделение; контроль за прохождением документов в подразделении; организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка руководителю сводок онаходящихся на исполнении и исполненных документах и поручениях; ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатахисполнения документов и поручений; проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников подразделения; ежегодная сверка наличия в подразделении документов, дел иизданий с грифом "Для служебного пользования" с данными канцелярии; учет и регистрация исходящих из подразделения документов,проверка правильности их оформления и передача их на отправку; выдача работникам дел и документов для работы, контроль за ихвозвратом; контроль за своевременным списанием в дела исполненныхдокументов; разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год; формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии сноменклатурой, организация их использования в процесседелопроизводства, подготовка и своевременная передача законченныхделопроизводством дел на хранение в архив администрации области; проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудникови ознакомление их с нормативными и методическими материалами повопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства; передача функций по ведению делопроизводства другому работнику поуказанию руководителя подразделения перед уходом в отпуск, выездом вкомандировку, в случае болезни; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей исредств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении. 1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за выполнением в структурных подразделениях администрацииобласти требований настоящей Инструкции, обучение работниковадминистрации области, администраций районов и городов по вопросамделопроизводства осуществляет управление делопроизводства и протокола. 1.6. При работе с подлинниками изданных документов не разрешаетсявносить в них исправления и делать пометки, работать с ними внеслужебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. С правовыми актами администрации области и их проектами,другими документами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямоеотношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержаниеуказанных документов, не подлежит разглашению (распространению) безразрешения Губернатора области, его заместителей, управляющего деламиадминистрации области (далее - руководство администрации области). 1.8. Копии постановлений и распоряжений Губернатора областисторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов,выдаются (по письменной просьбе их руководителей) с разрешенияуправляющего делами администрации области или начальника управленияделопроизводства и протокола и, как правило, по согласованию сразработчиком документа. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случаеболезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного заведение делопроизводства в структурном подразделении администрацииобласти, находящиеся на исполнении (контроле) документы другомусотруднику по указанию руководителя своего подразделения; сдать всечислящиеся за ним секретные документы в отдел мобилизационнойподготовки и защиты государственной тайны администрации области (далее- отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны) илиотчитаться за них. 1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другоеподразделение администрации области сотрудник должен своевременноотчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнениинаходящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, атакже ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать дляего опечатывания в отдел мобилизационной подготовки и защитыгосударственной тайны; передать все числящиеся за ним документы ителефонные справочники работнику, ответственному за ведениеделопроизводства в структурном подразделении администрации области. 1.11. При увольнении или переходе на работу в другоеподразделение администрации области работник, ответственный за ведениеделопроизводства в структурном подразделении, обязан сдать по акту,утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у негодокументацию по ведению делопроизводства другому сотруднику вприсутствии работника управления делопроизводства и протокола. 1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебноеудостоверение и служебный пропуск соответственно в управлениегосударственной службы и кадров администрации области (далее -управление государственной службы и кадров) и в хозяйственноеуправление администрации области (далее - хозяйственное управление). 1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебногопропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печатидля его опечатывания немедленно докладывается руководителю своегоструктурного подразделения, управляющему делами администрации областии руководителям соответствующих структурных подразделенийадминистрации области. Руководителем подразделения незамедлительноназначается служебное расследование, о результатах которогоинформируется управляющий делами администрации области. 1.14. Переписка между структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке ине требуют документального оформления, не допускается. 1.15. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информацииили документов администрации области осуществляется через комитет поинформационной политике администрации области (далее - комитет поинформационной политике). 1.16. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за ведениеделопроизводства в структурном подразделении администрации области,знакомит каждого сотрудника своего подразделения под роспись. 1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа кдокументу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциямии с учетом требований настоящей Инструкции. 1.18. Структурные подразделения администрации области могутиспользовать в работе не противоречащие требованиям настоящейИнструкции свои методические документы, конкретизирующие отдельныевопросы организации делопроизводства в подразделении. 1.19. Порядок использования имеющихся в структурном подразделенииадминистрации области средств компьютерной, копировально-множительнойтехники и факсимильной связи определяется руководителем этогоподразделения. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Документирование управленческой деятельности администрацииобласти и входящих в нее структурных подразделений заключается всоздании в соответствии с федеральным и областным законодательствомнормативных и организационно-распорядительных документов(постановлений, распоряжений, приказов, положений, инструкций, правил,писем и др.), которые фиксируют на бумажных или других носителяхуправленческие действия (решение административных и организационныхвопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности органов исполнительной власти области). 2.2. Основанием для издания нормативной и организационно-распорядительной документации являются: федеральные конституционные и федеральные законы РоссийскойФедерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации,постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; задания и предписания органов исполнительной власти РоссийскойФедерации, судебной власти и органов надзора; поручения Губернатора области; законы представительного органа государственной власти области, атакже поручения областной Думы о разработке и принятии конкретногоправового акта; осуществление исполнительной и распорядительной деятельностиадминистрации области в пределах ее компетенции; обращения (предложения) руководителей территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений иорганизаций, трудовых коллективов и отдельных граждан; обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которыхучаствует администрация области; другие основания, предусмотренные законодательством. 2.3. Администрация области ведет переписку с вышестоящими идругими организациями, а также с гражданами. При необходимостипередачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы,используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильнойсвязи. 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующиереквизиты: 01 - (Исключен - Постановление Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13); 02 - герб Кировской области; (В редакции ПостановленияГубернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 03 - эмблема организации; 04 - код организации по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО); 05 - код формы документа по Общероссийскому классификаторууправленческой документации (ОКУД); 06 - наименование организации (организаций); наименованиеструктурного подразделения; 07 - справочные данные об организации (индекс предприятия связи,почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номера телефона,телефакса, счета в банке); 08 - наименование вида документа (не указывается в письмах); 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 3.2. Для изготовления бланков документов администрации областиобычно используются следующие реквизиты: 02, 06, 07, 08, а такжеотметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19.(В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) 3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты:09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25,26, 27, 28, 29. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказовиспользуются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание орассылке документа". 3.4. Схема расположения реквизитов документов и границы зон наформате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2*.------------------------- * Не приводятся 4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Для оформления документов в администрации областииспользуются бланки нормативных документов (постановлений,распоряжений, приказов), писем, в том числе с воспроизведением гербаКировской области, изготовленные в соответствии с требованиями ГОСТаР 6.30 - 97. (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) 4.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм); допускается использование бланковформатов А3 и А6 по ГОСТ 9327 на основе углового и продольногорасположения реквизитов. 4.3. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленныене на бланке, должны иметь следующие размеры полей: левое - от 2,75 до 3,5 см; правое - не менее 1 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см). При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего инижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1см, а правого - от 2,75 до 3,5 см. 4.4. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумагесветлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, спомощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средстввычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретногодокумента. Исключение составляют номерные бланки с изображением гербаКировской области, порядок изготовления которых изложен в разделе 5настоящей Инструкции. (В редакции Постановления Губернатора Кировскойобласти от 16.01.2001 г. N 13) 4.5. Бланки документов администрации области проектируют всоответствии с приложениями 1, 2* к настоящей Инструкции. Сплошнымилиниями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов,пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностьювходящих в нее реквизитов. 4.6. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитовнаносятся на бланк в виде уголков. 4.7. Реквизит 02 располагается над серединой реквизита 06. (Вредакции Постановления Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) Реквизиты 06, 07, 08, 12; ограничительные отметки для реквизитов09, 10, 11 в пределах зон расположения реквизитов размещают одним изспособов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границызоны расположения реквизитов). 4.8. Для администрации области, ее структурного подразделения,должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов,кроме письма. Бланки структурного подразделения администрации области илидолжностного лица проектируют в том случае, если руководительподразделения или должностное лицо имеют право подписи. 4.9. Общий бланк включает реквизиты 02,06. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Бланк письма включает реквизиты 02, 04, 06, 07 и, принеобходимости, ограничительные отметки для верхних границ зонрасположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19. (Вредакции Постановления Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включаетреквизиты 02, 06, 08, 12; ограничительные отметки для границ зонрасположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13)------------------------- * Не приводятся 5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ (Наименование раздела в редакции Постановления ГубернатораКировской области от 16.01.2001 г. N 13) 5.1. Изготовление номерных бланков с воспроизведением гербаКировской области, организация их учета, хранения и контроля заиспользованием номерных бланков возлагается на управлениеделопроизводства и протокола. Иные органы исполнительной властиобласти изготавливают бланки самостоятельно. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранениегербовых номерных бланков в структурных подразделениях, назначаются ихруководителями с определением этой функции в должностных инструкцияхданных лиц. 5.2. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых бланкахтипографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, апри необходимости и серии этих номеров. Учет и выдача под роспись в структурные подразделения гербовыхномерных бланков ведется канцелярией раздельно по видам бланков врегистрационно-учетных формах (журнале, карточке), при этомиспользуются следующие реквизиты: 5.2.1. При поступлении бланков: наименование вида гербового номерного бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - изготовителя гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербового бланка. 5.2.2. При выдаче бланков: наименование вида гербового номерного бланка; количество экземпляров; серия и номера гербового номерного бланка; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалыдолжностного лица - получателя гербового номерного бланка; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.). 5.3. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 5.4. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых иопечатываемых металлических шкафах. 5.5. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату вканцелярию, где они уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 5.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерныхбланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемойприказом управляющего делами администрации области. О проведенныхпроверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах послепоследней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссияпроводит служебное расследование, результаты которого оформляет актоми доводит до сведения управляющего делами администрации области. 5.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфииадминистрации области документов на гербовом бланке, предназначенныхдля рассылки, при условии заверения каждой копии документасоответствующей печатью. 6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы администрации области оформляются, как правило, набланках установленной формы и должны иметь реквизиты, расположенные вустановленном порядке. 6.2. При печатании документов используют следующие стандартныеположения табулятора (отступ от левой границы текстового поля): 0 - для печатания реквизитов "Дата документа", " Ссылка нарегистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту","Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименованиядолжности в реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлендокумент", "Гриф согласования документа" и "Визы согласованиядокумента" и наименования должностей к этим реквизитам; "Указание орассылке документа", "Отметка о заверении копии", "Отметка обисполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его вдело", "Идентификатор электронной копии документа"; заверительнойнадписи "Верно"; (В редакции Постановления Губернатора Кировскойобласти от 30.03.2000 г. N 115) 5 - для начала абзаца в тексте; 16, 24 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Грифограничения доступа к документу", слова "Приложение"; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись"; 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная всамостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием кизданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание"печатаются от левой границы текстового поля. Слова ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ,ПРЕДЛАГАЮ, СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ печатаются прописнымибуквами без кавычек. 6.3. Герб Кировской области помещают на бланках документов всоответствии с Законом Кировской области "О гербе Кировской области"от 29.08.95 N 5-ЗО (в редакции Закона Кировской области от 04.06.97 N5-ЗО). (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 16.01.2001 г. N 13) Изображение герба Кировской области на бланках нормативныхдокументов помещается в центре верхнего поля над серединойнаименования организации (автора документа), а на бланках писем - вверхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметризображения не должен превышать 20 мм. (В редакции ПостановленияГубернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 6.4. Код организации проставляют по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО). 6.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД) или Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 6.6. Реквизит "Наименование организации (организаций)" являетсясобирательным обозначением автора документа. Автором могут бытьорганизация, ее структурное подразделение и представляющее организациюдолжностное лицо. Наименование организации (организаций), являющейся (являющихся)автором (авторами) документов, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее (их) учредительных документах. Если документ подготавливается совместно двумя и болееорганизациями, то он составляется не на бланках. В этом случаенаименования организаций следует располагать в соответствии с рангом.В случае оформления документов организаций одного ранга ихнаименования располагают на одном уровне. Наименование организации (организаций) помещается ниже гербаКировской области через 1,5 - 2 межстрочных интервала (посерединетекстового поля в постановлениях, распоряжениях, приказах) ипечатается прописными буквами полужирного начертания. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 6.7. Наименование структурного подразделения организацииуказывают в том случае, если оно является автором документа,располагают ниже наименования организации через 1,5 - 2 межстрочныхинтервала и печатают прописными буквами полужирного начертания. 6.8. Наименование вида документа должно соответствовать табелюунифицированных форм применяемых документов. Документ содержит наименование его вида, которое включается всостав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливаетособенности содержания и построения текста, помогает определитьназначение документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается. Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниженаименования организации посередине текстового поля через 1,5 - 2межстрочных интервала и печатается прописными буквами полужирногоначертания. 6.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержитсведения, важные для организации при информационных контактах.Справочные данные включают: индекс предприятия связи; почтовый адрес,номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (код поОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД; номера телефакса, счета в банке, адресэлектронной почты и др.). Порядок написания составных частей почтовогоадреса производится в последовательности, установленной "Правиламиоказания услуг почтовой связи" и изложенной в п.6.15 настоящейИнструкции. 6.10. Реквизит "Дата документа" содержит указание на времяподписания (утверждения, принятия, согласования, регистрации)документа. Если автором документа являются две и более организации, то егодатой считается наиболее поздняя дата подписания (регистрации). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающеедокумент, непосредственно при подписании. При подготовке проектадокумента печатается только обозначение месяца и года, а числопроставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а неподписания. В этом случае дата печатается на документе при егоподготовке. Документы вступают в силу с момента их подписания (илиутверждения), если в тексте или законодательством не предусмотреноиное. Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способами. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующейпоследовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяцоформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год -четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не являетсяконцом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифраодна, перед ней обязательно ставится 0. Например, дату 5 января 2000года следует оформлять 05.01.2000. (В редакции ПостановленияГубернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) При подготовке нормативных и финансовых документов, в служебныхписьмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты (безкавычек), например: 5 ноября 1999 года. Место проставления даты на документе зависит от бланка и видадокумента. 6.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит изпроставляемых через тире индекса структурного подразделенияадминистрации области, индекса (номера) дела по номенклатуре дел ипорядкового номера в пределах регистрируемого массива документов вкалендарном году, которые могут дополняться кодом документа потематическому классификатору, если он применяется в организации, кодомавтора и др. Например: N 02 - 03 - 115, где 02 - индекс структурного подразделенияадминистрации области, 03 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел,115 - порядковый регистрационный номер документа. N АН - 994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номердокумента, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел. В нормативном документе администрации области регистрационнымномером является его порядковый номер. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе (слева направо), например: 210/170. Приподготовке совместных актов с министерствами и ведомствами РоссийскойФедерации проставляются через косую черту дата подписания документа иего порядковый номер каждой из сторон, например: от 01.02.2000 N 26/от 15.03.2000 N 55. (В редакции Постановления Губернатора Кировскойобласти от 30.03.2000 г. N 115) 6.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"используется только в тех видах документов, которые являются ответамина запрос (письмо, справка, заключение и т.д.), и включает в себяпорядковый регистрационный номер и дату того документа, на которыйдается ответ. 6.13. Реквизит "Место составления или издания документа" (впостановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов"Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1межстрочный интервал посередине расположения этих реквизитов. Местосоставления или издания документа указывают (кроме письма) с учетомпринятого административно-территориального деления, и оно включаеттолько общепринятые сокращения, например: г. Киров. 6.14. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (Секретно,Для служебного пользования, Конфиденциально и др.) проставляют безкавычек на первом листе в правом верхнем углу текстового полядокумента (для постановлений, распоряжений, приказов - ниженаименования вида документа). Гриф ограничения доступа принеобходимости может дополняться номером экземпляра документа. Оформление такого документа должно соответствовать требованиям,предусмотренным законодательством и иными правовыми актами обинформации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальнойинформации, а также требованиям раздела 17 настоящей Инструкции. 6.15. Реквизит "Адресат" Документы, направляемые из администрации области, адресуютсяорганизациям, их структурным подразделениям, должностным лицам,гражданам. Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центратекстового поля ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала(в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) иограничивается правым полем документа. При адресовании документа организации или ее структурномуподразделению без указания должностного лица их наименования пишут вименительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства или Администрация Арбажского района При направлении документа должностному лицу название организациии ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, адолжность и фамилия адресата (инициалы указываются перед фамилией) -в дательном, например: Администрация Кировской области Департамент строительства Заместителю главы департамента Инициалы, фамилия (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) При адресовании документа руководителю организации наименованиеее входит в состав наименования должности адресата, например: Главе администрации Немского района Инициалы, фамилия (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) При адресовании документа нескольким однородным организациям ихназвания указываются обобщенно, например: Главам администраций районов и городов Кировской области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия"перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этомкаждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат,которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документа более чем в четыре адресаоформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом изкоторых указывается только один адресат. К документу прилагаетсясписок на рассылку. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых ввышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случаецелесообразно применять списки рассылки и конверты с заранеенапечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности,установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". Всоответствии с ними устанавливается следующий порядок написанияпочтового адреса в документах, на конвертах и других почтовыхотправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридическоголица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя наконверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующемпорядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтовогоконверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, аадрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту),указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д.7а, Центр, Москва, 101000 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы ифамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И. П. Калинину ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) Адрес в международной корреспонденции следует оформлять помеждународным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом,улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например: P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующимобразом: Директору ЗАО "Развитие" А. И. Федорову ф. (095) 235-41-08 (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) 6.16. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативныйили правовой характер его содержания и особый способ введениядокумента в действие. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу смомента их утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами)администрации области в пределах его (их) компетенции или специальноиздаваемым документом. Утверждению, как правило, подлежат следующие основные видыдокументов: АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; на проведение научно-исследовательскихработ и т.д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству, техникебезопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д. НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т.д.). ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.). ПЛАНЫ (работы коллегии, советов, комиссий, учебы и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, опремировании и т.д.). ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, накапитальное строительство и т.д.). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН,УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, напечатанные прописными буквамибез кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первоголиста утверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочныйинтервал (18 пт) от этих слов через 1 межстрочный интервалрасполагаются наименование должности лица, утверждающего документ,его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и датаутверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающийраспорядительный документ, печатаемый с прописной буквы, с указаниемего даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должнапревышать 8 см и ограничивается правым полем документа. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Дата или УТВЕРЖДЕНО Постановлением Губернатора Кировской области от _________________ N _____ (дата) (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. (В редакции ПостановленияГубернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 6.17. Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя поисполнению документа, включающее фамилию и инициалы исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подписьруководителя и дату рассмотрения документа, например: П. С. Никитину Д. В. Зайцевой Прошу подготовить проект договора с фирмой "ЕАЛ" в недельный срок. Личная подпись Дата (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одномудолжностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам,то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюциипервым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа потребованию ответственного исполнителя должны своевременно представлятьему необходимые материалы. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевойстороне первого листа документа (исключая нормативно-правовыедокументы Президента Российской Федерации, высших органовгосударственной власти Российской Федерации) на свободном от текстаместе (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита"Адресат"), кроме полей. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. 6.18. Реквизит "Заголовок к тексту" выражает краткое содержаниетекста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок согласуется снаименованием вида документа и обычно дает ответ на вопросы: о чем (оком) или чего (кого)?, например: "Об изменении...", "О создании...","Протокол заседания коллегии...", "Должностная инструкция главногоспециалиста...". Заголовки должны иметь нормативные и правовые акты, служебныеписьма администрации области. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, извещенийи телеграмм заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации всоответствующие регистрационные формы: в электронную базу данныхрегистрации документов, карточку, журнал. Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописноготекста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к текступревышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границыправого поля с переносом на следующую строку. Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку вконце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк,печатается через 1 межстрочный интервал. 6.19. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документпоставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюденияустановленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроковисполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой"К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль". 6.20. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое егосодержание, управленческое действие, решение. Текст документа от заголовка отделяется 2 - 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала вустановленных границах полей. На бланках формата А5 допускаетсяпечатать текст через 1 межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границытекстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотнойстороны листа. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографскимспособом, печатаются через 2 межстрочных интервала без использованияоборотной стороны листа. Тексты документов, создаваемые с использованием персональныхкомпьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию спомощью специальных программ и печатаются: шрифтом МАШИНОПИСЬ (используя текстовые редакторы, работающие подуправлением операционной системы DOS); шрифтом Times New Roman размерами N 12, 13, 14, 15 (используятекстовые редакторы, работающие под управлением операционной системыWindows). При этом служебные документы, направляемые в адрес высшихорганов государственной власти Российской Федерации, министерств иведомств Российской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочныхинтервала (18 пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 настандартных бланках и листах формата А4. В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа илипо согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут бытьизменены. Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков,примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров,полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный)интервал между строками, смещение относительно границ основноготекста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты другихразмеров. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составлятьсяна языке страны - адресата, на русском или английском языках. При оформлении текста документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего полястраницы без знака точки. Первая страница документа не нумеруется. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации,не допускающим различное ее толкование. В тексте следует заменятьсложные предложения простыми, использовать только общепринятыесокращения (км, тыс. руб., га и т.п.), правильно использоватьаббревиатуры (лишь после полного написания того или иногонаименования), прописные буквы. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или инойобъект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и тоже понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводитсяего полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далееименуется - ...) или (далее - ...), а в последующемтексте употребляется только его сокращенное наименование. Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностьюкоторого является употребление устойчивых (шаблонных,стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствиис...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т.п. В деловойпереписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой(констатирующей части) указываются причины, основания, целисоставления документа. В тексте документов, подготовленных наосновании ранее изданных или в развитие документов других организаций,указываются: название вида документа, его автор, дата ирегистрационный номер, заголовок документа. Во второй части текста документа излагаются решения,распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, то текст может содержать только заключительную часть.Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть безконстатирующей; письма - просьбу без пояснения. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты.Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемыес красной строки. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы(допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаютсяс прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков непроставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки спрописной буквы и заканчивается точкой. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскимицифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должнысостоять из номера раздела и номера подраздела, разделяемых точкой(например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела,подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1), пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметьпорядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта(например, 1.2.2.1). Текст документа может быть представлен в форме связного текста,анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Анкета - это форма представления текста документа, в которомхарактеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков,а переменной - их характеристики. При построении анкеты постояннаяинформация выражается существительными в именительном падеже(например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорнымсловом в которых является имя существительное (например: структурноеподразделение, последнее место работы). Характеристики, выраженныесловесно, должны согласовываться с наименованием признаков. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию,характеризующую несколько объектов по ряду признаков (структура иштатная численность, штатное расписание, план работы и т.п.). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы игоризонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблицесоставляют заголовок и подзаголовки граф (шапка таблицы), анаименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы,расположенные в крайней левой графе (боковик таблицы). Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - сострочных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняютего. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется спрописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф непроставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печатипо левому краю или по центру граф. Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв безпроставления точки в их окончании. Заголовок строк при печативыравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), аподзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовкастрок печатаются строчными буквами с отступом от начала расположенияподзаголовка. Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительнымв именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должныбыть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф истрок употребляются только общепринятые сокращения слов. Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются илиномера этих граф либо полностью шапка таблицы (наименование граф с ихномерами). 6.21. Реквизит "Отметка о наличии приложения" 6.21.1. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросыдокумента или документ в целом. Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если о наличии приложения упомянуто в тексте документа, тоотметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруютсяарабскими цифрами (без знака N):Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, тоотметка об их наличии оформляется следующим образом:Приложение: Договор от 31.03.99 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если документ направляется в несколько адресов, а приложениетолько в один адрес, отметку о приложении оформляют следующим образом:Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Примечания даются в конце приложения. 6.21.2. Приложение к распорядительному документу оформляют всоответствии с требованиями, изложенными в п.4.5.11 Положения опорядке подготовки и издания постановлений и распоряжений ГубернатораКировской области. 6.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностилица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации,если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - надокументе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия) с указанием даты, если отсутствует реквизит "Датадокумента", например:Начальник управлениягосударственной службы икадров администрацииКировской области Личная подпись Инициалы, фамилия ДатаилиНачальник управления Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Подпись располагается под текстом документа или под отметкой оналичии приложения через 3 межстрочных интервала. Наименованиедолжности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самойдлинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне в той последовательности, вкоторой располагаются авторы документа в реквизите "Наименованиеорганизации (организаций)", например:Губернатор Министр путей сообщенияКировской области Российской ФедерацииЛичная подпись, инициалы Личная подпись, инициалыи фамилия и фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:Управляющий деламиадминистрации Кировскойобласти Личная подпись Инициалы, фамилияГлавный бухгалтерадминистрации Кировскойобласти Личная подпись Инициалы, фамилия Документы коллегиального органа (решение коллегии, протокол)подписываются председателем этого органа и секретарем либо лицом,которому руководителем организации дано право подписи этих документов. В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись"указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности всоставе комиссии в соответствии с распределением, например:Председатель комиссии Личная подпись Н.В.КуликовЧлены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева Личная подпись В.А.Матвеев Личная подпись С.П.Филатов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или суказанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам."или косую черту перед наименованием должности. Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанныедокументы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений идополнений в подписанный документ допускается только по согласованию сдолжностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в местеизменения текста ставится заверительная подпись. 6.23. Указание, кем подготовлен документ (для постановлений,распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой,проводимой от левой до правой границы текстового поля через 1,5межстрочных интервала от подписи, а при отсутствии свободного места -без черты на следующем листе. Оно состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО,которое печатается прописными буквами от левой границы текстового полячерез 1,5 межстрочных интервала от черты; полного наименованиядолжности лица, которым подготовлен документ (с указанием названияорганизации), личной подписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) идаты. Наименование должности лица, готовившего документ, помещаетсячерез 2 межстрочных интервала от слова ПОДГОТОВЛЕНО и при печати внесколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1межстрочный интервал. Размер самой длинной строки наименованиядолжности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагаетсяна уровне последней строки наименования должности без пробела междуинициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правой границей текстового поля. 6.24. Реквизит "Гриф согласования" указывает на согласие другойорганизации (не автора документа) с содержанием документа (внешнеесогласование). Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописнымибуквами; полного наименования должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации); личнойподписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования,например:СОГЛАСОВАНОРектор Финансовой академиипри Правительстве РоссийскойФедерацииЛичная подпись Инициалы, фамилияДата Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания идр., гриф согласования оформляют по следующей форме:СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской академиимедицинских наукот ________________ N (дата)илиСОГЛАСОВАНОПротокол заседания Правлениястраховой компании "Юнит"от ________________ N (дата) Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового полячерез 2 межстрочных интервала ниже реквизита "Подпись" или указания,кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листаподлинника документа. Наименование должности лица помещается через 2межстрочных интервала от слова СОГЛАСОВАНО и при печати в несколькострок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочныйинтервал. Размер самой длинной строки наименования должности не долженпревышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последнейстроки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. Гриф согласования может располагаться на отдельном листесогласования с указанием, к какому документу он относится. Лист согласования оформляется следующим образом: Лист согласования Положения об общих принципах сотрудничестваСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОГенеральный директор Генеральный директорАО "РИК" АОЗТ Торговый дом "Амур"Личная подпись К.Н.Романов Личная подпись В.Е.АфанасьевДата ДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПрезидент Интер-Траст Лтд Председатель Правления банка "Прогресс"Личная подпись К.С.Линев Личная подпись Н.М.ТитовДата Дата При получении подтверждения согласования факсом он прикладываетсяк проекту документа и заверяется подписью руководителя структурногоподразделения администрации области или замещающего его лица,готовившего проект документа. При согласовании программы, мероприятий и т.п. гриф согласованиядокумента может располагаться в правом верхнем углу текстового поляпервого листа документа, последняя буква самой длинной строки этогореквизита ограничивается правой границей текстового поля. 6.25. Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы)указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержаниемсогласовываемого с ним документа (внутреннее согласование). Согласование проектов постановлений и распоряжений ГубернатораКировской области производится в соответствии с порядком, изложенным вп.4.5.15, разделах 6 и 7 Положения о порядке подготовки и изданияпостановлений и распоряжений Губернатора Кировской области. Виза включает полное наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации); личнуюподпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа подлинникадокумента (при отсутствии свободного места - на его оборотной сторонеили на отдельном листе). При оформлении виз на отдельном листе на немуказывается, к какому документу этот лист относится. На письмах,договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визыпроставляются на их копиях, оставляемых в деле. В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа. Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработкипроекта документа вносятся принципиальные изменения в егопервоначальную редакцию, он подлежит повторному визированию.Повторного визирования не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения, не меняющие его сути. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующимобразом: Начальник правового управления админи- Замечания прилагаются страции области Личная подпись Инициалы и фамилия Дата Замечания излагаются на отдельном листе (с указанием, какомудокументу они относятся), подписываются и прилагаются к документу. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115) 6.26. Реквизит "Печать" Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лицана документах: предусмотренных специальными нормативными актами;удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами, а также ставится на документах, требующих особогоудостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы онзахватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется наспециально отведенном месте. Обычно оно обозначается символом "М.П.". Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Примерный перечень документов, на которых ставится печать: АКТЫ (приема законченных строительством объектов, выполненныхработ; списания; экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либодействий; ведение дел в арбитраже и т.д.). ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве; о материальной ответственности,поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты,направляемые в высшую аттестационную комиссию. ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.). ЗАЯВЛЕНИЯ (об отказе от акцента и т.д.). КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями,премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.). ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о департаментах, комитетах,управлениях, отделах). ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т.д.). РЕЕСТРЫ (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; наполучение иностранной валюты и т.д.). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляциюк договору; на капитальное строительство и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использованиибюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты). УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ХАРАКТЕРИСТИКИ для представления в вышестоящие органы и учебныезаведения. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен вразделе 22 настоящей Инструкции. 6.27. Реквизит "Указание о рассылке документа" для постановлений,распоряжений, приказов располагается ниже грифа и виз согласованиядокумента через 3 - 4 межстрочных интервала. При направлении других документов в пять и более адресовисполнителем составляется указатель рассылки. Указание о рассылке документа делается структурным подразделениемадминистрации области или должностным лицом, ответственным за егоподготовку, с указанием точного названия организаций - адресатов иколичества направляемых им копий документа, если их число превышает 1. 6.28. Реквизит "Отметка о заверении копии" Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их.Заверение копии документа производится для придания ей юридическойсилы. При заверении соответствия копии письма подлиннику отметку озаверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита"Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительнуюнадпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись,заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); датузаверения, например:ВерноЗаведующий канцеляриейуправления делопроизводстваи протокола администрацииКировской области Личная подпись Инициалы, фамилияДата При рассылке нормативных и организационно-распорядительныхдокументов (постановлений, распоряжений, приказов, инструктивных писеми т.д.) копии рассылаемых документов заверяются печатью, определяемойпо усмотрению организации - автора документа. В администрации областидля заверения копий постановлений и распоряжений Губернатора областииспользуется печать протокольного отдела управления делопроизводства ипротокола (далее - протокольный отдел). 6.29. Реквизит "Отметка об исполнителе" (исключая постановления,распоряжения, приказы) включает фамилию, имя и отчество составителядокумента, номер его служебного телефона и располагается послереквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследнего листа документа от левой границы текстового поля, например:Петров Иван Васильевич38-13-45 При изготовлении документа в машинописном бюро отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количествомотпечатанных экземпляров и датой печатания, например:Петров Иван Васильевич38-13-45ТМ 2 и дата 6.30. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении егов дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документакраткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в которомбудет храниться документ; подпись руководителя и дату направлениядокумента в дело, например:Отправлен факсот ____________ N (дата)В дело N 02 - 03Личная подписьДата Отметка об исполнении документа и направлении его в делоразмещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листатекстового поля документа (исключая документы Президента РоссийскойФедерации и высших органов государственной власти РоссийскойФедерации). При необходимости отметка о решении вопроса может бытьсделана на оборотной стороне первого листа документа. 6.31. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"проставляется от руки или в форме штампа в правом нижнем углу налицевой стороне первого листа текстового поля документа. Элементамиданного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименованиеорганизации, получившей документ, дата поступления и регистрационныйномер входящего документа, состоящий из индекса структурногоподразделения администрации области, индекса (номера) дела пономенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящегодокумента. На первых листах приложений к входящему документу ставится штампили делается отметка "К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются натитульном листе. 6.32. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"проставляется в момент печатания документа и включает в себя дату ивремя последнего сохранения документа, имя файла и его местоположениена магнитном носителе (при необходимости - фамилию, инициалы и номертелефона специалиста, печатавшего документ). Данная отметкарасполагается (В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115): для документов, созданных с использованием текстовых редакторов,работающих под управлением операционной системы Windows, - от левойграницы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы нарасстоянии не менее 1,5 см от края листа шрифтом N 6 или N 8; для документов, созданных с использованием текстового редактораLEXICON, работающего под управлением операционной системы DOS, - отлевой границы текстового поля в левом углу верхнего поля первойстраницы документа на расстоянии 1 - 1,5 см от края листа. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Схема составления документа 7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяетвыбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение,инструкция, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка,телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.). 7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решениявопроса такого типа. 7.1.3. Изучение документов высших органов государственной властиРоссийской Федерации, областной Думы, администрации области по этомувопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования. 7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации. 7.1.5. Составление проекта документа на бумажном и магнитномносителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений. 7.1.6. Согласование проекта документа. 7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа. 7.1.8. Регистрация документа. 7.1.9. Служебные документы администрации области (письма,докладные записки, справки, информации, телеграммы, факсограммы ит.д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Служебный документ оформляется обычно на бланке установленнойформы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случаенеобходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер(берется в единой электронной базе данных исходящих документовканцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваиваетсясвой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), тоссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой формеосновное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименованиядолжности лица, подписавшего документ, его личной подписи и еерасшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номертелефона исполнителя. 7.2. Постановления и распоряжения Губернатора области Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Губернатораобласти осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными вПоложении о порядке подготовки и издания постановлений и распоряженийГубернатора Кировской области. 7.3. Приказы 7.3.1. Приказы издаются управляющим делами администрации области,начальником хозяйственного управления, руководителями иных органовисполнительной власти области (в пределах их компетенции) воисполнение действующих федеральных и областных законов, решенийвышестоящих органов, постановлений, распоряжений и порученийГубернатора области, а также по собственной инициативе и инициативеруководителей подразделений. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказыпо основной деятельности; приказы по личному составу. 7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печататься на бланке спродольным расположением реквизитов установленной формы. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей ираспорядительной частей. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивымистандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Воисполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа являетсянормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа(должностного лица), то в констатирующей части указывается названиевида документа, наименование организации (должностного лица) - авторадокумента, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая частьможет отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается вобосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме иначинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквамис двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текстсостоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данноепредложение и печатается без разрыва его знаком переноса. Приотсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествуеттекст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то онопечатается с новой строки от левой границы текстового поля документа(от нулевого положения табулятора). Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруютсяарабскими цифрами с точкой (например, 1.1). Каждый пункт печатается скрасной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться суказания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже(в качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения),затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, котороевыражается глаголом в неопределенной форме ("обеспечить","организовать", "осуществить", "подготовить" и т.д.). Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданныеприказы или их отдельные пункты, это оговаривается в текстеиздаваемого приказа. В последнем пункте распорядительной части обычно указываетсядолжностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением приказа. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметьсамостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения,заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. 7.3.3. Проекты приказов готовятся и вносятся на рассмотрениеуправляющего делами администрации области руководителями структурныхподразделений администрации области по его поручению или по инициативеруководителей подразделений. Проекты приказов по кадровым вопросам (по работникам, занимающимдолжности, не отнесенные к государственным должностям, иосуществляющим техническое обеспечение деятельности структурныхподразделений администрации области, кроме младшего обслуживающегоперсонала) готовит управление государственной службы и кадров наосновании соответствующих представлений руководителей структурныхподразделений администрации области. Проекты приказов по финансово-хозяйственным вопросам готовитхозяйственное управление. 7.3.4. Ответственность за подготовку проектов приказов иприложений к ним, их согласование (в форме визирования первогоэкземпляра подлинника документа с указанием должности, инициалов ифамилии визирующего лица) с руководителями структурных подразделений(должностными лицами) администрации области, которым в проекте приказадаются поручения, несут руководители структурных подразделений,которые готовят и вносят проекты. 7.3.5. Проекты приказов управляющего делами администрации областии приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителемструктурного подразделения, готовившего проект приказа,заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правовогоуправления администрации области (далее - правовое управление) илизамещающим его лицом. 7.3.6. Подписанные управляющим делами администрации областиприказы должны быть зарегистрированы в его секретариате. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказне допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускаетсятолько по согласованию с управляющим делами администрации области. Приэтом на документе в месте изменения текста ставится заверительнаяподпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера всоответствии с очередностью их регистрации в пределах календарногогода, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности ипо личному составу. Приказы по личному составу, связанные сназначением и освобождением работников, нумеруются отдельно отприказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусковработникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личномусоставу через тире добавляется буква "к"; а во втором к номеруприказа через тире добавляется буква "о". (В редакции ПостановленияГубернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Оформленные в установленном порядке копии приказов направляютсяадресатам согласно указанию о рассылке. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное неопределено в самом приказе. 7.4. Положения (инструкции) Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаютсяправила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ееструктурного подразделения) и отдельных должностных лиц. Положение (инструкция) визируется руководителем структурногоподразделения - разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения)распорядительным документом или руководством администрации области.Должностные инструкции работников структурного подразделенияадминистрации области утверждаются его руководителем. 7.5. Протоколы Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным ихрасположением: наименование организации (при необходимости),наименование вида документа (протокол) с названием коллегиальногооргана или вида коллегиальной работы (коллегия, совещание,конференция), дату и регистрационный номер, место составления илииздания документа, текст, подписи председателя и секретаря. Основная часть текста протокола состоит из разделов,соответствующих повестке дня. Разделы нумеруются, и текст каждого изних строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Этислова печатаются прописными буквами с двоеточием в конце от левойграницы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему, решение (постановление) печатаетсяполностью. Текст решения (постановления) строится по образцу текстаприказа (п.7.3 настоящей Инструкции). Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кпротоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего протокольного решения. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должныиметь составные номера, включающие порядковые номера протоколоворганизаций, принимавших участие в работе коллегиального органа,например: 24.05.2000 N 5/3 или 24.05.1999 N 5/3. (В редакцииПостановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 7.6. Акты Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийустановленные факты или события. Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением:наименование организации; наименование вида документа (акт); дату ирегистрационный номер; место составления или издания документа; грифутверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст;подписи должностных лиц, составивших акт; подписи должностных лиц,присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) илиспециально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писатьназвание или краткое содержание актируемого факта или события. В вводной части акта указывается распорядительный документ, наосновании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Еслиакт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии,затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением ихдолжностей, фамилий и инициалов при необходимости. Если присоставлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименованиеих должностей с обозначением организации, фамилий и инициалов. В основной части акта излагается сущность и характер проведеннойработы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даютсяпредложения. В конце текста с красной строки указывается количествоэкземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров актаопределяется числом заинтересованных сторон или нормативнымидокументами, регламентирующими составление акта. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Актвизируется должностными лицами, присутствовавшими при его составлениии ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этомделается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующимакт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаютсяна отдельном листе, прикладываемом к акту. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта илисобытия. При необходимости акт утверждается соответствующим руководителемс указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения. 7.7. Служебные письма 7.7.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могутбыть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные,письма - извещения, письма - приглашения, письма - запросы, письма -напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы и т.д. 7.7.2. Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу.Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны ибудут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата или водной организации. 7.7.3. В деловой переписке принята форма изложения текста отпервого лица множественного числа ("просим", "сообщаем", "направляем","напоминаем", "высылаем" и т.д.). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа("прошу", "предлагаю", "направляю" и т.д.) возможна в двух случаях:письмо оформляется на должностном бланке; письмо носитконфиденциальный характер или содержит персональное обращение кадресату. 7.7.4. Письмо состоит из следующих основных частей: адресат,заголовок, обращение, вступление, основное содержание, заключение,подпись. Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логическисвязанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которыхдолжен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописныхстраниц. 7.7.5. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номердокумента, на который дается ответ, и содержать информацию по каждомуиз поставленных вопросов. 7.7.6. Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле(в секретариатах Губернатора области и его заместителей, управляющегоделами администрации области или в структурных подразделенияхадминистрации области), должен быть подписан, содержать дату,исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визылиц, с которыми оно согласовано. 7.7.7. Служебные письма, направляемые в адрес ПрезидентаРоссийской Федерации, Государственной Думы и Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации, Председателя ПравительстваРоссийской Федерации, подписываются Губернатором области, а в егоотсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатораобласти, в адрес министерств и ведомств Российской Федерации -Губернатором области или его заместителями, управляющим деламиадминистрации области, а также руководителями иных органовисполнительной власти области. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинникадокумента. Его размер не должен превышать 2 - 3 страниц, а по крупнымвопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman размера N 13 илиN 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4. 7.7.8. Служебные письма с просьбами, направляемые в ПравительствоРоссийской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации,готовятся по согласованию с Губернатором области, его заместителями,как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чемделается соответствующая запись на втором экземпляре документа,остающегося в деле. 7.7.9. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическимлицам иностранных государств, подготовленные, согласованные изарегистрированные в установленном порядке, подписываются Губернаторомобласти или его заместителями и направляются непосредственно адресатулибо с сопроводительным письмом через посольство данного государства вРоссийской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличииперевода, подписанного Губернатором области или его заместителями изавизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо. 7.8. Докладные записки Докладная записка - документ, содержащий изложение какого-либовопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка должна иметь адресата, заголовок к тексту,дату, исходящий номер, подпись с указанием полного наименованиядолжности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 7.9. Телеграммы (приложения 3, 4, 5*) 7.9.1. Телеграммы составляются только по срочным служебнымвопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой необеспечивает своевременного решения проблемы. 7.9.2. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле)визируются исполнителем и руководителем соответствующего структурногоподразделения администрации области, затем подписываются Губернаторомобласти или его заместителями, управляющим делами администрацииобласти. В иных органах исполнительной власти области телеграммыподписываются руководителем или замещающим его лицом. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются только заподписью Губернатора области. 7.9.3. Телеграммы составляются по следующей форме: указание накатегорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адресполучателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется вканцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваиваетсясвой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица,подписавшего телеграмму; в нижней части телеграммы (под чертой) через1,5 межстрочных интервала располагаются адрес отправителя, датаотправления и исходящий номер, должность лица, подписавшеготелеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываютсяфамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. Категория и вид телеграммы проставляются составителем иуказываются перед адресатом. Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстовогополя через 2 интервала между строками, ограничивается правым полемдокумента и имеет полный почтовый адрес получателя, его условный илиполный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, фамилия иинициалы получателя. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов ипредлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности,отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаковпрепинания (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ -кавычки, СКБ - скобки, НР - номер). Текст печатается через 3 - 4межстрочных интервала от последней строки адресата от левой границытекстового поля через 2 межстрочных интервала прописными буквами наодной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами междусловами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой ипревышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеютважное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Междуцифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конецтекста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). В ответных телеграммахперед текстом указывается номер или название документа, на которыйдается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста послезнака равенства. Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму,печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через2-3 межстрочных интервала от текста. 7.9.4. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом,направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляетсяисполнителем в необходимом количестве после подписи и регистрациипервого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подписьможет быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов ифамилии лица, подписавшего телеграмму с заверительной подписью ипечатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями несколькихорганизаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующейорганизации. При адресовании телеграммы в пять и более адресов к нейприлагается список рассылки, составляемый и подписываемыйисполнителем. 7.9.5. Телеграммы, подписанные руководством администрацииобласти, передаются исполнителем в экспедицию управленияделопроизводства и протокола (далее - экспедиция), в нерабочее время -дежурному по администрации области для отправки: в один адрес - водном экземпляре; нескольким адресатам - в количестве экземпляров,соответствующем числу адресатов. Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администрацийвсех сельских районов, перед телеграфным адресом получателя должнаиметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352. Если телеграмма одного содержания, направляемая в адресадминистраций всех сельских районов, передается также в адресадминистраций городов области и районных администраций г. Кирова, то вэкспедицию представляется 10 экземпляров такой телеграммы.----------------------------------- * Приложение 5 не приводится 7.10. Телефонограммы (приложение 6*) 7.10.1. Телефонограммы используются для оперативного решениявопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуютдокументального подтверждения (например, приглашения на совещания,заседания и т.д.). 7.10.2. Телефонограмма составляется в письменном виде,подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметьисходящий номер с указанием времени ее передачи. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к нейдолжен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связии записывается (печатается) получателем. Следует проверятьправильность записи телефонограммы ее повторным чтением в концепередачи. 7.10.3. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, егозаместителям, управляющему делами администрации области илируководителям структурных подразделений администрации области,принимаются сотрудниками этих подразделений с указанием даты и времениприема, незамедлительно докладываются руководителям и передаются дляисполнения в соответствии с их указанием.------------------------- * Не приводится 7.11. Договоры, соглашения, доверенности 7.11.1. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксируетсоглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулируетэти отношения. 7.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права насовершение каких-либо действий организации (ее структурномуподразделению) или физическому лицу от имени доверителя. 7.11.3. Проекты договоров и соглашений администрации областиготовятся ее структурными подразделениями на основании порученийГубернатора области, его заместителей и управляющего деламиадминистрации области. Договоры и соглашения за подписью Губернатора области (до ихподписания) должны быть завизированы соответствующими заместителямиГубернатора области или управляющим делами администрации области,руководителями соответствующих структурных подразделений администрацииобласти и, в обязательном порядке, начальником правового управленияили замещающим его лицом, а связанные с расходованием финансовыхресурсов области - начальником финансового управления администрацииобласти (далее - финансовое управление) или замещающим его лицом изатем переданы на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел.После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатямисторон и зарегистрированы в канцелярии. Подлинники подписанных изаверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальникауправления делопроизводства и протокола. Договоры и соглашения могут подписываться также должностнымилицами администрации области, которым предоставлено право подписиданных документов (в пределах установленных полномочий) на основаниипостановлений и распоряжений Губернатора области либо доверенностей,подписанных Губернатором области, а в его отсутствие должностнымлицом, исполняющим обязанности Губернатора области. Доверенностирегистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства ипротокола. 8. ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 8.1. Поступившие в администрацию области служебные документы,другая корреспонденция (кроме секретных документов) принимаются,регистрируются и учитываются в канцелярии. Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в канцелярии невскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаясяв них корреспонденция не является личной перепиской и окажетсяслужебной, она возвращается в канцелярию для регистрации. В случае поступления документов, содержащих важную информацию илитребующих решения или ответа, непосредственно в структурноеподразделение администрации области они передаются для регистрации иучета в канцелярию. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные ипраздничные дни), принимаются дежурными по администрации области споследующей передачей их утром первого рабочего дня в канцелярию длярегистрации и учета. Пакеты с надписью "Срочно" или "Весьма срочно"передаются непосредственно адресату, а в случае его отсутствия -ответственному дежурному по администрации области, о чем делаетсясоответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документырегистрируются в канцелярии. 8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившейкорреспонденции производится проверка правильности ее адресования идоставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа илиотдельных его листов, приложений, повреждение документа,несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа,составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которогонаправляется отправителю, другой остается в канцелярии, а третийприобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленнаякорреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю. Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев,когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправкии получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются иприкладываются к письмам. 9. РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 9.1. Основным правилом регистрации документов являетсяоднократность. Каждый документ должен регистрироваться в администрацииобласти только один раз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящиенесекретные документы, за исключением: внутренних документов,документов, адресованных иным органам исполнительной власти области,бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатныхизданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности,учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок,поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могутрегистрироваться в соответствующих структурных подразделенияхадминистрации области (за исключением рекламных извещений ипоздравлений). 9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (припоступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие ивнутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно"регистрируются вне очереди. 9.3. В администрации области документы регистрируются:в канцелярии управления - все входящие и исходящие несекретныеделопроизводства и протокола документы (за исключением писем и заявлений граждан), договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек;в протокольном отделе - постановления и распоряженияуправления делопроизводства Губернатора области;и протоколав отделе писем и устного - письма, заявления граждан;приема граждан управленияделопроизводства и протоколав отделах мобилизационной - все входящие и исходящие секретныеподготовки и защиты документы;государственной тайны,специальной документальнойсвязив структурных подразделениях - исходящие документы в единойадминистрации области, электронной базе данных регистрацииимеющих доступ в единую документов; входящие и исходящиеэлектронную базу данных внутренние документы;регистрации документовв секретариате управляющего - приказы по находящимся в его веденииделами администрации области вопросам;в приемной начальника хо- - приказы по находящимся в его ведениизяйственного управления вопросам. При регистрации документов в единой электронной базе данныхрегистрации документов в электронную карточку вводятся необходимыеданные о документах и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами направляются поназначению. 9.4. В целях введения единой индексации при регистрациидокументов каждому структурному подразделению администрации областиприсваивается индекс (условное обозначение) в соответствии сутвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить адрессоставления (исполнения) и хранения документа. 9.5. Индексами распорядительных документов (постановлений,распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которыеприсваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределахкалендарного года. 9.6. Индекс входящего документа состоит из проставляемых черезтире индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуредел и порядкового регистрационного номера с указанием датырегистрации. 9.7. Индекс исходящего документа, не связанного с ответом навходящий документ, состоит из проставляемых через тире порядковогорегистрационного номера, индекса структурного подразделения и индексадела по номенклатуре дел. Индекс исходящего документа, связанного с ответом на входящийдокумент, состоит из проставляемых через тире индекса структурногоподразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядковогорегистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. 9.8. Индекс письменных обращений граждан состоит из первой буквыфамилии заявителя, проставляемого через тире порядковогорегистрационного номера обращения и проставляемого через дробьбуквенного обозначения "п" (письменное обращение). 9.9. Индекс устных обращений граждан состоит из буквенногосочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядковогорегистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первыхбукв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием. 9.10. При получении повторного документа по одному и тому жевопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данныхрегистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольнойкарточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточкипредыдущего обращения, которые вместе с документом направляются поназначению. 9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в администрациюобласти, осуществляется канцелярией в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел администрации области, распределением обязанностеймежду Губернатором области, заместителями Губернатора области иуправляющим делами администрации области. 10. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Зарегистрированные в канцелярии документы с распечатаннымирегистрационно-контрольными карточками передаются в экспедицию ираскладываются в соответствующие папки. Работники, ответственные заведение делопроизводства в структурных подразделениях администрацииобласти, не реже двух раз в день (до 11 час. 30 мин. и до16 час. 30 мин.) получают в экспедиции поступившую корреспонденцию. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются поназначению работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращаетсяв канцелярию. 10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатораобласти, его заместителей, управляющего делами администрации области,предварительно рассматривается заведующими секретариатами, которыеготовят проекты поручений, и в согласованное с руководителями время,как правило в день поступления, представляется на их рассмотрение. Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычнона специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать фамилиюи инициалы должностного лица, которому дается поручение, и срок егоисполнения, подпись руководителя и дату. 10.3. Руководители структурных подразделений (должностные лица)организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения Губернатора области, его заместителей, управляющегоделами администрации области, а также руководителей структурныхподразделений администрации области по исполнению документовпереносятся в регистрационно-контрольные карточки, и документыпередаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделениификсируются работником, ответственным за ведение делопроизводства. На документе информационного характера на свободном от текстаместе на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц суказанием даты. 10.4. Документ в процессе исполнения передается в соответствующиеструктурные подразделения поочередно или одновременно в копиях (заисключением случаев, когда размножение документа не разрешается) споследующими соответствующими отметками в регистрационно-контрольнойкарточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении). При необходимости передача документа в копиях применяется, когдаон подлежит исполнению несколькими соисполнителями. 10.5. После завершения работы над документом исполнитель долженне позднее чем в указанный в резолюции срок доложить соответствующемуруководителю о результатах исполнения поручения. 10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностнымлицом, давшим по нему поручение. 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВЫСШИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Порядок работы по данному вопросу изложен в разделе 4 Регламентаработы администрации Кировской области. 12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН 12.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан должнавестись в соответствии с действующим законодательством. 12.2. Обеспечение централизованного учета и организациясвоевременного рассмотрения письменных и устных обращений гражданосуществляется отделом писем и устного приема граждан управленияделопроизводства и протокола (далее - отдел писем и устного приемаграждан). 12.3. Краткое содержание поступивших в администрацию областиписьменных обращений граждан отделом писем и устного приема гражданзаносится в соответствующую электронную базу данных с распечаткойрегистрационно-контрольных карточек обычно в день их получения. Ответы по находящимся на контроле письмам граждан, адресованныедолжностным лицам администрации области, давшим поручения порассмотрению заявлений, передаются в отдел писем и устного приемаграждан. 12.4. Повторным обращениям граждан присваивается очереднойрегистрационный номер, в соответствующей электронной базе данныхделается отметка о повторности, к заявлению прикладывается дубликатконтрольно-регистрационной карточки первого обращения. 12.5. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу,поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными ирегистрируются под регистрационным номером первого обращения суказанием порядкового номера. 12.6. Все зарегистрированные обращения граждан подлежатрассмотрению, кроме анонимных и некорректных. 12.7. Зарегистрированные и оформленные в установленном порядкеписьма граждан передаются на рассмотрение руководству администрацииобласти, затем не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрациинаправляются для исполнения в соответствии с поручением. Если поручение по рассмотрению письма дано нескольким должностнымлицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагаетсяна должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляетсяподлинник письма и поручения, остальным лицам - копия. Не разрешается передавать письма граждан из одного структурногоподразделения администрации области в другое, минуя отдел писем иустного приема граждан. Письма, направленные Губернатором области, его заместителями,управляющим делами администрации области на исполнение непосредственноструктурным подразделениям администрации области, переадресовке ими вдругие организации не подлежат. Не допускается направление писем граждан на рассмотрениедолжностным лицам или организациям, решения и действия (илибездействие) которых обжалуются. 12.8. Письма с просьбами о личном приеме без указания существавопроса направляются в соответствующие организации и органы местногосамоуправления для выяснения сути обращения. В этом случае руководствоадминистрации области предлагает руководителю ведомства рассмотретьобращение, дать ответ автору письма, а при необходимости - иадминистрации области. О переадресовке письма обязательно сообщаетсязаявителю. 12.9. При поступлении письма, содержащего вопросы, решениекоторых не относится к ведению администрации области, данноеобращение не позднее чем в 5-дневный срок со дня поступления ссопроводительным письмом направляется по подведомственности суведомлением об этом заявителя. (В редакции Постановления ГубернатораКировской области от 23.11.2000 г. N 428) 12.10. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретныхнарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль. Письмаграждан, взятые на контроль, подлежат возврату вместе с ответом вотдел писем и устного приема граждан. Для этого на подобном письмепроставляются штампы "Взято на контроль" и "Подлежит возврату вадминистрацию области". 12.11. Письменные обращения граждан рассматриваются вподразделениях администрации области, как правило, не свыше одногомесяца со дня их регистрации, а не требующие длительного изучения ипроверки - безотлагательно, но не свыше 15 дней, если поручением неустановлен другой срок. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются в течение7 дней. В тех случаях, когда требуется дополнительное изучение вопроса,поднятого в письменном обращении, срок рассмотрения может бытьпродлен, но не более чем на один месяц (писем и заявленийвоеннослужащих и членов их семей - не более чем на 15 дней), о чемдолжно быть сообщено заявителю и отделу писем и устного приемаграждан. Продление срока рассмотрения письма производится должностнымлицом, давшим по нему поручение. Если письмо поступило из вышестоящегооргана, то срок его рассмотрения может быть продлен только сразрешения этого органа. Подобное согласование должно быть проведеноза неделю до истечения установленного срока. 12.12. При промежуточном ответе (с указанием, что частичносделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется надополнительный контроль до окончательного решения вопроса, о чемставится в известность автор. 12.13. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителюдан мотивированный ответ в письменной или устной форме. При устном уведомлении автора о результатах рассмотрения егообращения исполнителем об этом делается запись в правом нижнем углупервого листа письма либо на отдельном листе (со ссылкой нарегистрационный номер и дату обращения) с указанием даты уведомления,ставится подпись и дата или указывается в соответствующей информации. 12.14. Контроль за своевременным и полным рассмотрениемписьменных обращений граждан, поступивших на исполнение в структурныеподразделения администрации области, осуществляют руководители этихподразделений. 12.15. Информация (справка) структурных подразделений (должно-стных лиц) администрации области об исполнении взятых на контрольписем граждан должна содержать ответы на все поднятые в заявленияхвопросы; оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов суказанием принятых мер по устранению вскрытых недостатков, а такжесообщение о том, когда и кем заявитель поставлен в известность орезультатах рассмотрения его письма. В информации о результатах рассмотрения повторного обращенияуказываются также причины его возникновения и, при необходимости,принятые меры к лицам, виновным в поверхностном, невнимательномрассмотрении первоначального обращения. В случае нарушения установленного срока рассмотрения обращения всправке указываются причины этого. 12.16. Ответы по итогам рассмотрения писем граждан, поступившихчерез федеральные органы, визируются (остающиеся в деле вторыеэкземпляры) исполнителем, руководителем соответствующего структурногоподразделения администрации области и через отдел писем и устногоприема граждан передаются на подпись соответствующему руководителюадминистрации области не позднее чем за 3 рабочих дня до истеченияустановленного срока. 12.17. Ответы на письма, взятые на контроль, анализируютсяработниками отдела писем и устного приема граждан. Затем ответ сподлинником письма и регистрационно-контрольной карточкойпредставляется на подпись тому должностному лицу администрацииобласти, которым было дано поручение. Не допускается отправлять ответы на письма, адресованныеруководству администрации области, за подписью руководителяструктурного подразделения администрации области, если ему такогопоручения руководством не давалось. 12.18. Если по письменному обращению было дано поручение стребованием доложить о результатах его рассмотрения, то должностноелицо, которым давалось поручение, может снять его с контроля наосновании информации об исполнении поручения или предложить продолжитьконтроль с указанием срока представления окончательной информации. При согласии с результатами рассмотрения письма должностное лицоподписывает ответ. Об исполнении находящегося на контроле обращения делается отметкав соответствующей электронной базе данных. 12.19. Первоначальный прием граждан с устными обращениями ведутработники отдела писем и устного приема граждан, которые фиксируютустные обращения в журнале с указанием Ф.И.О. обратившегося, егоадреса, места работы или учебы, содержания просьбы или жалобы,результатов рассмотрения в данном отделе. 12.20. Прием граждан по личным вопросам руководствомадминистрации области ведется согласно графику, утвержденномуГубернатором области. Прием по личным вопросам в структурных подразделенияхадминистрации области ведут их руководители или замещающие их лица. Учет приема посетителей по личным вопросам руководствомадминистрации области ведется отделом писем и устного приема гражданпо регистрационно-контрольным карточкам установленной формы суказанием даты приема, Ф.И.О. заявителя, его адреса, социальногоположения, рода занятий, должности, сути вопроса, Ф.И.О. ведущегоприем и его поручения. При повторных обращениях к регистрационно-контрольной карточкеприлагаются все материалы по первому обращению. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурномподразделении администрации области, ежемесячно передает в отдел писеми устного приема граждан информацию о приеме по личным вопросам вподразделении. 12.21. Отдел писем и устного приема граждан ежемесячноанализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан исистематически представляет Губернатору области сведения о количествеи характере поступивших обращений, данные о личном приеме граждан вадминистрации области. 12.22. Порядок работы с поручениями руководства администрацииобласти по устным обращениям граждан аналогичен порядку исполненияпоручений по письменным обращениям граждан. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ) НОРМАТИВНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ Порядок работы по данному вопросу определен в разделе 6Регламента работы администрации Кировской области. 14. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит всоставлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании(утверждении), регистрации и отправке. До передачи подготовленного документа на подпись исполнительдолжен проверить содержание текста, его орфографическую ипунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличиенеобходимых приложений и виз согласования. Документ представляется наподпись вместе с документами, на основании которых он готовился. 14.2. Все исходящие документы администрации области после ихподписания и регистрации в установленном порядке отправляютсяадресатам через экспедицию (кроме факсограмм, электронной почты,секретных документов, а также исходящих документов за подписьюруководителей иных органов исполнительной власти области). Документы передаются в экспедицию для отправки полностьюоформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличиемисходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При необходимости направления документа в пять и более адресовисполнителем составляется указатель рассылки, который подписываетсяруководителем структурного подразделения администрации области,готовившего документ. 14.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов,наличие приложений, указанных в основном документе, производитнеобходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку,адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номерадокумента в реестровый журнал, маркирование конвертов, составлениесписка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденциявносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочностидоставки отправляется работниками экспедиции фельдъегерской связью илисдается в отделение связи. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются иотправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной врайоны области), после указанного времени - на следующий день. 14.4. Корреспонденция, адресованная высшим органамгосударственной власти Российской Федерации, министерствам иведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до14 часов и отправляется адресату фельдъегерской связью или почтой. Припередаче законвертованной корреспонденции работнику фельдъегерскойслужбы составляется реестр в двух экземплярах, один из которыхостается в экспедиции. 14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов игородов области, администрации поселка Юрья-2, сдается в экспедицию до 14 часов и отправляется в дни недели, установленныеуправляющим делами администрации области. Срочная корреспонденцияотправляется в день поступления и доставляется по назначению впределах г. Кирова работниками экспедиции или фельдъегерской службы.Срочность доставки документа определяется руководителем подразделения,подготовившим документ, или лицом, его подписавшим. На обработанную корреспонденцию составляется реестр в трехэкземплярах. Один экземпляр реестра передается фельдъегерю для сдачиего с законвертованной корреспонденцией на прижелезнодорожный почтамт,второй экземпляр реестра передается работнику фельдъегерской службы,третий экземпляр остается в экспедиции. 14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после егорегистрации незамедлительно передается в экспедицию, второй экземплярс визами составителя и согласования остается в соответствующемструктурном подразделении администрации области. Текст телеграммы экспедицией передается по телетайпу на телеграф.Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, администраций Ленинского,Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются как срочнаякорреспонденция. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время,в выходные и праздничные дни, передается дежурному по администрацииобласти, который на данной телеграмме указывает номер договора спочтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер,удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставкутелеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую записьв журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал,даты и времени передачи на почтамт). 14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, ввыходные и праздничные дни производится по указанию Губернатораобласти, его заместителей, управляющего делами администрации областиили начальника управления делопроизводства и протокола. 15. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ Составление, оформление, учет, передача и прием материалов сиспользованием средств факсимильной связи осуществляются всоответствии с требованиями п. 3.4 Регламента работы администрацииКировской области. 16. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ Составление, оформление, учет, передача и прием материалов сиспользованием средств электронной почты осуществляются в соответствиис требованиями п.3.5 Регламента работы администрации Кировскойобласти. 17. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 17.1. Общие положения 17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общиетребования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке,хранению и использованию документов на бумажных и других материальныхносителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носителиинформации и др.), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения. Требования настоящего раздела не распространяются на порядокобращения с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну. 17.1.2. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Дляслужебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально","Оглашению не подлежит" и т.п.). 17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в администрации областив порядке, установленном для несекретных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа)"Для служебного пользования" определяется руководителем структурногоподразделения администрации области, подготовившим его, либодолжностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 17.1.5. Сотрудникам администрации области (исполнителям),допущенным к работе с документами ограниченного распространения,запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни былосодержащиеся в них сведения без санкции должностного лица,подготовившего или подписавшего (утвердившего) их. 17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделенийадминистрации области могут быть привлечены к дисциплинарной или инойпредусмотренной законодательством Российской Федерацииответственности. 17.1.7. Руководители структурных подразделений администрацииобласти и лица, ответственные за ведение делопроизводства вподразделениях, несут ответственность за обеспечение правильногоучета, оформления, размножения, хранения и использования документов,дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, в структурных подразделениях администрации областивозлагается на их руководителей, а в администрации области в целом -на управление делопроизводства и протокола. Контроль за соблюдением установленного порядка работы ссекретными документами в структурных подразделениях администрацииобласти возлагается на их руководителей, а в администрации области вцелом - на отдел мобилизационной подготовки и защиты государственнойтайны. 17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебногопользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых иопечатываемых сейфах или металлических шкафах. 17.1.9. Проверка наличия документов, дел или изданий с пометкой"Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в годкомиссией, назначаемой приказом управляющего делами администрацииобласти. В состав такой комиссии обязательно включаются работники,ответственные за учет и хранение этих материалов. Проверка наличия таких документов, находящихся на архивномхранении, проводится не реже одного раза в 5 лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимсяв соответствующем структурном подразделении администрации области,копия которого для сведения направляется в управление делопроизводстваи протокола. О результатах проверки информируется управляющий деламиадминистрации области. 17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель структурного подразделения администрацииобласти немедленно сообщает управляющему делами администрации области,которым назначается комиссия для служебного расследованияобстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследованиядокладываются управляющему делами администрации области. На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченныедела постоянного хранения утверждаются управляющим деламиадминистрации области и передаются в архив администрации области длявключения в дело фонда и хранения. 17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Дляслужебного пользования" от одного работника другому в структурномподразделении администрации области производится под роспись сразрешения руководителя подразделения. 17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранениедокументов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" вструктурном подразделении администрации области, с участиемзаведующего канцелярией составляется по произвольной форме в двухэкземплярах акт приема - передачи этих материалов, утверждаемыйруководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается вканцелярию. 17.2. Прием и регистрация входящих документов 17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий спометкой "Для служебного пользования" осуществляется канцелярией. 17.2.2. Вся поступившая в администрацию области корреспонденция,содержащая служебную информацию ограниченного распространения, врабочее время принимается и вскрывается работником канцелярии. В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы илииздания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертовпринимаются дежурным по администрации области с записью в журнале ипередаются утром первого рабочего дня под роспись работникуканцелярии. Работник канцелярии, принимающий корреспонденцию, проверяетправильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов иэкземпляров документов или изданий, а также наличие указанных всопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте(пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" илиприложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, приобнаружении повреждений целостности упаковки и документа,несоответствия номера на конверте номеру вложенного документасоставляется акт в двух экземплярах, один из которых высылаетсяотправителю. 17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования"учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы)- поэкземплярно. Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученныйдля рассылки, регистрируется под одним входящим номером. 17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебногопользования" осуществляется совместно с другой несекретнойкорреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП". На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп"К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются натитульном листе. 17.2.5. Передача зарегистрированных документов (изданий) спометкой "Для служебного пользования" работникам структурныхподразделений администрации области производится под роспись сраспечаткой регистрационно-контрольных карточек. 17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов 17.3.1. На документах и на их проектах, делах или изданиях,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, вправом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляютсяпометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра, например: Для служебного пользования Экз. 2 17.3.2. Печатание документов с грифом "Для служебногопользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченномколичестве. На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углутекстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебногопользования" и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанногодокумента машинистка должна указать не только количество отпечатанныхэкземпляров, но и их рассылку, фамилию исполнителя, свою фамилию идату печатания документа. 17.3.3. При отправке документа с пометкой "Для служебногопользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение"в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземплярас грифом "ДСП" и количество листов. 17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Дляслужебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновикомпод роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проектадокумента и черновика с грифом "Для служебного пользования" другомулицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена. 17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебногопользования" подлежат регистрации в канцелярии, при этом к исходящемурегистрационному номеру добавляется пометка "ДСП". 17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебногопользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени,исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражениемфакта уничтожения в учетных формах. При этом на копии остающегося вделе исходящего документа с грифом "Для служебного пользования" наобороте последнего листа исполнителем дополнительно делается запись обуничтожении черновиков и вариантов: "Черновик (и варианты) уничтожены.Дата. Подпись. Расшифровка подписи". 17.3.7. На документ, предназначенный для направления в пять иболее адресов, исполнителем составляется указатель рассылки, в которомоколо каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра.Указатель рассылки подписывается или руководителем структурногоподразделения, которое готовило документ, или должностным лицомадминистрации области, подписавшим документ. На каждом экземпляреуказывается только один адрес. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов)с пометкой "Для служебного пользования" производится только вкопировально-множительном бюро управления делопроизводства и протокола(далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Регламентомработы копировально-множительного бюро, утвержденным управляющимделами администрации области. 17.3.8. Дополнительное размножение документов с грифом "Дляслужебного пользования" и их досылка структурным подразделениямадминистрации области или сторонним организациям осуществляется наосновании заявок руководителей подразделений администрации области,готовивших данные документы, и с разрешения руководства администрацииобласти или начальника управления делопроизводства и протокола. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются заего номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и вучетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляровпроизводится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 17.3.9. Документы для отправки передаются в экспедицию полностьюоформленными, с указанием адреса и его почтового адреса (с указателемпоэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и внеобходимом количестве экземпляров. 17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебногопользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связьюили заказной корреспонденцией. 17.3.11. На пакетах (конвертах), в которых отправляютсядокументы, содержащие информацию ограниченного распространения, вправом верхнем углу проставляются гриф "Для служебного пользования",подпись лица, производившего конвертование, заверенная печатью "Дляпакетов". Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенныхдокументов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции,например: Для служебного пользования Конвертовал (подпись) М.П. "Для пакетов" Администрация района г. Вятские Поляны Кировской области N 3 ДСП ______________________________ г. Киров, администрация области После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета(в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеембумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов". 17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебногопользования" через органы фельдсвязи оформляется реестр установленнойформы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе скорреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра сраспиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в делереестров экспедиции. 17.4. Группировка исполненных документов в дела Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"группируются в дела вместе с другими несекретными документами всоответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства итребованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При этомна обложке дела, в которое помещены такие документы, такжепроставляется гриф "Для служебного пользования". 17.5. Использование документов, изданий и дел 17.5.1. К работе с делами с пометкой "Для служебного пользования"допускаются должностные лица администрации области, имеющие к нимнепосредственное отношение, а с документами - согласно указаниямруководства администрации области или по разрешению руководителейструктурных подразделений администрации области, готовивших этидокументы. 17.5.2. Представители других организаций допускаются к работе сдокументами с грифом "Для служебного пользования" при наличииписьменной просьбы руководителей этих организаций и соответствующегоуказания руководства администрации области или разрешенияруководителей структурных подразделений администрации области,готовивших эти документы. 17.5.3. Ознакомление сотрудников структурных подразделенийадминистрации области с делами, содержащими документы с пометкой "Дляслужебного пользования" и находящимися на хранении в архивеадминистрации области, осуществляется по разрешению управляющегоделами администрации области или начальника управленияделопроизводства и протокола. При этом указанные дела могут бытьвыданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебныхкабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с грифом "Дляслужебного пользования" выдаются пользователям и принимаются от нихпод роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий(приложение 8). Снятие копий с находящихся на хранении в архиве администрацииобласти документов с пометкой (грифом) "Для служебного пользования" ипроизводство выписок из них пользователями осуществляется с согласияруководителей подразделений администрации области, готовивших этидокументы (сформировавших дела), и по разрешению руководстваадминистрации области или начальника управления делопроизводства ипротокола на основании письменных просьб. 17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению 17.6.1. Проведение экспертизы научно-исторической ценности ипрактического значения документов, изданий и дел с пометкой "Дляслужебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатовпроизводится в соответствии с требованиями и порядком, установленнымидля несекретных материалов (п.20.3 настоящей Инструкции). 17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссиейадминистрации области (далее - ЭК администрации области) к уничтожениюдела, документы или издания с пометкой "Для служебного пользования",утратившие свое практическое значение, не имеющие историческойценности и не подлежащие дальнейшему хранению, структурнымиподразделениями администрации области передаются в канцелярию дляуничтожения. После утверждения решения ЭК администрации области управляющимделами администрации области отобранные к уничтожению дела, документыили издания с грифом "Для служебного пользования" заведующимканцелярией уничтожаются по отдельному акту (приложение 9). 17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебногопользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делаетсяотметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например:"Уничтожено. Акт N ...... от ................. (дата). Подпись и еерасшифровка". Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Дляслужебного пользования" хранятся в канцелярии 10 лет, а акты обуничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются вархив администрации области. 18. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ВОПРОСОВ, ВНОСИМЫХ НА РАССМОТРЕНИЕ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ Подготовка вопросов, вносимых на рассмотрение областной Думы,осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 9Регламента работы администрации Кировской области. 19. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ Подготовка и оформление материалов по вопросам награждения,присвоения почетных званий осуществляется в соответствии с порядком итребованиями, изложенными в разделе 10 Регламента работы администрацииКировской области. 20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 20.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 20.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный иоформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимыхв делопроизводстве администрации области в течение календарного года.Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизациюдел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основнымучетным документом в делопроизводстве, используется для учета делвременного (до 10 лет включительно) хранения. 20.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовкидел для группировки документов, внесенных на рассмотрение руководстваадминистрации области и отражающих документируемые участки работы иотдельные вопросы деятельности структурных подразделений администрацииобласти, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетныеформы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.),акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов,образующихся в процессе деятельности общественных организаций(профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественныхначалах (комиссий, советов и т.п.) при администрации области. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенныйиндекс и заголовок. 20.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры деладминистрации области являются названия ее структурных подразделений,расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. 20.1.4. Графы в форме номенклатуры дел структурного подразделенияи сводной номенклатуры дел администрации области (приложения 10, 11)заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного вадминистрации области цифрового обозначения (индекса) ее структурногоподразделения и порядкового номера (индекса) заголовка дела пономенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы делобозначаются арабскими цифрами. Например: 10 - 05, где 10 -обозначение (индекс) структурного подразделения, 05 - порядковый номер(индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексовотделяются одна от другой с помощью тире. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего годапод тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры определяется степенью важности документов, составляющихдела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел,содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этомзаголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документывышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами администрации области. Заголовки дел, заведенных по географическому и покорреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниямколлегии и т.д.) или разновидности документов (постановления,распоряжения, приказы, протоколы и т.д.); название организации или ее структурного подразделения (автордокумента); краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории (местности), с которой связано содержаниедокументов дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшитыкопии) и др. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональныхтематических выставок (планы, списки, доклады, характеристикиэкспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кеми по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка садминистрациями районов и городов Кировской области по вопросамразвития местного самоуправления" (переписка с однороднымикорреспондентами); "Переписка по проектированию и строительствугазопроводов" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка соткрытым акционерным обществом энергетики и электрификации"Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской областиэлектроэнергией" (переписка с конкретным корреспондентом). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составленыпланы (отчеты), например: "Месячные отчеты администрации Кировскойобласти по заработной плате". Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей потиповому перечню, а также по утвержденной номенклатуре дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, опереходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организациюдля продолжения и др. 20.1.5. В номенклатуру дел текущего года при необходимостивносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные илиочередные порядковые номера, о чем информируется заведующийканцелярией. Номенклатура дел, как учетный документ, ведется в течение всегоделопроизводственного года. 20.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения администрацииобласти на следующий год (приложение 10) разрабатывается до 1 ноябрятекущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства вподразделении, согласовывается с руководителем подразделения изаведующим архивом администрации области и передается заведующемуканцелярией. 20.1.7. Сводная номенклатура дел администрации области наочередной год (приложение 11) составляется заведующим канцелярией наоснове номенклатур дел структурных подразделений администрацииобласти, визируется заведующим архивом администрации области,подписывается начальником управления делопроизводства и протокола ипосле одобрения ЭК администрации области направляется на согласованиес постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией управления поделам архивов администрации области (далее - ЭПК управления по деламархивов), а затем до 20 декабря текущего года представляется наутверждение управляющему делами администрации области и вводится вдействие с 1 января следующего года. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации областиструктурные подразделения администрации области получают выписки изсоответствующих ее разделов для руководства в работе. Номенклатура дел в иных органах исполнительной власти областиразрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно. 20.1.8. Сводная номенклатура дел администрации области печатаетсяв необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземплярхранится в канцелярии, второй используется канцелярией в качестверабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа вархиве администрации области, четвертый - в государственном архивеКировской области. 20.1.9. В течение года по согласованию с начальником управленияделопроизводства и протокола, с ЭПК управления по делам архивов и сразрешения управляющего делами администрации области в утвержденнуюсводную номенклатуру дел администрации области могут вноситьсяизменения и дополнения. В случае изменения структуры администрации области в своднуюноменклатуру дел администрации области вносятся соответствующиеизменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения. 20.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел являетсядокументом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры делуправления делопроизводства и протокола. 20.2. Формирование дел в структурных подразделениях 20.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаютсяисполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведениеделопроизводства в структурном подразделении администрации области,который формирует их в дела постоянного и временного хранения всоответствии с требованиями Государственной системы документационногообеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы ведомственныхархивов, утвержденной сводной номенклатуры дел администрации области инастоящей Инструкции. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела всоответствии с номенклатурой дел. 20.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются втечение всего периода работы каждого сотрудника в администрацииобласти; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения ивременных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4см; при наличии большего количества листов дело подразделяется натома. 20.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической(сверху вниз), вопросно-логической последовательности или ихсочетании. 20.2.4. При группировке отдельных видов документов необходимособлюдать следующие общие правила: нормативно-распорядительные документы группируются в дела повидам и хронологии; положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденныенормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ними группируются вместе с указанными документами; если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют всамостоятельные дела; приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии сустановленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу,перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов окомандировках, о предоставлении отпусков, о премировании); документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке; протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюгруппируются в дела по направлениям деятельности администрацииобласти; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов; лицевые счета работников по заработной плате группируются всамостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавитапо фамилиям, именам и отчествам; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыадминистрации области и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются раздельно от заявлений и жалоб граждан по личнымвопросам; переписка группируется обычно за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности (документ -ответ помещается за документом - запросом); при возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 20.2.5. Дела постоянного и временного хранения с момента ихзаведения в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации областихранятся по месту их формирования в структурных подразделенияхадминистрации области в запирающихся шкафах или специально отведенныхдля этой цели помещениях. 20.2.6. Ответственность за учет, сохранность и использованиехранящихся в структурных подразделениях администрации областидокументов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожениявозлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства вструктурном подразделении, и руководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документахнадписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 20.2.7. В структурных подразделениях администрации области дела,не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с заведующимархивом администрации области уничтожаются по акту, один экземпляркоторого представляется в архив администрации области (приложение 12). 20.3. Экспертиза ценности документов 20.3.1. Экспертиза ценности документов производится с цельюопределения сроков хранения документов и отбора их на государственноехранение. 20.3.2. Экспертиза ценности документов в администрации областипроводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; приформировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к последующему хранению; в архиве администрации области - в процессе подготовки дел кпередаче на государственное хранение. 20.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в администрации области создается ЭК администрации области,которая организует свою работу в соответствии с Положением,утвержденным управляющим делами администрации области. 20.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками,ответственными за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях администрации области, совместно с ЭК администрацииобласти и под непосредственным методическим руководством заведующегоархивом администрации области. 20.3.5. При проведении экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях администрации области осуществляется отбордокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дляпередачи в архив администрации области; отбор дел и документов свременными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение куничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.При этом одновременно проверяется качество и полнота действующейсводной номенклатуры дел администрации области, правильностьопределения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел. 20.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании Перечня типовых документов, образующихся в деятельностигоскомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,предприятий, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры деладминистрации области путем полистного просмотра дел. Не допускаетсяотбор документов для хранения и выделения к уничтожению только наосновании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянногохранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики,неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы идокументы с временными сроками хранения. 20.3.7. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет )хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 20.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив администрации области 20.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершениигода. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленныедокументы. При приеме исполненных документов для подшивки в делапроверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок обисполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителейи т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными заведение делопроизводства в тех структурных подразделенияхадминистрации области, в ведении которых находилось заведение иформирование дел, при методической помощи и под контролем заведующегоархивом администрации области. 20.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление в необходимых случаях (п.20.4.8 настоящей Инструкции)внутренней описи документов дела (приложение 14). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела ненумеровать, заверительные надписи не составлять. 20.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу указываются : наименование организации (администрация Кировской области); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, части; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей),на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела изаголовок каждого пронумерованного тома (части), который можетуточнять содержание заголовка дела. Если в дело включены документы (например, приложения), датакоторых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строкиделается об этом запись: "В деле имеются документы за ........ год(ы)". При обозначении даты документа сначала указывается число месяца,затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца пишется словом. 20.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердуюобложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободногочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Приподготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются. 20.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки форм длязаверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (п.20.4.8настоящей Инструкции) - бланки форм для внутренней описи документовдела. 20.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кромезаверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутомвиде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, незадевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом.Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листовзапрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруютсяотдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется какодин лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет,выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если кдокументу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет,вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруетсяотдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этомвначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев него. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листовдела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старыеномера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новыйномер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись,при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется вделе. 20.4.7. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе -заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистоголиста, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение13). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела иличистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито илипереплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюючасть на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новыхдокументов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой насоответствующий акт. 20.4.8. Для учета документов определенных категорий делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которыхвызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела ит.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю описьнеобходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовкикоторых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение 14). 20.4.9. В структурных подразделениях и общественных организациях(профсоюзная организация) администрации области при подготовке дел кпередаче в архив администрации области работниками, ответственными заведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной формеописи (приложение 15) всех законченных в делопроизводстве дел отдельнопостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии стребованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 летвключительно) хранения описи не составляются. Ответственность за своевременное и качественное составлениеописей дел структурных подразделений несут руководители этихподразделений. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуредел, структурным подразделением администрации области принимаются мерыпо их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятыемеры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляетсясправка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителемструктурного подразделения и передается вместе с описью делструктурного подразделения в архив администрации области. При составлении описи дел структурного подразделенияадминистрации области необходимо соблюдать следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью). Описи дел структурных подразделений администрации областисоставляются в двух экземплярах под методическим руководствомзаведующего архивом администрации области, один экземпляр передаетсявместе с делами в архив администрации области для составления своднойописи дел администрации области, а второй остается в структурномподразделении. 20.5. Передача дел в архив администрации области 20.5.1. В архив администрации области передаются делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Их передача производится только по описи (приложение 15). 20.5.2. В случае обнаружения заведующим архивом администрацииобласти нарушения установленных правил формирования и оформления делони должны быть устранены в 10-дневный срок работниками структурногоподразделения администрации области, сформировавшего дела. Приобнаружении отсутствия дел составляется справка (п.20.4.9 настоящейИнструкции). 20.5.3. Передача дел в архив администрации области осуществляетсяпо графику, составленному заведующим архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений (общественных организаций)администрации области, передающих документы в архив, и утвержденномууправляющим делами администрации области. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделенияадминистрации области работник, ответственный за ведениеделопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны втечение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации илиреорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы вдела и сдать их в архив администрации области независимо от сроковхранения. 20.5.4. Прием каждого дела производится заведующим архивомадминистрации области в присутствии работника структурногоподразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количествофактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а такжеставятся подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов вделах. Дела в архив администрации области доставляются сотрудникамиструктурных подразделений администрации области. 20.5.5. На завершенные и сданные в архив администрации областидела заведующий архивом администрации области ежегодно составляетсводную опись дел администрации области. Сводная опись дел составляется через год после завершения дел вделопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются вгосударственный архив, а затем один экземпляр сводной описи,согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архивадминистрации области. 20.5.6. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащихдальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 16), утверждаемымуправляющим делами администрации области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится послетого, как описи на дела постоянного и долговременного хранения засоответствующий период времени утверждены ЭПК управления по деламархивов. 20.6. Использование архивных документов 20.6.1. Основными формами использования документов архиваадминистрации области являются: информирование руководства иструктурных подразделений администрации области и исполнение ихзапросов; исполнение запросов организаций и граждан социально-правового характера; предоставление документов для изучения (обычно впомещении архива). 20.6.2. Архивные справки выдаются на основании письменныхзапросов организаций по вопросам, соответствующим профилю ихдеятельности, гражданам России - на основании их письменных заявленийпо вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, сразрешения управляющего делами администрации области или начальникауправления делопроизводства и протокола. Архивная справка подписывается управляющим делами администрацииобласти и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки безпечати, завизированная заведующим архивом администрации области,остается в деле. 20.6.3. Архив администрации области на основании хранящихсядокументов выдает организациям архивные копии и выписки из документов;гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащихсведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения ихправ и законных интересов. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачиархивных справок. Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документовадминистрации области заверяются подписью работника протокольногоотдела управления делопроизводства и протокола администрации области исоответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки)делается на запросе заведующим архивом. 20.6.4. Подготовленные заведующим архивом администрации областиархивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом,подписанным управляющим делами администрации области, заинтересованнойорганизации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены(полностью или с извлечением) без разрешения администрации области. 20.6.5. Дела с документами, находящимися в архиве администрацииобласти, предоставляются сотрудникам администрации области для работыв помещении архива или во временное (не более месяца) пользование внеэтого помещения под роспись в учетной карточке или журнале выдачидокументов. Использование архивных документов с пометкой "Для служебногопользования" производится с соблюдением требований, изложенных вп.17.5 настоящей Инструкции. Работники администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области иуказатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 21. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 21.1. В администрации области печатаются и размножаются толькоматериалы служебного характера. 21.2. Машинописное бюро печатает подготовленные структурнымиподразделениями администрации области документы за подписьюГубернатора области, его заместителей, управляющего деламиадминистрации области, а также другие материалы на двух и болеепечатных страницах, и документы областной Думы. Печатание других документов размером в одну печатную страницупроизводится в структурных подразделениях администрации области ссоблюдением установленных правил составления, оформления и печатанияматериалов. 21.3. Документы, создаваемые с использованием персональныхкомпьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных внастоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки и изданияпостановлений и распоряжений Губернатора Кировской области, и вобязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальныхпрограмм. 21.4. Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописидолжны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, сиспользованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета,тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатанияособое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написаниефамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов игеографических названий. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно инеразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов(применяются только общепринятые сокращения слов), правленныекарандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные инечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Расшифровка и печатание с магнитных носителей материаловобластных заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области,осуществляется машинописным бюро по указанию начальника управленияделопроизводства и протокола. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подписьисполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Передача материалов в машинописное бюро и получение отпечатанныхматериалов производится обычно через заведующую машинописным бюро. 21.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленногопорядка расположения реквизитов документа, правил орфографии ипунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах,распорядительные документы - в одном экземпляре и вместе с черновикамипередаются исполнителю. При печатании документов с использованием персональныхкомпьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатаетсяв нормативно-распорядительных документах администрации области)проставляется отметка для автоматического поиска документа (пункты6.29 и 6.32 настоящей Инструкции). При печатании на пишущей машинке влевом нижнем углу последнего листа документа проставляются инициалымашинистки и количество отпечатанных экземпляров. 21.6. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступлениярукописей. Вне очереди печатаются документы протокольного отдела,материалы, адресованные высшим органам государственной властиРоссийской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочностьпечатания документов определяется руководством администрации областиили начальником управления делопроизводства и протокола. После 17 часов печатаются только срочные документы. 21.7. Используемые при печатании документов гербовые бланкиадминистрации области, имеющие номера, подлежат учету в канцелярии ивыдаются в структурные подразделения администрации области, в томчисле и в машинописное бюро, под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки структурными подразделениямивозвращаются в канцелярию и затем уничтожаются по акту. 21.8. Копирование и размножение материалов в копировально-множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом работыкопировально-множительного бюро, утвержденным управляющим деламиадминистрации области. Порядок копирования и размножения документов непосредственно вструктурных подразделениях администрации области определяется ихруководителями. 22. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ДВИЖЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 22.1. Для удостоверения подлинности документов, подписи илисоответствия копий документов подлинникам в администрации областииспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 22.2. Изготовление гербовых печатей администрации областипроизводится по указанию Губернатора области или управляющего деламиадминистрации области. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерацииставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности(на документах за подписью Губернатора области и его заместителей,управляющего делами администрации области, финансовых документах и виных устанавливаемых Губернатором области случаях). Мастичные печати(без изображения государственной символики) используются при заверенииподлинности подписи должностного лица, при оформлении документов поличному составу, командировочных удостоверений, копий документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправкекорреспонденции и в иных устанавливаемых руководством администрацииобласти случаях. Оттиск печати должен захватывать окончаниенаименования должности лица, подписавшего документ. 22.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписей руководства администрации области производится по указаниюуправляющего делами администрации области. Губернатором области, егозаместителями, управляющим делами администрации области определяютсялица, ответственные за использование их факсимильных штампов. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Губернатораобласти, его заместителей, управляющего делами администрации областиразрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими вустановленном порядке документов. Использование факсимильного штампапри оформлении подлинников всех документов запрещается. На факсимилепечать не ставится. 22.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности администрации области, производится поразрешению управляющего делами администрации области на основаниизаявок руководителей структурных подразделений администрации области ив соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными сначальником управления делопроизводства и протокола. 22.5. Организация изготовления печатей и штампов, их учет,выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей иштампов в администрации области возлагаются на управлениеделопроизводства и протокола. 22.6. Все изготовленные печати и штампы регистрируются вуправлении делопроизводства и протокола в специальном журнале,выдаются под роспись в структурные подразделения администрации областии должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах илиметаллических шкафах. 22.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в структурныхподразделениях администрации области возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения администрации области при оставлениидолжности обязан передать выданные его подразделению печати и штампыпо акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом вуправление делопроизводства и протокола, о чем делается запись всоответствующем журнале. 22.8. Об утрате печати или штампа руководитель структурногоподразделения администрации области незамедлительно ставит визвестность управляющего делами администрации области и начальникауправления делопроизводства и протокола. По данному факту назначаетсяслужебное расследование, о результатах которого информируетсяуправляющий делами администрации области. 22.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в управление делопроизводства и протокола,где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказомуправляющего делами администрации области. * * * Все работники администрации Кировской области должны бытьознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись. Приложение 3 к п. 7.9 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) КОМИТЕТ ПО ОХРАНЕ ПРИРОДЫ ГУТОРОВУ САМАРА 10ПРИГЛАШАЕМ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ СЕМИНАРЕ 20 ЯНВАРЯ 1999 ГОДА 11 ЧАСОВВОПРОСАМ СОБЛЮДЕНИЯ ПРИРОДООХРАННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ТЧК = НР 10 - 08- 04ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ______________________________________________________________________610019, г. Киров,ул. Карла Либкнехта, 69Администрация Кировскойобласти13.01.2000 N 10 - 08 - 04(В редакции Постановления Губернатора Кировской областиот 30.03.2000 г. N 115)Заместитель ГубернатораКировской области Подпись Инициалы, фамилияПетров Иван Васильевич38-13-45 Приложение 4 к п. 7.9 СХЕМА 352 ГЛАВАМ АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИПРЕДСТАВЬТЕ ФИНУПРАВЛЕНИЮ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 15 АПРЕЛЯ 1999 ГОДАОТЧЕТ ФАКТИЧЕСКОМ ВЫПОЛНЕНИИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 5ЯНВАРЯ 1999 ГОДА НР 8 СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ПЕРВЫЙ КВАРТАЛ 1999ГОДА ТЧК = НР 25 - 05 - 02ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ______________________________________________________________________610019, г. Киров,ул. Карла Либкнехта, 69Администрация Кировскойобласти12.04.1999 N 25 - 05 - 02Заместитель ГубернатораКировской области Подпись Инициалы, фамилияИванов Петр Иванович38-12-44 Приложение 7 к п. 7.9 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области Управляющий деламиА К Т администрации Кировской области_______________N _______ (дата) Подпись Инициалы, фамилия Датаг. КировПроверка наличия и состояния документов,дел и изданий с грифом "Для служебногопользования"_________________________________________(наименование структурного подразделения)за _________ год На основании приказа управляющего делами администрации области от________________ N _____ комиссия в составе: председатель комиссии_____________________________________________________________________, (инициалы, фамилия и должность)члены комиссии _______________________________________________________ (инициалы, фамилия и должность)______________________________________________________________________произвела проверку наличия и состояния документов, дел и изданий сгрифом "Для служебного пользования" в ________________________________ (наименование структурного подразделения)за ___________ год. (В редакции Постановления Губернатора Кировскойобласти от 30.03.2000 г. N 115) Проверкой установлено: 1. Всего числится по номенклатуре дел, в учетных формах ___________________ (документов, дел, изданий). Из них в наличии ___________________ (документов, дел, изданий). Не обнаружено ___________________________________________________ (номера документов, дел, изданий) 2. Обнаружено не внесенных в номенклатуру дел, учетные формы __________________________________________________________________________ (номера документов, дел, изданий) 3. Характеристика состояния документов, дел, изданий ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Выводы комиссии. 5. Предложения комиссии. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. находится ____________ (наименование_______________________________ администрации области, 2-й экз. - в структурного подразделения)канцелярии управления делопроизводства и протокола администрацииКировской областиПредседатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 8 к п. 7.9 Журнал (карточка учета) выдачи документов, изданий и дел с грифом "Для служебного пользования"----------------------------------------------------------------------| N | Номер | Кому выдан | Подпись | Подпись в | Примеча-||п/п| документа |(подразделение,|пользователя|получении от| ние || | (издания, | фамилия, |в получении |пользователя| || |дела), номер| инициалы) | и дата | и дата | || |экземпляра и| | | | || | количество | | | | || | листов | | | | ||---+------------+---------------+------------+------------+---------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |---------------------------------------------------------------------- Приложение 9 к п. 17.6.2Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области Управляющий деламиА К Т администрации Кировской______________ N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилияг. Киров ДатаО выделении к уничтожениюдел (документов или изданий)с грифом "Для служебногопользования", не подлежащихдальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел администрации Кировскойобласти и решения ЭК администрации области отобраны к уничтожениюследующие документы:----------------------------------------------------------------------| N |Год (ы)| Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | Приме-||п/п| | (тома, части), | (томов, частей), | нения дела | чание || | | документа или | экземпляров | и N статей | || | | издания | документа или | по перечню | || | | | издания | | ||---+-------+----------------+------------------+------------+-------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого за ________ год (ы) в акт N __________ от _____________ включено_________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью)Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия________________________ дел (документов, изданий) за ________________(цифрами и прописью)год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.Заведующий канцеляриейуправления делопроизводстваи протокола администрации Подпись Инициалы, фамилияКировской областиДата Приложение 10 к пп.20.1.4, 20.1.6АдминистрацияКировской области_________________________________________(наименование структурного подразделения)НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________________N ________ (дата)г. Кировна ___________ год----------------------------------------------------------------------|Индекс|Заголовок дела |Количество дел | Срок хранения | Примечание|| дела | (тома, части) |(томов, частей)| дела (тома, час-| || | | | ти) и N статей | || | | | по перечню | ||------+---------------+---------------+-----------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |---------------------------------------------------------------------- (Название раздела)Наименование должностиработника, составившегономенклатуру дел(заведующий секретариатом) Подпись Инициалы, фамилияДатаСОГЛАСОВАНОДолжность руководителяструктурного подразделения Подпись Инициалы, фамилияДатаЗаведующий архивомадминистрации Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 11 к пп.20.1.4, 20.1.7Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области Управляющий деламиНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации Кировской______________N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилияг. Киров Дата----------------------------------------------------------------------|Индекс|Заголовок дела |Количество дел | Срок хранения | Примечание|| дела | (тома, части) |(томов, частей)| дела (тома, час-| || | | | ти) и N статей | || | | | по перечню | ||------+---------------+---------------+-----------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |---------------------------------------------------------------------- (Название раздела)Начальник управленияделопроизводства ипротокола администрации Подпись Инициалы, фамилияКировской областиДатаЗаведующий архивомадминистрации Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДатаОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК администрации Протокол ЭПК управления по деламКировской области архивов администрации Кировской областиот _____________ N ______ от _____________ N ______Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ годув администрации Кировской области.---------------------------------------------------------------------| | | в том числе || По срокам хранения | Всего |--------------------------------|| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" ||----------------------+-----------+-------------+------------------|| 1 | 2 | 3 | 4 |---------------------------------------------------------------------ПостоянногоВременного(свыше 10 лет)Временного(до 10 лет включительно)ИТОГОЗаведующий канцеляриейуправления делопроизводстваи протокола администрации Подпись Инициалы, фамилияКировской областиДатаИтоговые сведения переданы в архив администрации Кировской области.Заведующий канцеляриейуправления делопроизводстваи протокола администрации Подпись Инициалы, фамилияКировской областиДата Приложение 12 к п.20.2.7Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области ________________________________________________________________ (наименование должности руководи- (наименование структурного _________________________________ подразделения) теля структурного подразделения) АКТ_______________ N _______ Подпись Инициалы, фамилия (дата) Датаг. КировО выделении к уничтожениюдел (документов илиизданий), не подлежащихдальнейшему хранению На основании номенклатуры дел ___________________________________ (наименование структурного подразделения)и в присутствии заведующего архивом администрации Кировской областиотобраны к уничтожению следующие документы:----------------------------------------------------------------------| N | Год (ы)| Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | При- ||п/п| | (тома, части), | (томов, частей),| нения дела | меча- || | | документа или | экземпляров | и N статей | ние || | | издания | документа или | по перечню | || | | | издания | | ||---+--------+----------------+-----------------+------------+-------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого за ________ год (ы) в акт N _________ от ______________ включено_________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью)Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр находится в___________________________________________________, второй - в архиве (наименование структурного подразделения)администрации области.Наименование должностиработника структурногоподразделения, проводившегоэкспертизу ценностидокументов Подпись Инициалы, фамилия________________________ дел (документов, изданий) за ______________(цифрами и прописью)год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.Наименование должностиработника структурногоподразделения Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 13 к пп.20.4.2, 20.4.7ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________ (цифрами и прописью)______________________ листа (ов), в том числе:литерные листы ______________________________;пропущенные номера _______________________ + листоввнутренней описи __________________________.----------------------------------------------------------------------| Особенности физического состояния и | Номера листов || формирования дела | ||----------------------------------------------+---------------------|| 1 | 2 |----------------------------------------------------------------------Наименование должностилица, составившегозаверительную надпись Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 14 к пп.20.4.2, 20.4.8ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела N ____----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || п/п | документа | документа | документа | листов | || | | | | дела | ||------+-----------+------------+------------+----------+------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого ______________________________________ документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи __________________________________. (цифрами и прописью)Наименование должностилица, составившеговнутреннюю описьдокументов дела Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 15 к пп.20.4.9, 20.5.1Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области Наименование должности__________________________________ руководителя структурного (наименование структурного подразделения подразделения)ОПИСЬ N Подпись Инициалы, фамилиядел постоянного хранения (или Датавременного (свыше 10 лет) хранения,дел по личному составу), сданных нахранение в архив администрацииобласти за __________ год----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Заголовок | Дата | Кол-во | Сроки | Приме-||п/п| дела |дела (тома,|дела (тома,| листов в | хранения | чание || | (тома, | части) | части) |деле (томе,|дела (тома,| || | части) | | | части) | части) | ||---+--------+-----------+-----------+-----------+-----------+-------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |---------------------------------------------------------------------- (В опись включаются все дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения, которые числятся по номенклатуре дел. В случаеотсутствия дел, предусмотренных номенклатурой, составляется справка заподписью руководителя подразделения.) В данную опись внесено ______________________________________ дел (цифрами и прописью)с N ______ по N ______, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должностисоставителя описи Подпись Инициалы, фамилияДатаСдал ______________________________ дел. (цифрами и прописью)Наименование должностисотрудника структурногоподразделения Подпись Инициалы, фамилияДатаПринял ________________________ дел. (цифрами и прописью)Заведующий архивомадминистрации Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение 16 к п.20.5.6Администрация УТВЕРЖДАЮКировской области Управляющий деламиА К Т администрации Кировской______________ N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилияг. Киров ДатаО выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащихдальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел администрации Кировскойобласти отобраны к уничтожению следующие документы:----------------------------------------------------------------------| N | Год (ы) | Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | Приме-||п/п| | (тома, части) |(томов, частей),| нения дела | чание || | | или групповой | | и N статей | || | | заголовок дел | | по перечню | ||---+---------+----------------+----------------+------------+-------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого ________________________ дел за _____________________ год (ы). (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за ____________год (ы) утверждены, а поличному составу согласованы с ЭПК ____________________________________ (наименование архивного учреждения)(протокол от _____________ N _______).Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилияДатаОДОБРЕНОПротокол ЭК администрации Кировской областиот _____________N _______ .Документы в количестве __________________________________________ дел, (цифрами и прописью)весом _____________ кг сожжены в моем присутствии.Наименование должностиработника Подпись Инициалы, фамилияДатаИзменения в учетные документы внесены.Заведующий архивомадминистрации Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата