Распоряжение Правительства Кировской области от 07.03.2002 № 65
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Кировской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Правительства Кировской области от 15.08.2005 г. N 265 от 07.03.2002 N 65 г. КировОб утверждении Инструкции поделопроизводству в ПравительствеКировской области (В редакции Распоряжений Правительства Кировской области от 01.11.2004 г. N 359) 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в ПравительствеКировской области (далее - Инструкция). Прилагается. 2. Руководителям органов исполнительной власти при Правительствеобласти, структурных подразделений администрации Правительства областиознакомить работников с настоящей Инструкцией и обеспечить ведениеделопроизводства и порядок работы с документами в соответствии с еетребованиями. 3. Рекомендовать руководителям иных органов исполнительной властиобласти, главам администраций районов и городов области приорганизации делопроизводства и работы с документами руководствоватьсятребованиями Инструкции. 4. Постановления Губернатора области от 17.12.99 N 435, от3тратившими силу. 5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти Перескокова А. В.Губернатор -Председатель ПравительстваКировской области В. Н. Сергеенков УТВЕРЖДЕНА Распоряжением Правительства Кировской области от 07.03.2002 N 65 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Правительстве Кировской области (В редакции Распоряжений Правительства Кировской области от 01.11.2004 г. N 359) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Кировскойобласти (далее именуется - Инструкция) разработана на основанииРегламента Правительства Кировской области, утвержденногопостановлением Правительства области от 09.08.2001 N 1/1, и всоответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти, утвержденной распоряжениемПравительства Российской Федерации от 31.10.2000 N 1547-р. Инструкция определяет систему организации делопроизводства,порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера иработы с ними, порядок печатания, копирования и размноженияматериалов, использования печатей и штампов. Положения Инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство в Правительстве Кировской области (далее -Правительство области), так и на организацию работы с документами,создаваемыми при помощи средств вычислительной техники,машиночитаемыми и другими независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработкидокументной информации должны отвечать требованиям настоящейИнструкции. 1.2. Требования Инструкции являются обязательными для работниковорганов исполнительной власти при Правительстве области, структурныхподразделений администрации Правительства области, организующих илинепосредственно ведущих работу с документами. Работники органов исполнительной власти при Правительствеобласти, структурных подразделений администрации Правительства области(далее - подразделения) несут персональную ответственность засоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся уних документов и неразглашение содержащейся в них служебнойинформации. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, обучениеработников подразделений, администраций муниципальных образованийобласти по вопросам делопроизводства осуществляется управлениемделопроизводства и протокола администрации Правительства области(далее - управление делопроизводства и протокола). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядкаработы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения определяет ответственного за ведениеделопроизводства, задачи и функции которого отражаются в егодолжностной инструкции, утверждаемой руководителем подразделения. На указанного работника возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступивших в подразделение документов, проверкасоответствия количества документов, фактически полученныхподразделением, числу документов, зарегистрированных в единойэлектронной базе данных регистрации входящих документов в канцелярииуправления делопроизводства и протокол (далее - канцелярия), а такжеправильности их регистрации; передача поступивших документов на рассмотрение руководителюподразделения и после получения соответствующей резолюции -исполнителю; в соответствии с резолюцией руководителя ознакомлениесоответствующих сотрудников с распорядительными и информационнымиматериалами, поступившими в подразделение; контроль за прохождением документов в подразделении; организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных обисполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях; ввод в электронную базу данных подразделения ирегистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе ирезультатах исполнения документов и поручений, местонахождениидокумента; периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов ибаз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров намагнитные носители, а при необходимости - на сетевой диск; проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников подразделения; ежегодная сверка с данными канцелярии наличия в подразделениидокументов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" ипредставление в канцелярию актов сверки; учет и регистрация исходящих из подразделения документов,проверка правильности их оформления и передача их на отправку; выдача работникам дел и документов для работы, контроль за ихвозвратом; контроль за своевременным списанием в дело исполненныхдокументов; разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год; формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии сноменклатурой, организация их использования в процесседелопроизводства, подготовка и своевременная передача законченныхделопроизводством дел на хранение в архив Правительства области (далее- архив); проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудникови ознакомление их с нормативными и методическими материалами повопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства; перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезнипередача функций по ведению делопроизводства другому работнику поуказанию руководителя подразделения; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей исредств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении. 1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешаетсявносить в них исправления и делать пометки, работать с ними внеслужебных помещений. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями сотрудников, занимающихся или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. С нормативными правовыми актами Правительства области,Председателя Правительства области и их проектами, другимидокументами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямоеотношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержаниеуказанных актов, не подлежит разглашению (распространению) безразрешения Губернатора - Председателя Правительства Кировской области(далее - Губернатор - Председатель Правительства области), первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти или начальника управления делопроизводства и протокола и, какправило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта. 1.8. Заверенные соответствующей печатью копии постановлений ираспоряжений Правительства области, распоряжений ПредседателяПравительства области сторонним организациям, не указанным в рассылкеданных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей)только протокольным отделом управления делопроизводства и протокола(далее - протокольный отдел) с разрешения заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области илиначальника управления делопроизводства и протокола и, как правило, посогласованию с разработчиком документа. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случаеболезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного заведение делопроизводства в подразделении, находящиеся на исполнении(контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителясвоего подразделения; сдать все числящиеся за ним секретные документыв управление специальных программ администрации Правительства области(далее - управление специальных программ) или отчитаться за них. 1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другоеподразделение сотрудник должен своевременно отчитаться передруководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него наисполнении секретных документов и сдать их, а также ключ отметаллического шкафа (сейфа) и металлическую печать для егоопечатывания в управление специальных программ; передать всечислящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику,ответственному за ведение делопроизводства в подразделении. 1.11. При увольнении или переходе на работу в другоеподразделение работник, ответственный за ведение делопроизводства вподразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителемданного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведениюделопроизводства другому сотруднику. Подписанный обеими сторонами актхранится у руководителя подразделения. 1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебноеудостоверение и служебный пропуск соответственно в управлениегосударственной службы и кадров администрации Правительства области(далее - управление государственной службы и кадров) и в хозяйственноеуправление администрации Правительства области (далее - хозяйственноеуправление). 1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебногопропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печатидля его опечатывания немедленно докладывается руководителюподразделения, заместителю Председателя Правительства области -управляющему делами Правительства области и руководителямсоответствующих подразделений. Руководителем подразделениянезамедлительно назначается служебное расследование, о результатахкоторого информируется заместитель Председателя Правительства области- управляющий делами Правительства области. 1.14. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могутбыть решены в оперативном порядке и не требуют документальногооформления, не допускается. 1.15. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информацииили нормативных правовых актов Правительства области осуществляетсячерез управление информации администрации Правительства области (далее- управление информации), а в отдельных случаях - по разрешению(указанию, поручению) заместителя Председателя Правительства области -управляющего делами Правительства области. 1.16. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за ведениеделопроизводства в подразделении, знакомит каждого сотрудника своегоподразделения под роспись. 1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа кдокументу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциямии с учетом требований настоящей Инструкции. 1.18. Порядок использования имеющихся в подразделении средствкомпьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связиопределяется руководителем этого подразделения. Ввод в электронные базы данных необходимой информацииосуществляется в соответствии с требованиями Реестра баз данныхПравительства области, утверждаемого заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Документирование управленческой деятельности Правительстваобласти и его подразделений заключается в создании в соответствии сфедеральным и областным законодательством нормативных правовых актов иписем, которые фиксируют на бумажных или других носителяхуправленческие действия (решение административных и организационныхвопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности органов исполнительной власти области). 2.2. Основанием для издания нормативных правовых актов являются: федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации; законы области, а также постановления областной Думы о разработкеи принятии Правительством области конкретного правового акта; указы, распоряжения и поручения Губернатора области; осуществление исполнительной и распорядительной деятельностиПравительства области в пределах его компетенции; обращения (предложения) руководителей иных органов исполнительнойвласти области, подразделений, территориальных органов федеральныхорганов исполнительной власти, органов местного самоуправленияобласти, предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов иотдельных граждан; обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которыхучаствует Правительство области; другие основания, предусмотренные законодательством. 2.3. Правительство области и его подразделения ведут переписку сфедеральными органами государственной власти, предприятиями,учреждениями, организациями, а также с гражданами. При необходимостипередачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы,используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильнойсвязи. 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующиереквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации (в соответствии сФедеральным конституционным законом "О Государственном гербеРоссийской Федерации" от 25.12.2000 N 2-ФКЗ); 02 - герб Кировской области; 03 - эмблема организации; 04 - код организации по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО); 05 - код формы документа по Общероссийскому классификаторууправленческой документации (ОКУД); 06 - наименование организации (организаций); наименование ееподразделения; 07 - справочные данные об организации (индекс предприятия связи,почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номера телефона,телефакса, счета в банке); 08 - наименование вида документа (не указывается в письмах); 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф (пометка) ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа. 3.2. Для изготовления бланков документов обычно используютсяследующие реквизиты: 02, 06, 07, 08, а также отметки для расположенияреквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. 3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты:09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25,26, 27, 28, 29. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказовиспользуются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание орассылке документа", "Отметка о проведении предварительной изаключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведениипредварительной правовой экспертизы". 3.4. Схема расположения реквизитов документов и границы зон наформате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2. 4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Для оформления документов Правительства области,подразделений используются бланки нормативных правовых документов(постановлений, распоряжений, приказов), писем, в том числе номерныебланки с воспроизведением герба Кировской области. 4.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм); допускается использование бланковформата А3 (210 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327 на основеуглового и продольного расположения реквизитов. 4.3. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленныене на бланке, должны иметь следующие размеры полей: левое - от 2,75 до 3,5 см; правое - не менее 1 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см). При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего инижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1см, правого - от 2,75 до 3,5 см. 4.4. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумагесветлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощьюоперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средстввычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретногодокумента. Исключение составляют номерные бланки с изображением гербаКировской области, порядок изготовления которых изложен в разделе 5настоящей Инструкции. 4.5. Бланки документов Правительства области, подразделенийпроектируют в соответствии с приложениями 1, 2 к настоящей Инструкции.Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположенияреквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяетсясовокупностью входящих в нее реквизитов. 4.6. Реквизит 02 располагается над серединой реквизита 06. Реквизиты 06, 07, 08, 12; ограничительные отметки для реквизитов09, 10, 11 в пределах зон расположения реквизитов размещают одним изспособов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границызоны расположения реквизитов). 4.7. Для Правительства области, подразделений, должностного лицаустанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов,кроме письма. Бланки подразделения или должностного лица проектируют в томслучае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеютправо подписи. 4.8. Общий бланк включает реквизиты 02, 06. Бланк письма включает реквизиты 02, 04, 06, 07 и, принеобходимости, ограничительные отметки для верхних границ зонрасположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включаетреквизиты 02, 06, 08, 12; ограничительные отметки для границ зонрасположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 5.1. Изготовление номерных бланков с воспроизведением гербаКировской области, организация их учета, хранения и контроля заиспользованием номерных бланков Правительства области возлагается науправление делопроизводства и протокола. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранениегербовых номерных бланков в подразделениях, назначаются ихруководителями с определением этой функции в должностных инструкцияхданных лиц. 5.2. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовыхномерных бланках типографским способом или нумератором проставляютпорядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет и выдача под роспись в подразделения гербовых номерныхбланков ведется канцелярией раздельно по видам бланков врегистрационно-учетных формах (журнале, карточке), при этомиспользуются следующие реквизиты: 5.2.1. При поступлении бланков: наименование вида гербового номерного бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - изготовителя гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номер гербового бланка. 5.2.2. При выдаче бланков: наименование вида гербового номерного бланка; количество экземпляров; серия и номер гербового номерного бланка; наименование подразделения, фамилия и инициалы лица - получателягербового номерного бланка; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.). 5.3. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 5.4. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых иопечатываемых металлических шкафах. 5.5. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату вканцелярию, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой вучетно-регистрационной форме. 5.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерныхбланков в подразделениях проводится не реже одного раза в годкомиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области. О проведенныхпроверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах послепоследней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссияпроводит служебное расследование, результаты которого оформляет актоми доводит до сведения заместителя Председателя Правительства области -управляющего делами Правительства области. 5.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфииПравительства области предназначенных для рассылки копий документовПравительства области на гербовом бланке. При этом каждая копияпостановления и распоряжения Правительства области, распоряженияПредседателя Правительства области должна быть заверена печатьюпротокольного отдела. 6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы Правительства области, подразделений оформляются,как правило, на бланках установленной формы и должны иметьобязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. 6.2. При печатании документов используют следующие стандартныеположения табулятора (отступ от левой границы текстового поля): 0 - для печатания реквизитов "Дата документа", " Ссылка нарегистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту", "Текст"(без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименования должностив реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлен документ", "Грифсогласования документа", "Визы согласования документа" и наименованийдолжностей к этим реквизитам; "Указание о рассылке документа","Отметка о заверении копии", "Отметка об исполнителе", "Отметка обисполнении документа и направлении его в дело", "Идентификаторэлектронной копии документа"; заверительной надписи "Верно"; дляпостановлений и распоряжений - "Отметка о проведении предварительной изаключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведениипредварительной правовой экспертизы"; 5 - для начала абзаца в тексте; 16, 24 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф(пометка) ограничения доступа к документу", слова "Приложение"; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись"; 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также дляпроставления кодов по ОКПО и ОКУД. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная всамостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием кизданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание"печатаются от левой границы текстового поля без кавычек. Слова ПОСТАНОВЛЯЕТ (ПОСТАНОВЛЯЮ), ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ,УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), СОГЛАСОВАНО печатаютсяпрописными буквами без кавычек. 6.3. Герб Кировской области помещают на бланках документов всоответствии с Законом Кировской области "О гербе Кировской области"от 29.08.95 N 5-ЗО (в редакции Закона Кировской области от 04.06.97 N5-ЗО). Изображение герба Кировской области на бланках нормативныхправовых документов помещается в центре верхнего поля над серединойнаименования организации (автора документа), а на бланках писем - вверхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметризображения не должен превышать 20 мм. 6.4. Код организации проставляют по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО). 6.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД) или Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 6.6. Реквизит "Наименование организации (организаций)" являетсясобирательным обозначением автора документа. Автором могут бытьорганизация, ее подразделение и представляющее организацию должностноелицо. Наименование организации, являющейся автором документа, должносоответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительныхдокументах. Если документ подготавливается совместно двумя и болееорганизациями, то он составляется не на бланках. В этом случаенаименования организаций следует располагать в соответствии с рангом.В случае оформления документов организаций одного ранга ихнаименования располагают на одном уровне. Наименование организации помещается ниже герба Кировской области 1)через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт ) в соответствии срасположением данного реквизита на бланке документа и печатаетсяпрописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14.------------------------1) - Пт (пункт) - единица измерения (1/72 дюйма), используемая втекстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. 6.7. Наименование подразделения организации указывают в томслучае, если оно является автором документа. Оно располагается нижегерба Кировской области или наименования организации через 1,5 - 2межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквамиполужирного начертания шрифтами N 11 - 14. 6.8. Наименование вида документа должно соответствовать табелюунифицированных форм применяемых документов. Документ содержит наименование его вида, которое включается всостав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливаетособенности содержания и построения текста, помогает определитьназначение документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается. Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниженаименования организации посередине текстового поля через 1,5-2межстрочных интервала (18-24 пт) и печатается прописными буквамиполужирного начертания шрифтом N 16. 6.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержитсведения, важные для организации при информационных контактах.Справочные данные включают: индекс предприятия связи; почтовый адрес,номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (код поОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД; номера телефакса, счета в банке, адресэлектронной почты). Порядок написания составных частей почтовогоадреса производится в последовательности, установленной "Правиламиоказания услуг почтовой связи" и изложенной в пункте 6.15 раздела 6настоящей Инструкции. 6.10. Реквизит "Дата документа" содержит указание на времяподписания (принятия, утверждения, согласования, регистрации)документа. Место проставления даты на документе зависит от бланка и видадокумента. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги,дата печатается от левой границы текстового поля. Если автором документа являются две и более организации, то егодатой считается наиболее поздняя дата подписания (регистрации). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающеедокумент, непосредственно при подписании. При подготовке проектадокумента печатается только обозначение месяца и года, а числопроставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а неподписания. В этом случае дата печатается на документе при егоподготовке. Документы вступают в силу с момента их подписания (илиутверждения), если в тексте или законодательством не предусмотреноиное. Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом. Дату документа оформляют обычно арабскими цифрами в следующейпоследовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяцоформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не являетсяконцом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифраодна, перед ней обязательно ставится 0, после цифры года буква "г" непроставляется. Например, дату 5 января 2001 года следует оформлять05.01.2001. При ссылке на дату документа, принятого до 2000 года, прицифровом способе ее оформления правомерно написание даты разделеннымиточками тремя парами арабских цифр в ранее указаннойпоследовательности (например: 05.11.99). При подготовке нормативных правовых и финансовых документов, вслужебных письмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты(без кавычек), например: 3 декабря 2001 года. 6.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах,оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется последаты на одном уровне с ней. Регистрационный номер документа состоит из проставляемых черезтире индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дели порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов вкалендарном году, которые могут дополняться кодом документа потематическому классификатору, если он применяется в организации, кодомавтора и др. Например: N 02 - 03 - 115, где 02 - индекс подразделения, 03 - индекс(номер) дела по номенклатуре дел, 115 - порядковый регистрационныйномер документа. N АН - 994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номердокумента, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел. В нормативных правовых документах Правительства области,распоряжениях Председателя Правительства области регистрационнымномером является его порядковый номер, оформляемый в соответствии стребованиями раздела 9 Положения о порядке подготовки, принятия ииздания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе (слева направо), например: 210/170. Приподготовке совместных актов с министерствами и ведомствами РоссийскойФедерации через косую черту каждой из сторон проставляются датаподписания документа и его порядковый номер. Например (при оформлениисовместного постановления): от 05.12.2001 N 9/21 от 17.12.2001 N 255. 6.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"используется только в тех видах документов, которые являются ответамина запрос (письмо, справка, заключение и т.д.), и включает в себяпорядковый регистрационный номер и дату того документа, на которыйдается ответ. На документах, оформленных на бланках, ссылка на регистрационныйномер и дату документа проставляется в соответствии с расположениемэтого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листахбумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового поля на 1межстрочный интервал (12 пт) ниже реквизитов "Дата документа" и"Регистрационный номер документа". 6.13. Реквизит "Место составления или издания документа" (впостановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов"Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1межстрочный интервал (12 пт) посередине расположения этих реквизитов.Место составления или издания документа указывают (кроме письма) сучетом принятого административно-территориального деления, и оновключает только общепринятые сокращения, например: г. Киров. 6.14. Реквизит "Гриф (пометка) ограничения доступа к документу" Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования"(Конфиденциально, Не для печати) с указанием номера экземплярапроставляется без кавычек на первом листе в правом верхнем углутекстового поля документа (для постановлений, распоряжений, приказов -ниже наименования вида документа), на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма кдокументам, содержащим секретную или служебную информациюограниченного распространения. Номер экземпляра печатается ниже грифа(пометки) ограничения доступа к документу через полуторный межстрочныйинтервал (18 пт). Оформление такого документа должно соответствовать требованиям,предусмотренным законодательством и иными правовыми актами обинформации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальнойинформации, а также требованиям раздела 17 настоящей Инструкции. 6.15. Реквизит "Адресат" Направляемые документы адресуются организациям, ихподразделениям, должностным или физическим лицам. При адресованиидокумента должностному или физическому лицу инициалы указываются передфамилией. Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центратекстового поля (в ограничительных отметках зоны расположения данногореквизита) ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала (36пт) и ограничивается правым полем документа. При адресовании документа организации или ее подразделению безуказания должностного лица их наименования пишут в именительномпадеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примерынаименования организаций, их справочные данные являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства или Администрация Арбажского района Кировской области При направлении документа должностному лицу название организациии ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность ифамилия адресата - в дательном, например: Правительство Кировской области Департамент строительства Заместителю главы департамента Инициалы, фамилия При адресовании документа руководителю организации наименованиеее входит в состав наименования должности адресата, например: Главе администрации Немского района Кировской области Инициалы, фамилия При адресовании документа нескольким однородным организациям ихназвания указываются обобщенно, например: Главам администраций районов и городов Кировской области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия"перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этомкаждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат,которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документа более чем в четыре адресаоформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом изкоторых указывается только один адресат. К документу прилагаетсясписок на рассылку. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых ввышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случаецелесообразно применять списки рассылки и конверты с заранеенапечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности,установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". Всоответствии с ними устанавливается следующий порядок написанияпочтового адреса в документах, на конвертах и других почтовыхотправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридическоголица или имя, отчество, фамилия для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя наконверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующемпорядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтовогоконверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, аадрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту),указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д.7а, Центр, Москва, 101000 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы ифамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И. П. Калинину ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 Адрес в международной корреспонденции следует оформлять помеждународным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом,улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например: P. Lunin 32-17 Оrdinka Moscow 119215 Russia Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующимобразом: Директору ЗАО "Развитие" А.И.Федорову ф. (095) 235-41-08 6.16. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативныйили правовой характер его содержания и особый способ введениядокумента в действие. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу смомента их утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) впределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек)печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листаутверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочный интервал(18 пт) от этого слова располагаются через 1 межстрочный интервал (12пт) наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись,расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения илиделается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительныйдокумент, печатаемый с прописной буквы, с указанием его даты и номера.Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см иограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор - Председатель Правительства Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Дата или УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Кировской области от N (дата) При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. Утверждению, как правило, подлежат следующие основные видыдокументов: АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство и т.д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству, техникебезопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д. НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии и т.д.). ОТЧЕТЫ (о командировках и т.д.). ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.). ПЛАНЫ (работы советов, комиссий, учебы и т.д.). ПОВЕСТКА ДНЯ. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, ее подразделении, о премировании ит.д.). ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, накапитальное строительство и т.д.). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. 6.17. Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя поисполнению документа, включающее инициалы и фамилию исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подписьруководителя и дату рассмотрения документа, например: П.С.Никитину А.В.Зайцевой Прошу подготовить проект договора с фирмой "ЕАЛ" в недельный срок. Личная подпись Дата Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одномудолжностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам,то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюциипервым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа потребованию ответственного исполнителя должны своевременно представлятьему необходимые материалы. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевойстороне первого листа документа (исключая нормативные правовые актыПрезидента Российской Федерации, высших органов государственной властиРоссийской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правомверхнем углу текстового поля ниже реквизита "Адресат"), кроме полей. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. 6.18. Реквизит "Заголовок к тексту" должен кратко выражать иточно раскрывать содержание документа, основную смысловую нагрузкутекста. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и обычнодает ответ на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)? Например: "Обизменении...", "О создании...", "Должностная инструкция главногоспециалиста...". Заголовок составляется ко всем документам, за исключениемрезолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам,телеграмм, телефонограмм, извещений и документов, оформленных набланке (бумаге) формата А5. Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописноготекста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к текступревышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границыправого поля с переносом на следующую строку. Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку вконце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк,печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт). Заголовок документа записывается при регистрации документа всоответствующие регистрационные формы: в электронную базу данныхрегистрации документов, карточку, журнал. 6.19. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документпоставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюденияустановленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроковисполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой"К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль". 6.20. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое егосодержание, управленческое действие, решение. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации,не допускающим различное ее толкование. В проекте текста документаследует заменять сложные предложения простыми, использовать толькообщепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб.метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается -тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использоватьаббревиатуры (лишь после полного написания того или иногонаименования), прописные буквы. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или инойобъект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и тоже понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводитсяего полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далееименуется - ...) или (далее - ...), а в последующем текстеупотребляется только его сокращенное наименование. Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностьюкоторого является употребление устойчивых (шаблонных,стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствиис...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т.п. В деловойпереписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке,так и на листе формата А4, должен иметь размеры полей, указанные впункте 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции. Текст документа от заголовка отделяется 2-3 межстрочнымиинтервалами (24-36 пт) и печатается через 1,5-2 межстрочных интервала(18-24 пт) в установленных границах полей. На бланках формата А5допускается печатать текст через 1 межстрочный интервал (12 пт). Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границытекстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотнойстороны листа. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составлятьсяна языке страны - адресата, на русском или английском языках. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографскимспособом, печатаются через 2 межстрочных интервала (24 пт) безиспользования оборотной стороны листа. Тексты документов, создаваемые с использованием персональныхкомпьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию спомощью специальных программ и печатаются с использованием текстовогоредактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12-15 через1-2 межстрочных интервала (12-24 пт). При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органовгосударственной власти Российской Федерации, министерств и ведомствРоссийской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочных интервала (18пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 на стандартных бланках илистах формата А4. В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа илипо согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут бытьизменены. Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков,примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров,полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный)интервал между строками, смещение относительно границ основноготекста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты другихразмеров. При оформлении текста документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего полястраницы без слова "страница" и знаков препинания. Первая страницадокумента не нумеруется. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой(констатирующей части) указываются причины, основания, целисоставления документа. В тексте документов, подготовленных наосновании ранее изданных или в развитие документов других организаций,указываются: название вида документа, его автор, дата ирегистрационный номер, заголовок документа. Во второй части текста документа излагаются решения,распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, то текст может содержать только заключительную часть.Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть безконстатирующей; письма - просьбу без пояснения. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты.Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемыес красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделовпечатаются с прописной буквы (допускается их написание прописнымибуквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в концезаголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов иподпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчиваетсяточкой. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскимицифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должнысостоять из номера раздела и порядкового номера подраздела,разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять изномеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенныхточками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могутподразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерациюв пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.1).После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел спрописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либопункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится,если это не является концом предложения. Текст документа может быть представлен в форме связного текста,анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Анкета - это форма представления текста документа, в которомхарактеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков,а переменной - их характеристики. При построении анкеты постояннаяинформация выражается существительными в именительном падеже(например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорнымсловом в которых является имя существительное (например: структурноеподразделение, последнее место работы). Характеристики, выраженныесловесно, должны согласовываться с наименованием признаков. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию,характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатноерасписание, план работы и т.п.). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы игоризонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблицесоставляют заголовок и подзаголовки граф (шапка или головка таблицы),а наименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы,расположенные во второй левой графе. В крайней левой графе (боковиктаблицы) указываются номера пунктов и подпунктов, характеризующихнаименование объектов: --------------------------------------------------------------------- | N | | | | | п/п | | | | --------------------------------------------------------------------- | 1 | 2 | 3 | 4 | --------------------------------------------------------------------- | | | | | --------------------------------------------------------------------- Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - сострочных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняютего. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется спрописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф непроставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печатипо левому краю или по центру граф. Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв безпроставления точки в их окончании. Заголовок строк при печативыравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), аподзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовкастрок печатаются строчными буквами с отступом от начала расположенияподзаголовка. Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительнымв именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должныбыть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф истрок употребляются только общепринятые сокращения слов. Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются илиномера этих граф, или полностью шапка таблицы (наименования граф с ихномерами). 6.21. Реквизит "Отметка о наличии приложения" 6.21.1. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросыдокумента (письма) или документ в целом. Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа(письма), оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ (письмо) имеет приложение, не названное в тексте,то указывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруютсяарабскими цифрами, например:Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, тоотметка об их наличии оформляется следующим образом:Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от05.11.2001 N 317 и приложения к нему, всего на 8 л. Если документ (письмо) направляется в несколько адресов, априложение только в один адрес, отметку о приложении оформляютследующим образом:Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Примечания даются в конце приложения. 6.21.2. Приложение к распорядительному документу оформляют всоответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.11 раздела 4Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений ираспоряжений Правительства Кировской области, утвержденногопостановлением Правительства области от 23.10.2001 N 4/30 (далее -Положение о порядке подготовки, принятия и издания постановлений ираспоряжений Правительства Кировской области). 6.22. Реквизит "Подпись" Подпись располагается под текстом документа или под отметкой оналичии приложения через 3 межстрочных интервала (36 пт). Наименованиедолжности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля. Размерсамой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, еслидокумент оформлен не на бланке документа, и сокращенное - надокументе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия) с указанием даты, если отсутствует реквизит "Датадокумента", например:Начальник правовогоуправления администрацииПравительства Кировскойобласти Личная подпись, инициалы, фамилия Дата илиНачальник управления Личная подпись, инициалы, фамилия Дата При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне в той последовательности, вкоторой располагаются авторы документа в реквизите "Наименованиеорганизации (организаций)", например:Губернатор - Министр финансовПредседатель Правительства Российской ФедерацииКировской области При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:Заместитель ПредседателяПравительства Кировскойобласти - управляющий деламиПравительства области Личная подпись, инициалы, фамилияНачальник контрольногоуправления администрации Личная подпись, инициалы,Правительства Кировской фамилияобласти Документы коллегиального органа подписываютсяпредседательствующим и секретарем (протокол совещания,конференции или собрания). Протокол заседания Правительства областиподписывается председательствовавшим на заседании и начальникомуправления делопроизводства и протокола или замещающим его лицом. В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись"указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности всоставе комиссии в соответствии с распределением, например:Председатель комиссии Личная подпись, инициалы, фамилияЧлены комиссии: Личная подпись, инициалы, фамилия Личная подпись, инициалы, фамилия Личная подпись, инициалы, фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или суказанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам."или косую черту перед наименованием должности. Например:И.о. начальника правовогоуправления администрацииПравительства Кировскойобласти Личная подпись, инициалы, фамилия Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанныедокументы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений идополнений в подписанный документ допускается только по согласованию сдолжностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в местеизменения текста ставится заверительная подпись. В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительстваобласти, распоряжений Председателя Правительства области,подготовленных протокольным отделом и заверенных печатью протокольногоотдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается отлевой границы текстового поля документа (размер самой длинной строкинаименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписирасполагается через четыре пробела на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Например:Губернатор -Председатель ПравительстваКировской области Инициалы, фамилия или Первый заместительПредседателя ПравительстваКировской области Инициалы, фамилия 6.23. Указание, кем подготовлен документ (для постановлений,распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой,проводимой от левой до правой границы текстового поля через полуторныймежстрочный интервал (18 пт) от подписи, а при отсутствии свободногоместа - без черты на следующем листе. Оно состоит из словаПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами (без кавычек) отлевой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал(18 пт) от черты; полного наименования должности лица, которымподготовлен документ (с указанием названия организации); личнойподписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты. Наименованиедолжности лица, готовившего документ, помещается через 2 межстрочныхинтервала (24 пт) от слова ПОДГОТОВЛЕНО и при печати в несколько строкпечатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочныйинтервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должностине должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правойграницей текстового поля. 6.24. Реквизит "Гриф согласования" указывает на согласие другойорганизации (не автора документа) с содержанием документа (внешнеесогласование). Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописнымибуквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации); личнойподписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования,например:СОГЛАСОВАНОРектор Финансовойакадемии при ПравительствеРоссийской Федерации Личная подпись, инициалы, фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседанияили другим подобным документом, гриф согласования оформляют последующей форме:СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской академиимедицинских наукот________________ N (дата) илиСОГЛАСОВАНОПротокол заседания Правлениястраховой компании "Юнит"от__________________ N (дата) При получении подтверждения согласования факсом он прикладываетсяк проекту документа и заверяется подписью руководителя подразделенияили замещающего его лица, подготовившего проект документа. Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового полячерез 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже реквизита "Подпись" илиуказания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнеголиста подлинника документа. Наименование должности лица помещаетсячерез 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова СОГЛАСОВАНО и припечати в несколько строк печатается от левой границы текстового полячерез 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строкинаименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровкеподписи ограничивается правой границей текстового поля. Гриф согласования может располагаться на отдельном листесогласования с указанием, к какому документу он относится. Лист согласования оформляется следующим образом: Лист согласования Положения об общих принципах сотрудничестваСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОГенеральный Генеральныйдиректор директор фирмыАО "РИК" Личная подпись, "Амур" Личная подпись,инициалы, фамилия инициалы, фамилия Дата ДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПрезидент Председателькомпании Правления банка"Траст" Личная подпись, "Прогресс" Личная подпись,инициалы, фамилия инициалы, фамилия Дата Дата При оперативном согласовании проектов распоряжений Правительстваобласти лист согласования оформляется в соответствии с требованиями,изложенными в подпункте 4.5.15 раздела 4 Положения о порядкеподготовки, принятия и издания постановлений и распоряженийПравительства Кировской области. При согласовании программы, мероприятий и т.п. гриф согласованиядокумента может располагаться в правом верхнем углу текстового поляпервого листа документа, последняя буква самой длинной строки этогореквизита ограничивается правой границей текстового поля. 6.25. Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы)указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержаниемсогласовываемого с ним документа (внутреннее согласование). Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительстваобласти, распоряжений Председателя Правительства области производитсяв соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.15 раздела 4,разделах 6 и 7 Положения о порядке подготовки, принятия и изданияпостановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Виза включает полное наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации); личнуюподпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. На документе (за исключением постановлений и распоряженийПравительства области, распоряжений Председателя Правительстваобласти, приказов и распоряжений заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области)визы проставляются в нижней части лицевой или оборотной стороныпоследнего листа подлинника документа или на отдельном листе. Приоформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какомудокументу этот лист относится. На письмах, договорах, соглашениях идругих видах отправляемых документов визы проставляются в нижней частилицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле. В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа иего приложения. Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проектадокумента возлагается на руководителя подразделения, подготовившегопроект документа. Если у визирующего проект документа должностного лица естьзамечания или возражения, то оно расписывается в строке либо в листесогласования и делает соответствующую запись ("С замечаниями" или"Возражения прилагаются"). Сами замечания или возражения по проектуизлагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (суказанием даты) и прилагаются к проекту документа. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проектадокумента не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кромеслучаев, когда эти возражения сделаны правовым управлениемадминистрации Правительства области по мотивам несоответствия этихпунктов действующему законодательству. Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязанырассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетомдоработать проект. Доработка проектов актов Правительства области, вносимых сразногласиями, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.9раздела 6 Положения о порядке подготовки, принятия и изданияпостановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработкипроекта документа выявлена необходимость внесения измененийпринципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежитповторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если придоработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 6.26. Реквизит "Печать" Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лицана документах в случаях: предусмотренных специальными нормативнымиактами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также ставится на документах, требующихособого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы онзахватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется наспециально отведенном месте. Обычно оно обозначается символом "М.П.". Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Примерный перечень документов, на которых ставится печать: АКТЫ (нормативные правовые, приема законченных строительствомобъектов, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либодействий; ведение дел в судах и т.д.). ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве; о материальной ответственности,поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты,направляемые в высшую аттестационную комиссию. ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.). ЗАЯВЛЕНИЯ (об отказе от акцента и т.д.). КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями,премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.). ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о департаментах, комитетах,управлениях, отделах). ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т.д.). РЕЕСТРЫ (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; наполучение иностранной валюты и т.д.). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляциюк договору; на капитальное строительство и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использованиибюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты). УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ХАРАКТЕРИСТИКИ для представления в вышестоящие органы и учебныезаведения. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен вразделе 22 настоящей Инструкции. 6.27. Реквизит "Указание о рассылке документа" для постановлений,распоряжений, приказов располагается ниже грифа и виз согласованиядокумента через 3-4 межстрочных интервала (36-48 пт) и при печати внесколько строк печатается от левой границы текстового поля документачерез 1 межстрочный интервал (12 пт). При направлении других документов в пять и более адресовисполнителем составляется указатель рассылки. Указание о рассылке документа делается подразделением илидолжностным лицом, ответственным за его подготовку, с указаниемточного названия организаций - адресатов и количества направляемых имкопий документа, если их число превышает единицу. К подлиннику подписанного акта с грифом "Для служебногопользования" исполнителем составляется указатель рассылки копий акта,в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемогоэкземпляра. Указатель рассылки подписывается руководителемисполнительного органа, структурного подразделения (или замещающим еголицом), которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшимдокумент. На каждом экземпляре копии акта указывается только одинадрес. Учет размноженных копий акта с грифом "Для служебногопользования" осуществляется поэкземплярно. 6.28. Реквизит "Отметка о заверении копии" Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их.Заверение копии документа производится для придания ей юридическойсилы. При заверении соответствия копии письма подлиннику отметку озаверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита"Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительнуюнадпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись,заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); датузаверения, например:ВерноЗаведующий секторомуправления делопроизводстваи протокола администрацииПравительства Кировскойобласти Личная подпись, инициалы, фамилия Дата При рассылке нормативных и организационно-распорядительныхдокументов (постановлений, распоряжений, приказов, инструктивных писеми т.д.) копии рассылаемых документов заверяются печатью, определяемойпо усмотрению организации - автора документа. Для заверения копийпостановлений и распоряжений Правительства области, распоряженийПредседателя Правительства области используется печать протокольногоотдела. 6.29. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя иотчество составителя документа, номер его служебного телефона ирасполагается после реквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой илиоборотной стороны последнего листа документа от левой границытекстового поля, например:Петров Иван Васильевич38-13-45 При изготовлении документа в машинописном бюро управленияделопроизводства и протокола (далее - машинописное бюро) отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количествомотпечатанных экземпляров и датой печатания, например:Петров Иван Васильевич38-13-45ТМ 2 и дата 6.30. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении егов дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документакраткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в которомбудет храниться документ; подпись руководителя и дату направлениядокумента в дело, например:Отправлен факсот N (дата)В дело N 02 - 03Личная подписьДата Отметка об исполнении документа и направлении его в делоразмещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листатекстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левогополя (исключая документы Президента Российской Федерации и высшихорганов государственной власти Российской Федерации). Принеобходимости отметка о решении вопроса может быть сделана наоборотной стороне первого листа документа. Отметка об исполнении документов Президента Российской Федерациии высших органов государственной власти Российской Федерации инаправлении их в дело оформляется на отдельном листе с указанием, ккакому документу она относится. 6.31. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу налицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободномот текста месте. Элементами данного реквизита (регистрационногоштампа) являются: наименование организации, получившей документ; датапоступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий изиндекса подразделения Правительства области, в которое направляетсяданный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел ипорядкового регистрационного номера входящего документа. На первых листах приложений к входящему документу ставится штампили делается отметка "К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются натитульном листе. 6.32. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в момент печатания документа ивключающая в себя дату и время последнего сохранения документа, имяфайла и его местоположение на магнитном носителе (при необходимости -фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ). Для документов, созданных с использованием текстового редактораWinWord, данная отметка располагается от левой границы текстового поляв левом углу нижнего поля каждой страницы шрифтом Times New Roman(Cyr) размером N 6 или N 8. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Схема составления документа 7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяетвыбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение,инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная)записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенностьи т.д.). 7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решениявопроса такого типа. 7.1.3. Изучение действующих нормативных правовых актов высшихорганов государственной власти Российской Федерации, областной Думы,Правительства области и ранее принятых администрацией области по этомувопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования. 7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации. 7.1.5. Составление проекта документа на магнитном и бумажномносителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений.7.1.6. Согласование проекта документа. 7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа. 7.1.8. Регистрация документа. 7.1.9. Документы Правительства области, подразделений (в томчисле письма, служебные (докладные) записки, справки, информации,телеграммы, факсограммы и т.д.) излагаются четко, последовательно икратко. Служебный документ оформляется обычно на бланке установленнойформы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случаенеобходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер(берется в единой электронной базе данных исходящих документовканцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваиваетсясвой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), тоссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой формеосновное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименованиядолжности лица, подписавшего документ, его личной подписи и еерасшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номертелефона исполнителя. 7.2. Постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области Подготовка, оформление и принятие постановлений и распоряженийПравительства области, распоряжений Председателя Правительства областиосуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Положениио порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряженийПравительства Кировской области. 7.3. Приказы 7.3.1. Приказ - индивидуальный правовой акт, издаваемый(принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов. Приказы издаются заместителем Председателя Правительства области- управляющим делами Правительства области, начальником хозяйственногоуправления (в пределах их компетенции) во исполнение постановлений ираспоряжений Правительства области, поручений Губернатора -Председателя Правительства области и первого заместителя ПредседателяПравительства области, а также по собственной инициативе и инициативеруководителей подразделений в пределах их компетенции. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказыпо основной (финансово-хозяйственной) деятельности; приказы по личномусоставу. 7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печатается, как правило,на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей ираспорядительной частей. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивымистандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Воисполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа являетсянормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа(должностного лица), то в констатирующей части указывается названиевида документа, наименование организации (должностного лица) - авторадокумента, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая частьможет отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается вобосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме иначинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквамибез кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮтекст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершаетданное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. Приотсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествуеттекст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то онопечатается с новой строки от левой границы текстового поля документа(от нулевого положения табулятора). Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются всоответствии с требованиями, изложенными в пункте 6.20 раздела 6настоящей Инструкции. Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержатьзаконченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии иинициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могутбыть указаны подразделения), затем указывается срок исполнения ипредписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределеннойформе ("... обеспечить ...", "... организовать ...", "... осуществить...", "... подготовить ..." и т.д.). Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданныеприказы или их отдельные пункты, это оговаривается в текстеиздаваемого приказа. В последнем пункте распорядительной части при необходимостиуказывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением приказа. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметьсамостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения,заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. 7.3.3. Подготовка и оформление проектов приказов заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти 7.3.3.1. Приказами заместителя Председателя Правительства области- управляющего делами Правительства области (далее именуется -приказы) оформляются решения по вопросам, входящим в его компетенцию. 7.3.3.2. Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями наосновании указаний заместителя Председателя Правительства области -управляющего делами Правительства области либо по инициативеруководителей подразделений. Проекты приказов по кадровым вопросам (по работникам, занимающимдолжности, не отнесенные к государственным должностям, иосуществляющим техническое обеспечение деятельности Правительстваобласти, подразделений, кроме младшего обслуживающего персонала)готовит управление государственной службы и кадров на основаниипоручений или соответствующих представлений руководителейподразделений. Проекты приказов по основной (финансово-хозяйственной)деятельности готовит хозяйственное управление. 7.3.3.3. Ответственность за подготовку проекта приказа иприложений к нему, их согласование (в форме визирования первогоэкземпляра подлинника документа) с руководителями подразделений,которым в проекте приказа даются поручения, несут руководителиподразделений, которые готовят и вносят проект. 7.3.3.4. Проекты приказов и приложения к ним в обязательномпорядке визируются руководителем подразделения, готовившим проектприказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - начальникомправового управления администрации Правительства области (далее -правовое управление) или замещающим его лицом. Возражения или замечания по проекту приказа излагаются наотдельном листе и прилагаются к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения,меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторномувизированию. 7.3.3.5. Приказы подписываются заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области илизамещающим его лицом. 7.3.3.6. Подписанные заместителем Председателя Правительстваобласти - управляющим делами Правительства области или замещающим еголицом приказы должны быть зарегистрированы (в том числе в электроннойбазе данных): по личному составу (кроме младшего обслуживающего персонала) - вуправлении государственной службы и кадров; по вопросам основной (финансово-хозяйственной) деятельности и поличному составу младшего обслуживающего персонала, - в хозяйственномуправлении. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказне допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускаетсятолько по согласованию с руководителем, подписавшим приказ. При этомна документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера всоответствии с очередностью их регистрации в пределах календарногогода, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной(финансово-хозяйственной) деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением иосвобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личномусоставу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом впервом случае к номеру приказа по личному составу через тиредобавляется буква "к", а в приказах по личному составу, связанных спредоставлением отпусков работникам, к номеру приказа через тиредобавляется буква "о". Оформленные в установленном порядке копии приказов (сфаксимильным воспроизведением подписи заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области)направляются адресатам согласно указанию о рассылке. Замена разосланного приказа производится по указаниюруководителя, подписавшего приказ. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное неопределено в самом приказе. 7.4. Положения (инструкции) Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаютсяправила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ееподразделения) и отдельных сотрудников. Положение визируется руководителем подразделения - разработчика иутверждается (имеет гриф утверждения) соответствующим распорядительнымдокументом. Должностные инструкции работников подразделения утверждаются егоруководителем. 7.5. Протоколы Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным ихрасположением: герб Кировской области (для протокола заседанияПравительства области); наименование организации (при необходимости);наименование вида документа (протокол с указанием его номера) сназванием коллегиального органа или вида коллегиальной работы(Протокол N : заседания Правительства Кировской области, протоколсовещания, конференции или собрания); дату; место составления илииздания документа; текст; соответствующие подписи; идентификаторэлектронной копии документа. В тексте протокола заседания Правительства области вначалеуказывается председательствующий на заседании, затем присутствующиечлены Правительства области (первый заместитель ПредседателяПравительства области, в алфавитном порядке заместители ПредседателяПравительства области, члены Правительства области) и присутствующиелица из числа постоянно приглашаемых на заседания Правительстваобласти; указывается категория и количественный состав приглашенных назаседание по отдельным вопросам (список приглашенных прилагается кпротоколу). В основной части текста протокола печатаются повестка дня иразделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскимицифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указаниемрассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному вопросу(с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). СловаСЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточиемв конце от левой границы текстового поля документа (от нулевогоположения табулятора). К протоколу заседания Правительства области печатается переченьпостановлений и распоряжений, приложенных к протоколу заседанияПравительства Кировской области, с указанием даты заседания и номерапротокола. Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и текстыдокладов прилагаются к протоколу. Если распоряжение Правительстваобласти принято на его заседании, то его копия в соответствующейпоследовательности помещается в подлинники распоряжений Правительстваобласти, принятых в оперативном порядке. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего решения. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарногогода. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметьсоставные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,принимавших участие в работе коллегиального органа, например:15.10.2001 N 8/23/N 10. 7.6. Акты Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийустановленные факты или события. Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением:наименование организации; наименование вида документа (акт); дату ирегистрационный номер; место составления или издания документа; грифутверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст;подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших присоставлении акта и ознакомившихся с ним. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) илиспециально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писатьназвание или краткое содержание актируемого факта или события. В вводной части акта указывается распорядительный документ, наосновании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Еслиакт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии,затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением ихинициалов, фамилий и, при необходимости, должностей. Если присоставлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименованиеих должностей с обозначением организации, инициалов и фамилий. В основной части акта излагается сущность и характер проведеннойработы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даютсяпредложения. В конце текста с красной строки указывается количествоэкземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров актаопределяется числом заинтересованных сторон или нормативнымидокументами, регламентирующими составление акта. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Актвизируется лицами, присутствовавшими при его составлении иознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этомделается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующимакт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаютсяна отдельном листе, прикладываемом к акту. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта илисобытия. При необходимости акт утверждается соответствующим руководителемс указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения. 7.7. Служебные письма 7.7.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могутбыть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные,письма - извещения, письма - приглашения, письма - запросы, письма -напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы и т.д. 7.7.2. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу.Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны ибудут рассматриваться в одном подразделении адресата или в однойорганизации. 7.7.3. В деловой переписке принята форма изложения текста отпервого лица множественного числа ("Просим ...", "Сообщаем ...","Направляем ...", "Напоминаем ...", "Высылаем ..." и т.д.). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа("Прошу ...", "Предлагаю ...", "Направляю ..." и т.д.) возможна в двухслучаях: письмо оформляется на бланке должностного лица; письмо носитконфиденциальный характер или содержит персональное обращение кадресату. 7.7.4. Письмо состоит из следующих основных частей: адресата,заголовка, обращения, вступления, основного содержания, заключения,подписи. Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логическисвязанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которыхдолжен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописныхстраниц. 7.7.5. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номердокумента, на который дается ответ, и содержать информацию по каждомуиз поставленных вопросов. 7.7.6. Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле(в секретариатах Губернатора - Председателя Правительства области,первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области,заместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области или в подразделениях), должен быть подписан,содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившегописьмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано. 7.7.7. Служебные письма, направляемые в адрес ПрезидентаРоссийской Федерации, Государственной Думы и Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации, Председателя ПравительстваРоссийской Федерации, подписываются Губернатором - ПредседателемПравительства области, а в его отсутствие - первым заместителемПредседателя Правительства области; направляемые в адрес министерств иведомств Российской Федерации - Губернатором - ПредседателемПравительства области, первым заместителем и заместителямиПредседателя Правительства области, заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области, атакже руководителями иных органов исполнительной власти области. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинникадокумента. Его размер не должен превышать 2-3 страниц, а по крупнымвопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4. 7.7.8. Служебные письма с просьбами, направляемые в ПравительствоРоссийской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации,готовятся по согласованию с Губернатором - Председателем Правительстваобласти (в его отсутствие - с первым заместителем ПредседателяПравительства области), с соответствующим заместителем ПредседателяПравительства области или заместителем Председателя Правительстваобласти - управляющим делами Правительства области, как правило, попредварительной договоренности с данным органом, о чем делаетсясоответствующая запись на втором экземпляре документа, остающегося вделе. 7.7.9. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическимлицам иностранных государств, подготовленные, согласованные изарегистрированные (после их подписания) в установленном порядке,подписываются Губернатором - Председателем Правительства области,первым заместителем Председателя Правительства области илизаместителями Председателя Правительства области (либо по их поручениюруководителем подразделения) и направляются непосредственно адресатулибо с сопроводительным письмом через посольство данного государства вРоссийской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличииперевода, подписанного Губернатором - Председателем Правительстваобласти, первым заместителем Председателя Правительства области илизаместителями Председателя Правительства области (либо по их поручениюруководителем подразделения) и завизированного должностным лицом,подготовившим данное письмо. 7.8. Служебные (докладные) записки Служебная (докладная) записка - документ, содержащий изложениекакого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Записка должна иметь адресата, заголовок к тексту, дату,исходящий номер, подпись с указанием полного наименования должностилица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 7.9. Телеграммы 7.9.1. Телеграммы (приложения 3, 4, 5) составляются только посрочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документовпочтой не обеспечивает своевременного решения проблемы. 7.9.2. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле)визируются исполнителем и руководителем соответствующегоподразделения, затем подписываются Губернатором - ПредседателемПравительства области, первым заместителем Председателя Правительстваобласти, заместителями Председателя Правительства области илизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области. В иных органах исполнительной власти областителеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются только заподписью Губернатора - Председателя Правительства области. 7.9.3. Телеграммы составляются по следующей форме: указание накатегорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адресполучателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется вканцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваиваетсясвой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица,подписавшего телеграмму. Категория и вид телеграммы проставляются составителем иуказываются перед адресатом. Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстовогополя через 2 межстрочных интервала (24 пт), ограничивается правымполем документа и имеет полный почтовый адрес получателя, его условныйили полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность,инициалы и фамилия получателя. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов ипредлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности,отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаковпрепинания прописными буквами (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ -двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки, НР - номер). Текст печатаетсячерез 3-4 межстрочных интервала (36-48 пт) от последней строкиадресата от левой границы текстового поля через 2 межстрочныхинтервала (24 пт) прописными буквами на одной стороне листа бумаги безпереноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев,исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двухмашинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловоезначение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместоразделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммызаканчивается точкой (ТЧК). В ответных телеграммах перед текстомуказывается номер или название документа, на который дается ответ.Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знакаравенства. Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму,печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через2-3 межстрочных интервала (24-36 пт) от текста. В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторныймежстрочный интервал (18 пт) располагаются адрес отправителя, датаотправления и исходящий номер, должность лица, подписавшеготелеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываютсяфамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. 7.9.4. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом,направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляетсяисполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передаетсяисполнителем в экспедицию управления делопроизводства и протокола(далее - экспедиция) после подписи и регистрации первого экземпляра(подлинника). На остальных экземплярах подпись может бытьвоспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица,подписавшего телеграмму с заверительной подписью и печатьюорганизации. В телеграммах, подписываемых руководителями несколькихорганизаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующейорганизации. При адресовании телеграммы в пять и более адресов к нейприлагается и передается в экспедицию список рассылки (с указаниемточного названия адресатов), составляемый и подписываемыйисполнителем. Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администрацийвсех сельских районов, перед телеграфным адресом получателя должнаиметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352 (приложение 4). Если телеграмма одного содержания, направляемая в адресадминистраций всех сельских районов, передается также в адресадминистраций городов области и администраций районов г. Кирова, то вэкспедицию представляется 10 экземпляров такой телеграммы (приложение5). 7.9.5. Телеграммы, подписанные Губернатором - ПредседателемПравительства области, первым заместителем Председателя Правительстваобласти, заместителями Председателя Правительства области илизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни,передаются исполнителем дежурному в здании N 1 Правительства областидля отправки: в один адрес - в одном экземпляре; нескольким адресатам- в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов. 7.10. Телефонограммы 7.10.1. Телефонограммы (приложение 6) используются дляоперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемыепо телефону, требуют документального подтверждения (например,приглашения на совещания, заседания и т.д.). 7.10.2. Телефонограмма составляется в письменном виде,подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметьисходящий номер с указанием времени ее передачи. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к нейдолжен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связии записывается (печатается) получателем. Следует проверятьправильность записи телефонограммы ее повторным чтением в концепередачи. 7.10.3. Телефонограммы, адресованные Губернатору - ПредседателюПравительства области, первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителям Председателя Правительства области, заместителюПредседателя Правительства области - управляющему делами Правительстваобласти или руководителям подразделений, принимаются сотрудникамисоответствующих секретариатов или подразделений с указанием даты ивремени приема, незамедлительно докладываются руководителю ипередаются для исполнения в соответствии с его указанием. 7.11. Договоры, соглашения, доверенности 7.11.1. Текст договоров (контрактов) и соглашений фиксируетсоглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулируетэти отношения. 7.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права насовершение каких-либо действий организации (ее подразделению),должностному или физическому лицу от имени доверителя. 7.11.3. Проекты договоров и соглашений Правительства областиготовятся подразделениями или должностными лицами на основаниипоручений Губернатора - Председателя Правительства области, первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителейПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области. Договоры, соглашения области и доверенности на право совершениякаких-либо действий от имени Правительства области подписываютГубернатор - Председатель Правительства области либо первыйзаместитель Председателя Правительства области. Договоры и соглашения за подписью Губернатора - ПредседателяПравительства области либо первого заместителя ПредседателяПравительства области (до их подписания) должны быть завизированысоответствующим заместителем Председателя Правительства области илизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области, согласованы с руководителями соответствующихподразделений и иных заинтересованных органов исполнительной властиобласти и, в обязательном порядке, с начальником правового управленияили замещающим его лицом, а связанные с расходованием средствобластного бюджета - с начальником финансового управления Кировскойобласти (далее - финансовое управление) или замещающим его лицом, сначальником отдела бухгалтерского учета администрации Правительстваобласти и председателем комитета ценовой политики Кировской области изатем переданы на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел.После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатямисторон и зарегистрированы в канцелярии. Подлинники подписанных изаверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальникауправления делопроизводства и протокола, а затем в установленномпорядке сдаются в архив. Договоры и соглашения могут подписываться также заместителямиПредседателя Правительства области или должностными лицами, которымпредоставлено право подписи данных документов (в пределахустановленных полномочий) на основании актов Губернатора -Председателя Правительства области либо доверенностей, подписанныхГубернатором - Председателем Правительства области или первымзаместителем Председателя Правительства области. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органовисполнительной власти при Правительстве области имеет правоподписывать без доверенности заместитель Председателя Правительстваобласти - управляющий делами Правительства области или лицо, егозамещающее. Доверенности регистрируются и хранятся у начальника управленияделопроизводства и протокола. 8. ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 8.1. Поступившие в адрес Правительства области, отдельныхдолжностных лиц и подразделений служебные документы, другаякорреспонденция принимаются, регистрируются и учитываются (кромесекретных документов) в канцелярии. Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в канцелярии невскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаясяв них корреспонденция не является личной перепиской и окажетсяслужебной, она возвращается в канцелярию для регистрации. В случае поступления документов, содержащих важную информацию илитребующих решения или ответа, непосредственно в подразделение онипередаются для регистрации и учета в канцелярию. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные ипраздничные дни), принимаются дежурным в здании N 1 Правительстваобласти с последующей передачей их утром первого рабочего дня вканцелярию для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Весьма срочно"или "Срочно" дежурным передаются непосредственно адресату, а в случаеего отсутствия - ответственному дежурному по Правительству области, очем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затемданные документы регистрируются в канцелярии. 8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившейкорреспонденции производится проверка правильности ее адресования идоставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа илиотдельных его листов, приложений, повреждение документа,несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа,составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которогонаправляется отправителю, другой остается в канцелярии, а третийприобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленнаякорреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю. Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев,когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправкии получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются иприкладываются к письмам. 9. РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 9.1. Основным правилом регистрации документов являетсяоднократность. Каждый документ должен регистрироваться только одинраз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящиенесекретные документы, за исключением: внутренних документов,документов, адресованных иным органам исполнительной власти области,бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатныхизданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности,учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок,поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могутрегистрироваться в соответствующих подразделениях (за исключениемрекламных извещений и поздравлений). 9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (припоступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие ивнутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно"регистрируются вне очереди. 9.3. Документы регистрируются:в канцелярии управления - все входящие и исходящиеделопроизводства и несекретные документы (запротокола исключением писем и заявлений граждан); договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно- контрольных карточек;в протокольном отделе - постановления и распоряженияуправления делопроиз- Правительства области, распоряженияводства и протокола Председателя Правительства области;*в отделе писем и устного - письма, заявления граждан;приема граждан управле-ния делопроизводства ипротокола в управлении специаль- - все входящие и исходящие секретныеных программ, управле- документы;нии специальной доку-ментальной связиадминистрацииПравительстве области в подразделениях, - исходящие документы в единойимеющих доступ в единую электронной базе данных регистрацииэлектронную базу данных документов; входящие и исходящиерегистрации документов внутренние документы; соответствую- щие лицензии;в подразделениях, не - входящие и исходящие внутренниеимеющих доступ в единую документы; соответствующие лицензии;электронную базу данныхрегистрации документов в управлении государ- - приказы заместителя Председателяственной службы Правительства области -и кадров управляющего делами Правительства области по личному составу (за исключением младшего обслуживающего персонала);в приемной начальника - приказы заместителя Председателяхозяйственного Правительства области -управления управляющего делами Правительства области по основной (финансово- хозяйственной) деятельности и по находящимся в ведении начальника хозяйственного управления вопросам.--------------------- * - В протокольном отделе регистрируются также указы ираспоряжения Губернатора области При регистрации документов в единой электронной базе данныхрегистрации документов в электронную карточку вводятся необходимыеданные о документах и одновременно распечатываютсярегистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документаминаправляются по назначению. 9.4. В целях введения единой индексации при регистрациидокументов каждому подразделению присваивается индекс (условноеобозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел,позволяющий определить адрес составления (исполнения) и хранениядокумента. 9.5. Индексами распорядительных документов (постановлений,распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которыеприсваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределахкалендарного года. 9.6. Индекс входящего документа состоит из проставляемых черезтире индекса того подразделения, куда будет направлен документ длярассмотрения, индекса дела по номенклатуре дел и порядковогорегистрационного номера с указанием даты регистрации. 9.7. Индекс исходящего документа, не связанного с ответом навходящий документ, состоит из проставляемых через тире порядковогорегистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела пономенклатуре дел. Индекс исходящего документа, связанного с ответом на входящийдокумент, состоит из проставляемых через тире индекса подразделения,индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номеравходящего документа, на который дается ответ. 9.8. Индекс письменных обращений граждан состоит из первой буквыфамилии заявителя, проставляемого через тире порядковогорегистрационного номера обращения и проставляемого через дробьбуквенного обозначения "п" (письменное обращение). 9.9. Индекс устных обращений граждан состоит из буквенногосочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядковогорегистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первыхбукв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием. 9.10. При получении повторного документа по одному и тому жевопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данныхрегистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольнойкарточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточкипредыдущего обращения, которые вместе с документом направляются поназначению. 9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в адресПравительства области, подразделений, осуществляется канцелярией всоответствии с утвержденной номенклатурой дел в Правительстве областии распределением обязанностей между Губернатором - ПредседателемПравительства области, первым заместителем Председателя Правительстваобласти, заместителями Председателя Правительства области изаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области. 10. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Зарегистрированные в канцелярии документы с распечатаннымирегистрационно-контрольными карточками раскладываются всоответствующие ячейки и папки. Работники, ответственные за ведениеделопроизводства в подразделениях, не реже двух раз в день (до 11 час.30 мин. и до 16 час. 30 мин.) получают в экспедиции поступившуюкорреспонденцию. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются поназначению работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращаетсяв канцелярию. 10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатора -Председателя Правительства области, первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителей Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - управляющегоделами Правительства области, предварительно рассматриваетсязаведующими секретариатами, которые готовят по ней проекты поручений,и в согласованное с руководителями время (как правило, в деньпоступления) представляется на их рассмотрение. Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычнона специальном бланке, излагается лаконично и должно содержатьинициалы и фамилию работника, которому дается поручение, срокисполнения, подпись руководителя и дату. 10.3. Руководители подразделений (должностные лица) организуютисполнение поступивших к ним документов. Поручения Губернатора - Председателя Правительства области,первого заместителя Председателя Правительства области, заместителейПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области поисполнению документов, а также соответствующие поручения руководителейподразделений переносятся в регистрационно-контрольные карточки, затемдокументы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделениификсируются работником, ответственным за ведение делопроизводства. На документе информационного характера на свободном от текстаместе на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц суказанием даты. 10.4. Если поручение по исполнению документа дано несколькимподразделениям (должностным лицам), то он в процессе исполненияпередается в соответствующие подразделения поочередно или одновременнов копиях (за исключением случаев, когда размножение документа неразрешается) с последующими соответствующими отметками врегистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилияисполнителя, отметка об исполнении). 10.5. После завершения работы над документом исполнитель долженне позднее чем в указанный в резолюции срок (в иных случаях - в сроки,указанные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции) доложитьсоответствующему руководителю о результатах исполнения поручения. 10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностнымлицом, давшим по нему поручение, и затем в 10-дневный срок сдаетсяработнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении. 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВЫСШИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 11.1. Федеральные конституционные законы и федеральные законы,указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановленияГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,(далее - документы высших органов государственной власти), кромесекретных документов, регистрируются в канцелярии в первую очередь ипередаются в секретариат заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области. 11.2. Секретариат заместителя Председателя Правительства области- управляющего делами Правительства области готовит проекты порученийпо данным документам и передает их на рассмотрение Губернатору -Председателю Правительства области (в его отсутствие - первомузаместителю Председателя Правительства области). 11.3. Документы высших органов государственной власти послерассмотрения их Губернатором - Председателем Правительства области сего поручениями возвращаются в секретариат заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области, гдерезолюция по каждому документу переносится в соответствующиерегистрационно-контрольные карточки. 11.4. Если контрольному управлению администрации Правительстваобласти (далее - контрольное управление) дано поручение взятьисполнение документа высшего органа государственной власти наконтроль, то секретариат заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области вначале передаетего в контрольное управление (которым на документ заводитсяконтрольная карточка и контрольное дело, заносятся необходимыесведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль"), а затемнаправляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам,которым даны поручения по его исполнению. Исполнитель знакомится с документом в течение не более 2 рабочихдней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащемпоручение, и возвращает документ в секретариат заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти. На подлинниках документов высших органов государственнойвласти писать резолюции, делать пометки не разрешается. 11.5. Если в соответствии с поручением Губернатора - ПредседателяПравительства области исполнение документа возложено на несколькихдолжностных лиц, то координация и ответственность за его выполнениевозлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. 11.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводятнеобходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия повыполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор иобработку требуемой информации, подготовку итоговой информации(справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело, а такжевносят при необходимости на рассмотрение Губернатору - ПредседателюПравительства области (согласованные с соответствующим заместителемПредседателя Правительства области или заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области)предложения о внесении необходимых изменений в действующие актыПравительства области или принятии соответствующего постановления илираспоряжения Правительства области. 11.7. О выполнении поручения по документу высшего органагосударственной власти соответствующими должностными лицами вустановленный Губернатором - Председателем Правительства области срокему представляется (согласованная с соответствующим заместителемПредседателя Правительства области или заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области)итоговая информация либо подготовленный и согласованный вустановленном порядке проект постановления или распоряженияПравительства области. Если контроль за исполнением документа поручен контрольномууправлению, то итоговая информация в установленный контрольнымуправлением срок соответствующими должностными лицами направляется вего адрес и после ее обработки представляется контрольным управлениемна рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области. Если в поручении Губернатора - Председателя Правительства областине определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные впункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда вдокументе высшего органа государственной власти установлен конкретныйсрок представления в его адрес соответствующей информации. 11.8. Если по объективным причинам возникает необходимостьпродления срока исполнения поручения Губернатора - ПредседателяПравительства области по документам высших органов государственнойвласти, исполнители не позднее чем за 5 календарных дней до истеченияустановленного срока представляют Губернатору - ПредседателюПравительства области (по документам, находящимся на контроле вконтрольном управлении, через данное управление) мотивированнуюпросьбу в письменном виде о продлении срока с предложением о новомсроке выполнения поручения. В случае получения согласия об изменениисрока информируется контрольное управление и делается соответствующаяотметка в контрольных карточках и базе данных автоматизированнойсистемы "Контроль". 11.9. Информация по выполнению документа высшего органагосударственной власти, направляемая в его адрес, должна бытьнапечатана на бланке установленной формы и листах формата А4 черезполуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr)размером N 13 или N 14, согласована с соответствующим заместителемПредседателя Правительства области или заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области (подокументам, находящимся на контроле в контрольном управлении, также сначальником данного управления) и не позднее чем за 5 календарных днейдо истечения установленного в документе срока представлена на подписьГубернатору - Председателю Правительства области. 11.10. Подписанная информация, направляемая в высший органгосударственной власти, должна иметь исходящий регистрационный номер(который берется в канцелярии), дату отправления и ссылку на дату ирегистрационный номер документа высшего органа власти, на которыйдается ответ. 11.11. Поручение Губернатора - Председателя Правительстваобласти, данное во исполнение документа высшего органа государственнойвласти, считается исполненным после выполнения предусмотренных этимдокументом мероприятий (принятия соответствующего постановления илираспоряжения Правительства области, направления в данный органсоответствующей информации, предложений или других материалов). 11.12. Порядок выполнения поручений Губернатора - ПредседателяПравительства области, первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти по исполнению документов министерств и ведомств РоссийскойФедерации аналогичен порядку выполнения поручений по документамПрезидента Российской Федерации, высших органов государственной властиРоссийской Федерации. 11.13. После исполнения поручения по нормативному правовому актуПрезидента Российской Федерации, высшего органа государственной властиРоссийской Федерации подлинник данного документа с отметкой овыполнении поручения передается в секретариат заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области,затем в установленном порядке сдается в архив. (В редакцииРаспоряжения Правительства Кировской области от 01.11.2004 г. N 359) 11.14. Если исполнение поручения Губернатора - ПредседателяПравительства области по документу Президента Российской Федерации иливысшего органа государственной власти Российской Федерации находитсяна контроле в контрольном управлении, то после выполнения поручения иснятия документа с контроля Губернатором - Председателем Правительстваобласти все связанные с этим материалы (планы мероприятий, справки,информации) формируются в дело, которое хранится в контрольномуправлении и в установленном порядке затем сдается в архив. 12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН 12.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан должнавестись в соответствии с действующим законодательством. 12.2. Обеспечение централизованного учета и организациясвоевременного рассмотрения письменных и устных обращений гражданосуществляется отделом писем и устного приема граждан управленияделопроизводства и протокола (далее - отдел писем и устного приемаграждан). 12.3. Краткое содержание поступивших в адрес Правительстваобласти письменных обращений граждан отделом писем и устного приемаграждан заносится в соответствующую электронную базу данных сраспечаткой регистрационно-контрольных карточек в день их получения. 12.4. Повторным обращениям граждан присваивается очереднойрегистрационный номер, в соответствующей электронной базе данныхделается отметка о повторности, к заявлению прикладывается дубликатконтрольно-регистрационной карточки первого обращения. 12.5. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу,поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными ирегистрируются под регистрационным номером первого обращения суказанием порядкового номера. 12.6. Все зарегистрированные обращения граждан подлежатрассмотрению, кроме анонимных и некорректных. 12.7. Зарегистрированные и оформленные в установленном порядкеписьма граждан передаются на рассмотрение Губернатору - ПредседателюПравительства области, первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителям Председателя Правительства области, заместителюПредседателя Правительства области - управляющему делами Правительстваобласти, затем не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрациинаправляются для исполнения в соответствии с поручением, о чемзаявители извещаются письменно. Если поручение по рассмотрению письма дано нескольким должностнымлицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагаетсяна должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляетсяподлинник письма и поручения, остальным лицам - копия. Не разрешается передавать письма граждан из одного подразделенияв другое, минуя отдел писем и устного приема граждан. Письма, направленные Губернатором - Председателем Правительстваобласти, первым заместителем Председателя Правительства области,заместителями Председателя Правительства области, заместителемПредседателя Правительства области - управляющим делами Правительстваобласти на исполнение непосредственно в подразделения, переадресовкеими в другие организации не подлежат. Не допускается направление писем граждан на рассмотрениедолжностным лицам или организациям, решения и действия (илибездействие) которых обжалуются. 12.8. Письма с просьбами о личном приеме без указания существавопроса направляются в соответствующие организации и органы местногосамоуправления для выяснения сути обращения. В этом случаеруководителю ведомства предлагается рассмотреть обращение, дать ответавтору письма, а при необходимости - и Правительству области. 12.9. При поступлении письма, содержащего вопросы, решениекоторых не относится к ведению Правительства области, данное обращениене позднее чем в 5-дневный срок со дня его поступления ссопроводительным письмом направляется по подведомственности суведомлением об этом заявителя. 12.10. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретныхнарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль. Дляэтого на подобном письме проставляются штампы "Взято на контроль" и"Подлежит возврату в Правительство области". Письма граждан, взятые наконтроль, подлежат возврату вместе с ответом в отдел писем и устногоприема граждан. 12.11. Письменные обращения граждан рассматриваются вподразделениях, как правило, не свыше одного месяца со дня ихрегистрации, а не требующие длительного изучения и проверки -безотлагательно, но не свыше 15 календарных дней, если поручением неустановлен другой срок. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются в течение7 календарных дней. В тех случаях, когда требуется дополнительное изучение вопроса,поднятого в письменном обращении, срок рассмотрения может бытьпродлен, но не более чем на один месяц (писем и заявленийвоеннослужащих и членов их семей - не более чем на 15 календарныхдней), о чем должно быть сообщено заявителю, а по контрольнымобращениям - в отдел писем и устного приема граждан. Продление срока рассмотрения письма производится должностнымлицом, давшим по нему поручение. Если письмо поступило из вышестоящегооргана и взято на контроль, то срок его рассмотрения может бытьпродлен только с разрешения этого органа через отдел писем и устногоприема граждан. Подобное согласование должно быть проведено за неделюдо истечения установленного срока. 12.12. При промежуточном ответе (с указанием, что частичносделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется надополнительный контроль до окончательного решения вопроса, о чемставится в известность автор. 12.13. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителюдан мотивированный ответ в письменной или устной форме. При устном уведомлении автора о результатах рассмотрения егообращения исполнителем об этом указывается в соответствующейинформации или делается запись в правом нижнем углу первого листаписьма либо на отдельном листе (со ссылкой на регистрационный номер идату обращения) с указанием даты уведомления, ставится подпись и дата. 12.14. Контроль за своевременным и полным рассмотрениемписьменных обращений граждан, поступивших на исполнение вподразделения, осуществляют руководители этих подразделений. 12.15. Информации (справки) подразделений (должностных лиц) обисполнении взятых на контроль писем граждан должны содержать ответы навсе поднятые в заявлениях вопросы; оценки предложений, просьб, жалоб иподтвердившихся фактов с указанием принятых мер по устранению вскрытыхнедостатков, а также сообщение о том, когда и кем заявитель поставленв известность о результатах рассмотрения его письма. В информации о результатах рассмотрения повторного обращенияуказываются также причины его возникновения и, при необходимости,принятые меры к лицам, виновным в поверхностном, невнимательномрассмотрении первоначального обращения. В случае нарушения установленного срока рассмотрения письма всправке указываются причины этого. 12.16. Ответ о результатах рассмотрения письменного обращения,поступившего через федеральный орган и взятого им на контроль, черезотдел писем и устного приема граждан передается на подписьдолжностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 рабочих днядо истечения установленного срока. Остающийся в деле второй экземплярответа визируется исполнителем, руководителем соответствующегоподразделения. 12.17. Ответы на письма, взятые на контроль, адресуютсяисполнителями Губернатору - Председателю Правительства области,первому заместителю Председателя Правительства области, заместителямПредседателя Правительства области, заместителю ПредседателяПравительства области - управляющему делами Правительства области,передаются в отдел писем и устного приема граждан, где онианализируются. С подлинником письма и регистрационно-контрольной карточкой ответпредставляется на подпись тому должностному лицу, которым было данопоручение о его рассмотрении. Не допускается отправлять ответы на письма, адресованныеГубернатору - Председателю Правительства области, первому заместителюПредседателя Правительства области, заместителям ПредседателяПравительства области, заместителю Председателя Правительства области- управляющему делами Правительства области, за подписью руководителяподразделения, если ему такого поручения не давалось. 12.18. Если по письменному обращению было дано поручение стребованием доложить о результатах его рассмотрения, то должностноелицо, которым давалось поручение, может снять вопрос с контроля наосновании информации об исполнении поручения или предложить продолжитьконтроль с указанием срока представления окончательной информации. При согласии с результатами рассмотрения письма должностное лицоподписывает ответ. Об исполнении находящегося на контроле обращения делается отметкав соответствующей электронной базе данных. 12.19. Первоначальный прием граждан с устными обращениями ведутработники отдела писем и устного приема граждан, которые фиксируютустные обращения в журнале с указанием фамилии, имени и отчестваобратившегося; его адреса; места работы или учебы; содержания просьбыили жалобы; результатов рассмотрения в данном отделе. При наличии оснований работники отдела записывают граждан наличный прием к руководству области. 12.20. Прием граждан по личным вопросам Губернатором -Председателем Правительства области, первым заместителем ПредседателяПравительства области, заместителями Председателя Правительстваобласти, заместителем Председателя Правительства области - управляющимделами Правительства области ведется согласно графику, утвержденномуГубернатором - Председателем Правительства области. Прием по личным вопросам в подразделениях ведут их руководителиили замещающие их лица. Учет приема посетителей по личным вопросам Губернатором -Председателем Правительства области, первым заместителем ПредседателяПравительства области, заместителями Председателя Правительстваобласти, заместителем Председателя Правительства области - управляющимделами Правительства области ведется отделом писем и устного приемаграждан по регистрационно-контрольным карточкам установленной формы суказанием даты приема; фамилии, имени и отчества заявителя; егоадреса; социального положения; рода занятий; должности; сути вопроса;фамилии, имени и отчества ведущего прием и его поручения. При повторных обращениях к регистрационно-контрольной карточкеприлагаются все материалы по первому обращению. Работник, ответственный за ведение делопроизводства вподразделении, ежемесячно передает в отдел писем и устного приемаграждан информацию о приеме по личным вопросам в подразделении. 12.21. Отдел писем и устного приема граждан ежемесячноанализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан исистематически представляет Губернатору - Председателю Правительстваобласти сведения о количестве и характере поступивших обращений,данные о личном приеме граждан в Правительстве области. 12.22. Порядок работы с поручениями руководства Правительстваобласти по устным обращениям граждан аналогичен порядку исполненияпоручений по письменным обращениям граждан. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ) АКТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 13.1. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Правительства области; распоряжений Председателя Правительства области; поручений Губернатора - Председателя Правительства области(первого заместителя Председателя Правительства области); приказов, распоряжений и поручений, содержащихся в оформленныхрезолюциях заместителя Председателя Правительства области -управляющего делами Правительства области по рассмотренным документам;других документов, требующих решения или ответа. Контроль осуществляется с использованием автоматизированнойсистемы "Контроль", соответствующих электронных баз данных иконтрольных карточек. 13.2. Ответственность за фактическое исполнение документов ипоручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля вподразделениях возлагается на их руководителей. Ответственность за выполнение конкретных указов, распоряжений ипоручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и порученийПравительства области, распоряжений Председателя Правительстваобласти, приказов и распоряжений заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства областинесут руководители подразделений либо должностные лица, на которыхвозложен контроль или которым даны поручения. Если в соответствии с указом, распоряжением или поручениемГубернатора области, постановлением, распоряжением или поручениемПравительства области, распоряжением Председателя Правительстваобласти, приказом или распоряжением заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства областивыполнение либо контроль за исполнением документа или поручениявозложен на несколько подразделений (должностных лиц), то координацияработы и ответственность за выполнение возлагается на подразделение(должностное лицо), указанное в постановлении, распоряжении, приказе,резолюции первым. 13.3. Первый заместитель и заместители Председателя Правительстваобласти, заместитель Председателя Правительства области - управляющийделам и Правительства области ежеквартально, руководителиподразделений ежемесячно на своих оперативных совещаниях рассматриваютвопросы исполнения находящихся на контроле документов и поручений,намечают и осуществляют меры по устранению имеющихся в этой работенедостатков, по повышению исполнительской дисциплины сотрудников. 13.4. Контрольное управление постоянно анализирует соблюдениесроков исполнения находящихся у него на контроле документов ипоручений Губернатора области, постановлений и распоряженийПравительства области, распоряжений Председателя Правительства областии по итогам полугодия информирует Губернатора - ПредседателяПравительства области и заместителя Председателя Правительства области- управляющего делами Правительства области о состоянииисполнительской дисциплины, а о ходе выполнения долгосрочных программдокладывает Губернатору - Председателю Правительства области не режеодного раза в год, если иной срок не установлен в документе илипоручении. Контрольное управление осуществляет учет поручений, данных назаседаниях Правительства области по вопросам, не включенным в повесткудня, доводит их до соответствующих исполнителей, обеспечивает контрольза их выполнением в установленные сроки. О состоянии дел по выполнениюданных поручений ежемесячно информируется заместитель ПредседателяПравительства области - управляющий делами Правительства области. 13.5. Руководители подразделений по каждому взятому на контрольдокументу и поручению определяют конкретных работников, ответственныхза организацию систематического контроля за их выполнением. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные насогласование, рассматриваются в первую очередь. В подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу ипоручению не позднее чем в 3-дневный срок после их полученияразрабатывается план по организации (проверке) их исполнения, которыйсогласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным иперспективным вопросам - и с соответствующим заместителем ПредседателяПравительства области или заместителем Председателя Правительстваобласти - управляющим делами Правительства области. При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом наместо подразделение заблаговременно (не позднее чем за 10 календарныхдней до начала очередного месяца) представляет свои планы проверок напредстоящий месяц в управление по организационным вопросам и работе стерриториями администрации Правительства области (далее - управлениепо организационным вопросам и работе с территориями), котороекоординирует эту работу с целью недопущения одновременных проверок водном и том же муниципальном образовании. Внеплановые проверки могутпроводиться только по согласованию с управлением по организационнымвопросам и работе с территориями. 13.6. На каждый поставленный на контроль документ вподразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся:контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, планмероприятий подразделения по организации и проверке исполнениядокумента, проверочный материал и информация о ходе выполнениядокумента, итоговая справка (информация) подразделения о результатахисполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 13.7. Руководители подразделений обеспечивают своевременноевыполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, принеобходимости вносят соответствующие предложения, направленные насвоевременное решение поставленных задач. О выполнении отдельных пунктов указов, распоряжений Губернатораобласти, постановлений и распоряжений Правительства области,распоряжений Председателя Правительства области или утвержденныхмероприятий с конкретными сроками исполнения подразделениясвоевременно (не позднее чем за 5 рабочих дней до истеченияустановленного срока) представляют Губернатору - ПредседателюПравительства области (по документам, находящимся на контроле вконтрольном управлении, через данное управление) согласованную ссоответствующим заместителем Председателя Правительства области илизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области краткую информацию в письменном виде. Если возникает необходимость продления или изменения срокаисполнения отдельных пунктов указа, распоряжения Губернатора области,постановления и распоряжения Правительства области, распоряженияПредседателя Правительства области или утвержденных мероприятий,подразделения обязаны не позднее чем за 5 календарных дней доистечения установленного срока обратиться к Губернатору - ПредседателюПравительства области (по документам, находящимся на контроле вконтрольном управлении, через данное управление) с обоснованнойписьменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителемПредседателя Правительства области или заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области) оновом сроке выполнения поручения. При согласии с изменением срока обэтом ставится в известность контрольное управление и делаетсясоответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данныхавтоматизированной системы "Контроль". 13.8. Срок исполнения документа (письмо, поручение и т.п.),поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания(принятия, утверждения). Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению вуказанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющиепометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку"Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. 13.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле указов,распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений,распоряжений и поручений Правительства области, распоряженийПредседателя Правительства области не позднее чем за 5 рабочих дней доистечения установленного срока их исполнения подразделения(должностные лица) готовят и представляют на рассмотрение Губернатору- Председателю Правительства области письменную информацию,завизированную соответствующим заместителем Председателя Правительстваобласти или заместителем Председателя Правительства области -управляющим делами Правительства области. По документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольномуправлении, она представляется через данное управление. Если в указе, распоряжении Губернатора области, в постановлении,распоряжении Правительства области, распоряжении ПредседателяПравительства области не указан срок представления информации, справкао ходе исполнения документа направляется в контрольное управление поего запросу, итоговая информация о выполнении представляется непозднее чем через год со дня принятия указа, постановления,распоряжения. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области,постановление, распоряжение или поручение Правительства области,распоряжение Председателя Правительства области исполняют несколькоподразделений (должностных лиц), то обобщенную информацию Губернатору- Председателю Правительства области представляет координирующееподразделение (должностное лицо) за подписью соответствующихруководителей подразделений (должностных лиц), согласованную ссоответствующим заместителем Председателя Правительства области илизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области. Информация о выполнении поручения Губернатора - ПредседателяПравительства области, данного им на оперативном совещании,представляется в секретариат Губернатора - Председателя Правительстваобласти со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможностивыполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязанзаранее обратиться в секретариат Губернатора - ПредседателяПравительства области с мотивированной письменной просьбой о продлениисрока выполнения. Итоговая информация об исполнении указа или распоряженияГубернатора области, постановления либо распоряжения Правительстваобласти, распоряжения Председателя Правительства области объемом, какправило, не более 2 страниц машинописного текста должна содержатьсведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта ипоставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутыерезультаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц,намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков,а также предложения о снятии указа, постановления или распоряжения сконтроля или продлении срока его выполнения. Итоговая информация об исполнении находящегося на контроле вконтрольном управлении указа или распоряжения Губернатора области,постановления либо распоряжения Правительства области, распоряженияПредседателя Правительства области перед представлением ее нарассмотрение Губернатору - Председателю Правительства областинаправляется исполнителями в контрольное управление для последующегодоклада Губернатору. Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил,возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки иповторного представления. 13.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового актаГубернатора области, Правительства области принимает Губернатор -Председатель Правительства области на основании представленной черезконтрольное управление итоговой информации по его выполнению. Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора областиили Правительства области не означает прекращения его действия. Онпрекращает свое действие в случае принятия соответствующего правовогоакта об отмене его действия. Вопрос о признании нормативного правового акта утратившим силу вустановленном порядке вносится на рассмотрение Правительства области. Если срок действия нормативного правового акта указан в заголовкек тексту, то действие его прекращается с истечением этого срока приусловии, что он исполнен и итоговая информация представлена вконтрольное управление. Решение об отмене документа и снятии его с контролярегистрируется в соответствующей электронной карточкеавтоматизированной системы "Контроль". 13.11. После снятия указа, распоряжения Губернатора области,постановления, распоряжения Правительства области, распоряженияПредседателя Правительства области или другого документа с контроляконтрольное дело хранится в соответствующем подразделении. 13.12. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области,постановление, распоряжение или поручение Правительства области,распоряжение Председателя Правительства области, другой документ неснят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющееего выполнение или контроль за его исполнением, проводитдополнительную работу по реализации поставленных задач и вустановленный срок готовит повторную информацию о выполнении данногодокумента или поручения. 14. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит всоставлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании(принятии, утверждении), регистрации и отправке. До передачи подготовленного документа на подпись исполнительдолжен проверить содержание текста, его орфографическую ипунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличиенеобходимых приложений и виз согласования. Документ представляется наподпись вместе с документами, на основании которых он готовился. 14.2. Все исходящие документы Правительства области и егоподразделений после их подписания и регистрации в установленномпорядке отправляются адресатам через экспедицию (кроме факсограмм,электронной почты, секретных документов, а также исходящих документовза подписью руководителей иных органов исполнительной власти области).Документы передаются в экспедицию для отправки полностью оформленными,с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящегономера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При направлении документа в пять и более адресов исполнителемсоставляется указатель рассылки (с указанием точного названияорганизаций - адресатов и количества направляемых им копий, если ихчисло превышает единицу), который подписывается руководителемподразделения, готовившего документ. 14.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов,наличие приложений, указанных в основном документе, производитнеобходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку,адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номерадокумента в реестровый журнал, маркирование конвертов, составлениесписка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденциявносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочностидоставки отправляется работниками экспедиции фельдъегерской связью илисдается в отделение связи. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются иотправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной врайоны области), после указанного времени - на следующий день. 14.4. Корреспонденция, адресованная высшим органамгосударственной власти Российской Федерации, министерствам иведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью.При передаче законвертованной корреспонденции работнику фельдъегерскойслужбы составляется реестр в двух экземплярах, один из которыхостается в экспедиции. 14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов игородов области, администрации поселка Первомайский (Юрья-2), сдаетсяв экспедицию до 14 часов и отправляется еженедельно, как правило, повторникам и пятницам. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления идоставляется по назначению в пределах г. Кирова работниками экспедицииили фельдъегерской службы. Срочность доставки документа определяетсяГубернатором - Председателем Правительства области, первымзаместителем и заместителями Председателя Правительства области,заместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области либо начальником управления делопроизводства ипротокола на основании просьб руководителя подразделения,подготовившего документ. На обработанную корреспонденцию составляется реестр в трехэкземплярах. Один экземпляр реестра передается фельдъегерю для сдачиего с законвертованной корреспонденцией на прижелезнодорожный почтамт,второй экземпляр реестра передается работнику фельдъегерской службы,третий экземпляр остается в экспедиции. 14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после егорегистрации незамедлительно передается в экспедицию, второй экземплярс визами составителя и согласования остается в соответствующемподразделении. Текст телеграммы экспедицией передается по телетайпу на телеграф.Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, администраций Ленинского,Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются как срочнаякорреспонденция. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время,в выходные и праздничные дни, передается дежурному в здании N 1Правительства области, который на данной телеграмме указывает номердоговора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящийрегистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм,организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делаетсоответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляетсятелеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт). 14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, ввыходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора -Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителейПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области илиначальника управления делопроизводства и протокола. 14.8. Порядок прохождения внутренних документов на этапеподготовки состоит в составлении документа, его изготовлении,согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении вжурнале учета внутренних документов как исходящего документа, а наэтапе исполнения - как входящих документов, регистрируемых вканцелярии управления делопроизводства и протокола. Передача документов в другие структурные подразделенияосуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документыпередаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутреннихдокументов. 15. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 15.1. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 15.2. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы подготовленные и оформленные в установленном порядкематериалы текстового, табличного или графического характера,исполненные машинописным или типографским способом в черном илитемно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники илиих ксерокопии) на белой бумаге формата А4. 15.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы иприложения к ним составляются и оформляются как служебные письма набланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются(в канцелярии или в единой электронной базе регистрации документов) вустановленном порядке. Через управление специальной документальной связи администрацииПравительства области (далее - управление специальной документальнойсвязи) передаются факсимильные сообщения за подписью Губернатора -Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителейПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области, адокументы за подписью других лиц - с разрешения руководителейсоответствующих подразделений или замещающих их лиц. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, отправляютсятолько за подписью Губернатора - Председателя Правительства области,первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области,заместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области, а в отдельных случаях - по их разрешению заподписью руководителей подразделений. Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, и должностнымлицом, подготовившим ее. 15.4. Непосредственную передачу и прием факсограмм, их учетосуществляет управление специальной документальной связи. Для передачи в данное управление представляется (с точным кодомгорода и номером факса получателя) подлинник (ксерокопия)отправляемого документа, который остается в управлении специальнойдокументальной связи и подшивается в дело. Оригинал принятой факсограммы учитывается управлением специальнойдокументальной связи в журнале, под роспись передается в канцеляриюдля регистрации, которая направляет документ для рассмотрения илиГубернатору - Председателю Правительства области, первому заместителюи заместителям Председателя Правительства области, заместителюПредседателя Правительства области - управляющему делами Правительстваобласти, или в соответствующее подразделение. Факсограмма с резолюциейГубернатора - Председателя Правительства области, первого заместителяи заместителей Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти передается в соответствующее подразделение и после исполненияпоручения хранится в делах данного подразделения. Факсограммы, не требующие решения и ответа (в основном рекламногохарактера), управлением специальной документальной связи послерегистрации передаются непосредственно в соответствующееподразделение. 15.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учетафаксограмм возлагается на управление специальной документальной связи.Ответственность за содержание и оформление информации, передаваемой посредствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. 15.6. Ответственность за составление, оформление, учет, передачу,прием и хранение факсограмм непосредственно в подразделениях, имеющихсредства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этомрегистрация входящих и исходящих факсограмм, требующих решения, должнаосуществляться в канцелярии. 16. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ 16.1. Передача с использованием средств электронной почтыдокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача средствами электронной почтысекретных материалов. 16.2. С использованием средств электронной почты могут бытьпереданы подготовленные и согласованные в установленном порядкематериалы текстового, табличного или графического характера. 16.3. Передаваемые средствами электронной почты документы иприложения к ним составляются и оформляются как служебные письма,согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (вканцелярии) в установленном порядке. 16.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа набумажном носителе и дискета с электронной версией документа суказанием адресата передаются в канцелярию (подготовленная вмашинописном бюро электронная версия документа поступает в канцеляриючерез локальную сеть). Электронная версия документа в обязательном порядке проверяетсяна вирус. После соответствующей обработки электронная версиякорреспонденции канцелярией отправляется адресатам через управлениеинформационных систем администрации Правительства области (далее -управление информационных систем). 16.5. Входящая электронная корреспонденция через управлениеинформационных систем поступает в канцелярию. Канцелярией производится распечатка, регистрация и передачаадресатам бумажных копий входящей электронной почты. Подразделениям,подключенным к локальной сети Правительства области, электроннаяверсия входящего документа после регистрации в канцелярии передаетсябез распечатки. 17. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 17.1. Общие положения 17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общиетребования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке,хранению и использованию документов на бумажных и других материальныхносителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носителиинформации), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения. Требования настоящего раздела не распространяются на порядокобращения с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну. 17.1.2. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Дляслужебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально","Оглашению не подлежит" и т.п.). 17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленномдля несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа)"Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения,подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ. 17.1.5. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным кработе с документами ограниченного распространения, запрещаетсясообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в нихсведения без санкции должностного лица, подготовившего илиподписавшего (утвердившего) их. 17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут бытьпривлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным иобластным законодательством ответственности. 17.1.7. Руководители подразделений и лица, ответственные заведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность заобеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения ииспользования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебногопользования". Контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а вПравительстве области и его подразделениях в целом - на управлениеделопроизводства и протокола. Контроль за соблюдением установленного порядка работы ссекретными документами в подразделении возлагается на егоруководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом -на управление специальных программ. 17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебногопользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых иопечатываемых сейфах или металлических шкафах. 17.1.9. Проверка соответствия фактического наличия вподразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для служебногопользования" с данными их учета проводится не реже одного раза в годкомиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области. В состав такойкомиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет ихранение этих материалов. Проверка наличия таких документов, находящихся на хранении вархиве, проводится не реже одного раза в 5 лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимсяв соответствующем подразделении, копия которого для сведениянаправляется в управление делопроизводства и протокола. О результатахпроверки информируется заместитель Председателя Правительства области- управляющий делами Правительства области. 17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель подразделения немедленно сообщаетзаместителю Председателя Правительства области - управляющему деламиПравительства области, которым назначается комиссия для служебногорасследования обстоятельств утраты или разглашения. Результатырасследования докладываются заместителю Председателя Правительстваобласти - управляющему делами Правительства области. На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченныедела постоянного хранения утверждаются заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области ипередаются в архив для включения в дело фонда и хранения. 17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Дляслужебного пользования" от одного работника другому в подразделениипроизводится под роспись в учетных формах с разрешения руководителяподразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения вдругое производится через канцелярию под роспись в учетных формах. 17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранениедокументов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" вподразделении, с участием заведующего канцелярией составляется попроизвольной форме в двух экземплярах акт приема - передачи этихматериалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Одинэкземпляр акта передается в канцелярию. 17.2. Прием и регистрация входящих документов 17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий спометкой "Для служебного пользования" осуществляется канцелярией. 17.2.2. Вся поступившая в адрес Правительства области,подразделений корреспонденция, содержащая служебную информациюограниченного распространения, в рабочее время принимается ивскрывается работником канцелярии. В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы илииздания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертовпринимаются дежурным в здании N 1 Правительства области с записью вжурнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работникуканцелярии. Работник канцелярии, принимающий корреспонденцию, проверяетправильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов иэкземпляров документов или изданий, а также наличие указанных всопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте(пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" илиприложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, приобнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа,несоответствия номера на конверте номеру вложенного документасоставляется акт в двух экземплярах, один из которых высылаетсяотправителю. 17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования"учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы)- поэкземплярно. Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученныйдля рассылки, регистрируется под одним входящим номером. 17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебногопользования" осуществляется совместно с другой несекретнойкорреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП" (безкавычек). На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп"К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются натитульном листе. 17.2.5. Передача зарегистрированных в канцелярии документов(изданий) с пометкой "Для служебного пользования" работникамподразделений производится под роспись с распечаткойрегистрационно-контрольных карточек. 17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящихдокументов 17.3.1. На документах и на их проектах, делах или изданиях,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, вправом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляютсяпометка "Для служебного пользования" и через полуторный межстрочныйинтервал (18 пт) номер экземпляра, например: Для служебного пользования Экз. 2 17.3.2. Печатание документов с грифом "Для служебногопользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченномколичестве. На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углутекстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебногопользования" и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанногодокумента машинистка должна указать не только количество отпечатанныхэкземпляров, но и их рассылку (с указанием номера экземпляра), фамилиюисполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. 17.3.3. При отправке документа с пометкой "Для служебногопользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение"в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземплярас грифом "ДСП" и количество листов. 17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Дляслужебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновикомпод роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проектадокумента и черновика с грифом "Для служебного пользования" другомулицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена. 17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебногопользования" подлежат регистрации в канцелярии, при этом к исходящемурегистрационному номеру добавляется пометка "ДСП". 17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебногопользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени,исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражениемфакта уничтожения в учетных формах. При этом на копии остающегося вделе исходящего документа с грифом "Для служебного пользования" наобороте последнего листа исполнителем дополнительно делается запись обуничтожении черновиков и вариантов: "Черновик (и варианты) уничтожены.Дата. Подпись. Расшифровка подписи". 17.3.7. На документ, предназначенный для направления в пять иболее адресов, исполнителем составляется указатель рассылки (с точнымназванием организаций - адресатов), в котором около каждого адресатапроставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылкиподписывается или руководителем подразделения, которое готовилодокумент, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждомэкземпляре документа указывается только один адрес. Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно. Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов)с пометкой "Для служебного пользования" производится только вкопировально-множительном бюро управления делопроизводства и протокола(далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Регламентомкопировально-множительного бюро, утвержденным заместителемПредседателя Правительства области - управляющим делами Правительстваобласти. 17.3.8. Дополнительное размножение копий документов с грифом "Дляслужебного пользования" и их досылка подразделениям или сторонниморганизациям осуществляется на основании заявок руководителейподразделений, готовивших данные документы, и с разрешения руководстваПравительства области или начальника управления делопроизводства ипротокола. Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываютсяза его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и вучетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляровпроизводится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 17.3.9. Документы для отправки передаются в экспедицию полностьюоформленными, с указанием точного названия адресата и его почтовогоадреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящегономера, даты и в необходимом количестве экземпляров. 17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебногопользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связьюили заказной корреспонденцией. 17.3.11. Корреспонденция, содержащая информацию ограниченногораспространения, отправляется в двух пакетах (конвертах). На первом пакете в правом верхнем углу проставляется гриф "Дляслужебного пользования". Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенныхдокументов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции,например: Для служебного пользования Конвертовал (подпись) М.П. "Для пакетов" Администрация района г. Вятские Поляны Кировской области N 3 ДСП _____________________________________ г. Киров, Правительство Кировской области После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета(в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеембумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов". Затем этот пакет (конверт) вкладывается во второй пакет(конверт), который оформляется как заказное отправление. 17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебногопользования" через органы фельдсвязи оформляется реестр установленнойформы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе скорреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра сраспиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в делереестров экспедиции. 17.4. Группировка исполненных документов в дела Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"группируются в дела вместе с другими несекретными документами всоответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства итребованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При этомна обложке дела, в которое помещены такие документы, такжепроставляется гриф "Для служебного пользования". 17.5. Использование документов, изданий и дел 17.5.1. К работе с документами и делами с пометкой "Дляслужебного пользования", находящимися в подразделении, допускаютсясотрудники подразделений по разрешению руководителя подразделения,готовившего эти документы. 17.5.2. Представители других организаций допускаются к работе сдокументами с грифом "Для служебного пользования", находящимися вподразделении, при наличии письменной просьбы руководителей этихорганизаций и соответствующего указания Губернатора - ПредседателяПравительства области, первого заместителя и заместителей ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- управляющего делами Правительства области или разрешенияруководителя подразделения, готовившего эти документы. 17.5.3. Ознакомление работников подразделений с делами,содержащими документы с пометкой "Для служебного пользования" инаходящимися на хранении в архиве, осуществляется по разрешениюзаместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области или начальника управления делопроизводства ипротокола. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникамподразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок неболее 10 дней. Дела и издания с грифом "Для служебного пользования"выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале(карточке учета) выдачи дел и изданий (приложение 8). Снятие копий с находящихся на хранении в архиве документов спометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство выписокиз них осуществляется работниками архива (в соответствии сустановленным порядком) с согласия руководителей подразделений,готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешениюГубернатора - Председателя Правительства области, первого заместителяи заместителей Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти или начальника управления делопроизводства и протокола наосновании письменных просьб. 17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению 17.6.1. Проведение экспертизы научно-исторической ценности ипрактического значения документов, изданий и дел с пометкой "Дляслужебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатовпроизводится в соответствии с требованиями и порядком, установленнымидля несекретных материалов (пункт 20.3 раздела 20 настоящейИнструкции). 17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссиейадминистрации Правительства области (далее - ЭК администрацииПравительства области) к уничтожению дела, документы или издания спометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическоезначение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшемухранению, подразделениями передаются в канцелярию для уничтожения. После утверждения решения ЭК администрации Правительства областизаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области отобранные к уничтожению дела, документы илииздания с грифом "Для служебного пользования" заведующим сектором(канцелярией) управления делопроизводства и протокола уничтожаются поотдельному акту (приложение 9). 17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебногопользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делаетсяотметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например:"Уничтожено. Акт N ...... от................. (дата). Подпись и еерасшифровка". Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Дляслужебного пользования" хранятся в канцелярии 10 лет, а акты обуничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются вархив. 18. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ 18.1. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур наприсвоение званий "Почетный гражданин Кировской области", "Лауреатпремии Кировской области", на награждение Почетной грамотой иБлагодарственным письмом Правительства Кировской области производитсяв соответствии с требованиями, установленными:для присвоения звания - Законом Кировской области "О"Почетный гражданин присвоении звания "Почетный гражданинКировской области" Кировской области" от 21.08.95 N 2- ЗО (в редакции законов Кировской области от 11.02.99 N 79-ЗО и от 14.02.2001 N 254-ЗО);для присвоения звания - Законом Кировской области "О премиях"Лауреат премии Киров- Кировской области" от 21.08.95 N 3-ЗО;ской области"для награждения Почет- - Положением о Почетной грамотеной грамотой и Благо- Правительства Кировской области идарственным письмом Положением о Благодарственном письмеПравительства Правительства Кировской области,Кировской области утвержденными постановлением Правительства области от 27.08.2001 N 2/4. 18.2. После принятия решения о награждении или присвоениипочетного звания соответствующий нормативный правовой акт со всемипредставленными для принятия решения материалами передается напостоянное хранение в архив Правительства области. 19. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 19.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный иоформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимыхв делопроизводстве Правительства области и его подразделений в течениекалендарного года. Она намечает группировку исполненных документов вдела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, являетсяосновой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве,используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)хранения. 19.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовкидел для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора- Председателя Правительства области, первого заместителя изаместителей Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти и отражающих документируемые участки работы и отдельныевопросы деятельности подразделений, в том числе с грифом "Дляслужебного пользования", учетные формы (справочные и контрольныекартотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а такжезаголовки дел для группировки документов, образующихся в процесседеятельности общественных организаций (профсоюзная организация) иподразделений, действующих на общественных началах при Правительствеобласти (комиссий, советов и т.п.). Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенныйиндекс и заголовок. 19.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры делПравительства области (далее - сводная номенклатура дел) являютсяназвания секретариата Губернатора - Председателя Правительстваобласти, органов исполнительной власти при Правительстве области иподразделений администрации Правительства области, расположенные вноменклатуре в соответствии с присвоенными им индексами. 19.1.4. Графы в форме номенклатуры дел подразделения и своднойноменклатуры дел (приложения 10, 11) заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифровогообозначения (индекса) секретариата Губернатора - ПредседателяПравительства области, органа исполнительной власти при Правительствеобласти, подразделения администрации Правительства области ипорядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределахподразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:10-05, где 10 - обозначение (индекс) органа (подразделения), 05 -порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифриндексов отделяются одна от другой с помощью тире. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего годапод тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры определяется степенью важности документов, составляющихдела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел,содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этомзаголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документывышестоящих органов и Губернатора области, располагаются передзаголовками дел с нормативно-распорядительными документамиПравительства области, Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти. Заголовки дел, заведенных по географическому и покорреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.); названия организации или ее подразделения (автора документа); краткого содержания документов дела; дат (периода), к которым относятся документы дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: названием организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); названием территории (местности), с которой связано содержаниедокументов дела; указанием на копийность документов дела (если в деле подшитыкопии) и др. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональныхтематических выставок (планы, списки, доклады, характеристикиэкспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кеми по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка садминистрациями районов и городов Кировской области по вопросамразвития местного самоуправления" (переписка с однороднымикорреспондентами); "Переписка по проектированию и строительствугазопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному вопросу);"Переписка с открытым акционерным обществом энергетики иэлектрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской областиэлектрической и тепловой энергией" (переписка с конкретнымкорреспондентом). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составленыпланы (отчеты), например: "Месячные отчеты Правительства Кировскойобласти по заработной плате". Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поПеречню типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденномуФедеральной архивной службой России, а также по утвержденнойноменклатуре дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, опереходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организациюдля продолжения и др. 19.1.5. В номенклатуру дел текущего года при необходимостивносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные илиочередные порядковые номера, о чем информируется канцелярия. Номенклатура дел, как учетный документ, ведется в течение всегоделопроизводственного года. 19.1.6. Номенклатура дел подразделений на следующий год(приложение 10) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником,ответственным за ведение делопроизводства в подразделении,согласовывается с руководителем подразделения и заведующим архивом ипередается в канцелярию. 19.1.7. Сводная номенклатура дел на очередной год (приложение 11)составляется управлением делопроизводства и протокола на основеноменклатур дел подразделений, визируется заведующим архивом,подписывается начальником управления делопроизводства и протокола ипосле одобрения ЭК Правительства области направляется на согласованиес постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией управления поделам архивов Кировской области (далее - ЭПК управления по деламархивов), а затем до 20 декабря текущего года представляется наутверждение заместителю Председателя Правительства области -управляющему делами Правительства области и вводится в действие с 1января следующего года. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получаютвыписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе. Номенклатура дел в иных органах исполнительной власти областиразрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно. 19.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится вканцелярии, второй используется канцелярией в качестве рабочегоэкземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве,четвертый - в государственном архиве Кировской области. 19.1.9. В течение года по согласованию с начальником управленияделопроизводства и протокола, с ЭПК управления по делам архивов и сразрешения заместителя Председателя Правительства области -управляющего делами Правительства области в утвержденную своднуюноменклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. В случае упразднения органов исполнительной власти приПравительстве области или образования новых подразделений в своднуюноменклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до еенового составления, согласования и утверждения. 19.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел являетсядокументом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры делуправления делопроизводства и протокола. 19.2. Формирование дел в подразделениях 19.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаютсяисполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведениеделопроизводства в подразделении, который формирует их в делапостоянного и временного хранения в соответствии с требованиямиГосударственной системы документационного обеспечения управления(ГСДОУ), Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденнойсводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела всоответствии с номенклатурой дел. 19.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются втечение всего периода работы каждого сотрудника; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения ивременных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4см; при наличии большего количества листов дело подразделяется натома. 19.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической(сверху вниз), вопросно-логической последовательности или ихсочетании. 19.2.4. При группировке отдельных видов документов необходимособлюдать следующие общие правила: нормативно-распорядительные документы группируются в дела повидам и хронологии; положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденныенормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ними группируются вместе с указанными документами; если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют всамостоятельные дела; приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельностигруппируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии сустановленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу,перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов окомандировках, о предоставлении отпусков, о премировании); документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке; протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюгруппируются в дела по направлениям деятельности Правительстваобласти; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов; лицевые счета работников по заработной плате группируются всамостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавитапо фамилиям, именам и отчествам; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыПравительства области, его подразделений и все документы по ихрассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалобграждан по личным вопросам; переписка группируется обычно за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности (документ -ответ помещается за документом - запросом); при возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 19.2.5. Дела постоянного и временного хранения с момента ихзаведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту ихформирования в подразделениях в запирающихся шкафах или специальноотведенных для этой цели помещениях. 19.2.6. Ответственность за учет, сохранность и использованиехранящихся в подразделениях документов и дел, за соблюдениеустановленного порядка их уничтожения возлагается на работника,ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, ируководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документахнадписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 19.2.7. В подразделениях дела, не подлежащие дальнейшемухранению, по согласованию с заведующим архивом уничтожаются по акту,один экземпляр которого представляется в архив (приложение 12). 19.3. Экспертиза ценности документов 19.3.1. Экспертиза ценности документов производится с цельюопределения сроков хранения документов и отбора их на государственноехранение. 19.3.2. Экспертиза ценности документов Правительства области,подразделений проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; приформировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к последующему хранению; в архиве - в процессе подготовки дел к передаче нагосударственное хранение. 19.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов Правительства области, подразделений создается ЭКПравительства области, которая организует свою работу в соответствии сПоложением, утвержденным заместителем Председателя Правительстваобласти - управляющим делами Правительства области. 19.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками,ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, совместнос ЭК Правительства области и под непосредственным методическимруководством сотрудника архива. 19.3.5. При проведении экспертизы ценности документов вподразделениях осуществляется отбор документов постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел идокументов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения,подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение куничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.При этом одновременно проверяется качество и полнота действующейсводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранениядел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдениеустановленного порядка оформления документов и формирования дел. 19.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании Перечня типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков хранения и своднойноменклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбордокументов для хранения и выделения к уничтожению только на основаниизаголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного храненияизымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленныекопии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы свременными сроками хранения. 19.3.7. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 19.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив 19.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершениигода. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленныедокументы. При приеме исполненных документов для подшивки в делапроверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок обисполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителейи т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными заведение делопроизводства в тех подразделениях, в ведении которыхнаходилось заведение и формирование дел, при методической помощи и подконтролем сотрудника архива. 19.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление в необходимых случаях (подпункт 20.4.8 раздела 20настоящей Инструкции) внутренней описи документов дела (приложение14). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела ненумеровать, заверительные надписи не составлять. 19.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу указываются: наименование организации (Правительство Кировской области); наименование подразделения (в именительном падеже); индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, части; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей),на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела изаголовок каждого пронумерованного тома (части), который можетуточнять содержание заголовка дела. Если в дело включены документы (например, приложения), датакоторых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строкиделается об этом запись: "В деле имеются документы за ........ год(ы)". При обозначении даты документа сначала указывается число месяца,затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца пишется словом. 19.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердуюобложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободногочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Приподготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются. 19.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки форм длязаверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт20.4.8 раздела 20 настоящей Инструкции) - бланки форм для внутреннейописи документов дела. 19.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кромезаверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутомвиде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, незадевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом.Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листовзапрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруютсяотдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется какодин лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет,выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если кдокументу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет,вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруетсяотдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этомвначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев него. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листовдела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старыеномера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новыйномер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись,при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется вделе. 19.4.7. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителедела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, вкартотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительнаянадпись составляется по установленной форме (приложение 13).Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистыйоборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть навнутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новыхдокументов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой насоответствующий акт. 19.4.8. Для учета документов определенных категорий делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которыхвызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела ит.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю описьнеобходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовкикоторых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение 14). 19.4.9. В подразделениях и общественных организациях (профсоюзнаяорганизация) при подготовке дел к передаче в архив работниками,ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются поустановленной форме описи (приложение 15) всех законченных вделопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности иоформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Надела временного (до 10 лет включительно) хранения описи несоставляются. Ответственность за своевременное и качественное составлениеописей дел подразделений несут работники, ответственные за ведениеделопроизводства, и руководители этих подразделений. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуредел, подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные делавключаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то нанеобнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел,которая подписывается руководителем подразделения и передается вместес описью дел подразделения в архив. При составлении описи дел подразделения необходимо соблюдатьследующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью). Описи дел подразделений составляются в двух экземплярах подметодическим руководством сотрудника архива, один экземпляр передаетсявместе с делами в архив для составления сводной описи дел, а второйостается в подразделении. 19.5. Передача дел в архив 19.5.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только поописи (приложение 15). 19.5.2. В случае обнаружения сотрудниками архива нарушенияустановленных правил формирования и оформления дел они должны бытьустранены в 10-дневный срок работниками подразделения, сформировавшегодела. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (подпункт20.4.9 раздела 20 настоящей Инструкции). 19.5.3. Передача дел в архив осуществляется по графику,составленному сотрудниками архива, согласованному с руководителямиподразделений (общественных организаций), передающих документы вархив, и утвержденному заместителем Председателя Правительства области- управляющим делами Правительства области. В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник,ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и егоруководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятиярешения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать всеимеющиеся документы в дела и сдать их в архив независимо от сроковхранения. 19.5.4. Прием каждого дела производится сотрудниками архива вприсутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка оналичии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами ипрописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема -передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица,передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов вделах. Дела в архив доставляются сотрудниками подразделений. 19.5.5. На завершенные и сданные в архив дела сотрудники архиваежегодно составляют сводную опись дел. Сводная опись дел составляется через год после завершения дел вделопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются вгосударственный архив, а затем один экземпляр сводной описи,согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архив. 19.5.6. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащихдальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 16), утверждаемымзаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится послетого, как описи на дела постоянного и долговременного хранения засоответствующий период времени утверждены ЭПК управления по деламархивов. 19.6. Использование архивных документов 19.6.1. Основными формами использования документов архиваявляются: информирование Губернатора - Председателя Правительстваобласти, первого заместителя и заместителей Председателя Правительстваобласти, членов Правительства области, подразделений и исполнение ихзапросов; исполнение запросов организаций и граждансоциально-правового характера; предоставление документов для изучения(обычно в помещении архива). 19.6.2. Архивные справки выдаются сотрудником архива на основанииписьменных запросов организаций по вопросам, соответствующим профилюих деятельности, гражданам России - на основании их письменныхзаявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законныхинтересов, с разрешения заместителя Председателя Правительства области- управляющего делами Правительства области или начальника управленияделопроизводства и протокола. Архивная справка подписывается заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области изаверяется гербовой печатью. Копия архивной справки без печати,завизированная сотрудниками архива, остается в деле. 19.6.3. Архив на основании хранящихся документов выдаеторганизациям архивные копии и выписки из документов; гражданамвыдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведениясоциально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав изаконных интересов. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачиархивных справок. Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документовПравительства области, Председателя Правительства области готовятсясотрудником архива, заверяются подписью работника протокольного отделаи соответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки)делается на запросе заведующим архивом. 19.6.4. Подготовленные сотрудником архива архивные копии ивыписки направляются с сопроводительным письмом, подписаннымзаместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области, заинтересованной организации или лицу суказанием, что они не могут быть размножены (полностью или сизвлечением) без разрешения Губернатора - Председателя Правительстваобласти, или первого заместителя Председателя Правительства области,или заместителя Председателя Правительства области - управляющегоделами Правительства области. 19.6.5. Дела с документами, находящимися в архиве,предоставляются работникам подразделений для работы в помещении архиваили во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения подроспись в учетной карточке или журнале выдачи документов. Использование архивных документов с пометкой "Для служебногопользования" производится с соблюдением требований, изложенных впункте 17.5 раздела 17 настоящей Инструкции. Работники подразделений несут ответственность за сохранность,правильное использование полученных архивных документов и содержащейсяв них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. Подлинники постановлений и распоряжений Правительства области,распоряжений Председателя Правительства области и указатели рассылкиэтих документов из архива не выдаются. 20. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 20.1. В Правительстве области, подразделениях печатаются иразмножаются только материалы служебного характера. 20.2. Машинописное бюро печатает подготовленные подразделениямидокументы за подписью Губернатора - Председателя Правительстваобласти, первого заместителя и заместителей Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - управляющегоделами Правительства области, а также материалы подразделений на двухи более печатных страницах. Печатание других документов размером в одну печатную страницупроизводится в подразделениях с соблюдением установленных правилсоставления, оформления и печатания материалов. 20.3. Документы, создаваемые с использованием персональныхкомпьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных внастоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки, принятия ииздания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области,и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощьюспециальных программ. 20.4. Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописидолжны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, сиспользованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета,тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатанияособое внимание следует обращать на правильное и разборчивое написаниефамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов,наименований, словосочетаний и географических названий. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно инеразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов(применяются только общепринятые сокращения слов), правленныекарандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные инечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Расшифровка и печатание записанных на магнитных носителяхматериалов заседаний Правительства области, областных заседаний исовещаний, проводимых Губернатором - Председателем Правительстваобласти, осуществляется машинописным бюро по указанию начальникауправления делопроизводства и протокола. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подписьисполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Передача материалов в машинописное бюро и получение отпечатанныхматериалов производится обычно через заведующую машинописным бюро. 20.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленногопорядка расположения реквизитов документа, правил орфографии ипунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах,распорядительные документы - в одном экземпляре и вместе с черновикамипередаются исполнителю (печатание и передача исполнителю документа иего черновика с грифом "Для служебного пользования" производится ссоблюдением правил, изложенных в подпунктах 17.3.2 и 17.3.4 раздела 17настоящей Инструкции). При печатании документов с использованием персональныхкомпьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатаетсяв нормативно-распорядительных документах Правительства области,Председателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области)проставляется отметка "идентификатор электронной копии документа"(пункты 6.29 и 6.32 раздела 6 настоящей Инструкции). При печатании на пишущей машинке в левом нижнем углу последнеголиста документа проставляются инициалы машинистки и количествоотпечатанных экземпляров. 20.6. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступлениярукописей. Вне очереди печатаются документы протокольного отдела,материалы, адресованные высшим органам государственной властиРоссийской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочностьпечатания документов определяется Губернатором - ПредседателемПравительства области, первым заместителем и заместителямиПредседателя Правительства области, заместителем ПредседателяПравительства области - управляющим делами Правительства области илиначальником управления делопроизводства и протокола. После 17 часов печатаются только срочные документы. 20.7. Используемые при печатании документов гербовые бланки,имеющие номера, подлежат учету в канцелярии и выдаются вподразделения, в том числе и в машинописное бюро, под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки подразделениями возвращаютсяв канцелярию и затем уничтожаются по акту. 20.8. Копирование и размножение материалов вкопировально-множительном бюро проводится в соответствии с Регламентомкопировально-множительного бюро, утвержденным заместителемПредседателя Правительства области - управляющим делами Правительстваобласти. Порядок копирования и размножения документов непосредственно вподразделениях (за исключением нормативных правовых актовПравительства области, Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти, документов с грифами "Секретно", "Для служебногопользования") определяется их руководителями. 21. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ДВИЖЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 21.1. Для удостоверения подписи, подлинности документов илисоответствия копий документов Правительства области подлинникамиспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 21.2. Изготовление гербовых печатей производится по указаниюГубернатора - Председателя Правительства области (в его отсутствие -первого заместителя Председателя Правительства области) илизаместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерацииставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности(на документах за подписью Губернатора - Председателя Правительстваобласти, первого заместителя и заместителей Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - управляющегоделами Правительства области, финансовых документах и в иныхустанавливаемых Губернатором - Председателем Правительства областислучаях). Мастичные печати (без изображения государственной символики)используются при заверении подлинности подписи должностного лица, приоформлении командировочных удостоверений, копий документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправкекорреспонденции и в иных устанавливаемых Губернатором - ПредседателемПравительства области или заместителем Председателя Правительстваобласти - управляющим делами Правительства области случаях. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должностилица, подписавшего документ. 21.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписей Губернатора - Председателя Правительства области, первогозаместителя и заместителей Председателя Правительства области,заместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области производится по указанию заместителяПредседателя Правительства области - управляющего делами Правительстваобласти. Губернатором - Председателем Правительства области, первымзаместителем и заместителями Председателя Правительства области,заместителем Председателя Правительства области - управляющим деламиПравительства области определяются лица, ответственные заиспользование их факсимильных штампов. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Губернатора -Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителейПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства областиразрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими вустановленном порядке документов. Использование факсимильного штампа при оформлении подлинниковдокументов запрещается. На факсимиле печать не ставится. 21.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности Правительства области и его подразделений,производится по разрешению заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области на основаниизаявок руководителей подразделений и в соответствии с образцамипечатей и штампов, согласованными с начальником управленияделопроизводства и протокола. 21.5. Организация изготовления печатей и штампов возлагается нахозяйственное управление, учет, выдача, контроль за правильностьюхранения и движения печатей и штампов - на управление делопроизводстваи протокола. 21.6. Все изготовленные печати и штампы регистрируются вуправлении делопроизводства и протокола в специальном журнале,выдаются под роспись в подразделения и должны храниться в надежнозакрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 21.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в подразделенияхвозлагается на их руководителей. Руководитель подразделения при оставлении должности обязанпередать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу,исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в управлениеделопроизводства и протокола, о чем делается запись в соответствующемжурнале. 21.8. Об утрате печати или штампа руководитель подразделениянезамедлительно ставит в известность заместителя ПредседателяПравительства области - управляющего делами Правительства области иначальника управления делопроизводства и протокола. По данному фактуназначается служебное расследование, о результатах которогоинформируется заместитель Председателя Правительства области -управляющий делами Правительства области. 21.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в управление делопроизводства и протокола,где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказомзаместителя Председателя Правительства области - управляющего деламиПравительства области. Приложение N 1 к пп.3.4, 4.5 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА (Не приводится) Приложение N 2 к пп.3.4, 4.5 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА (Не приводится) Приложение N 3 к п.7.9 КОМИТЕТ ПО ОХРАНЕ ПРИРОДЫ ГУТОРОВУ САМАРА 10ПРИГЛАШАЕМ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ ВЫСТУПИТЬ СЕМИНАРЕ 25 ОКТЯБРЯ 2001ГОДА 11 ЧАСОВ ЗДАНИИ НР 1 ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ ВОПРОСАМСОБЛЮДЕНИЯ ПРИРОДООХРАННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ТЧК = НР 10 - 08 - 04ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ______________________________________________________________________610019, г.Киров,ул. Карла Либкнехта, 69Правительство Кировскойобласти16.10.2001 N 10 - 08 - 04Заместитель ПредседателяПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияПетров Иван Васильевич38-13-45 Приложение N 4 к п.7.9 СХЕМА 352 ГЛАВАМ АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИПРЕДСТАВЬТЕ ФИНУПРАВЛЕНИЮ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 15 ОКТЯБРЯ 2001ГОДА ОТЧЕТ СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ТРЕТИЙ КВАРТАЛ 2001 ГОДАТЧК = НР 25 - 05 - 02ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ______________________________________________________________________610019, г.Киров,ул. Карла Либкнехта, 69Правительство Кировскойобласти08.10.2001 N 25 - 05 - 04Заместитель ПредседателяПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияИванов Петр Иванович38-12-44 Приложение N 5 к п.7.9 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ | 24 пт ГОРОДА | 24 пт ВЯТСКИЕ ПОЛЯНЫ | 24 пт КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ | | | 36 - 48 пт | | |ПРЕДСТАВЬТЕ ФИНУПРАВЛЕНИЮ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 15 ОКТЯБРЯ 2001 | 24 птГОДА ОТЧЕТ СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ТРЕТИЙ КВАРТАЛ 2001 ГОДАТЧК = НР 25 - 05 - 02 | | | 24 - 36 пт | |ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ | 18 пт_______________________________________________________________ | 18 пт610019, г.Киров,ул. Карла Либкнехта, 69Правительство Кировскойобласти12.04.1999 N 25 - 05 - 04 | 18 птЗаместитель ПредседателяПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияИванов Петр Иванович38-12-44 Приложение N 6 к п.7.10 ТЕЛЕФОНОГРАММА Главам администраций | 18 пт районов и городов | 18 пт Кировской области04.04.2002 N 85 - 02 - 09 | 18 птВремя передачи | | | 36 - 48 пт |8 апреля 2002 года в 8.00 Правительство области проводит селекторноесовещание областной паводковой комиссии. Приглашаются главыадминистраций районов и городов и председатели паводковых комиссийрайонов. | | | 24 - 36 пт |Первый заместительПредседателя ПравительстваКировской области Подпись Инициалы, фамилия | | | | 48 - 60 пт | | | |Передал Принял_______________________ ________________________(Наименование должности, (Наименование должности,инициалы, фамилия) инициалы, фамилия)тел. тел. Приложение N 7 к п.17.1.9Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области Заместитель ПредседателяАКТ Правительства Кировской области - управляющий делами Правительства области___________ N ______(дата) Подпись Инициалы, фамилияг.Киров ДатаПроверка наличия и состояниядокументов, дел и изданий сгрифом"Для служебного пользования"_____________________________ (наименование подразделения)за _________ год На основании приказа заместителя Председателя Правительстваобласти - управляющего делами Правительства области от ______________N ____ комиссия в составе: председатель комиссии_____________________________________________________________________, (фамилия, инициалы и должность)члены комиссии _______________________________________________________ (фамилия, инициалы и должность)____________________________________________________________________ -произвела проверку наличия и состояния документов, дел и изданий сгрифом "Для служебного пользования" в ________________________________ (наименование подразделения)за ________ год. Проверкой установлено: 1. Всего числится по номенклатуре дел, в учетных формах_________________ (документов, дел, изданий). Из них в наличии ____________________ (документов, дел, изданий). Не обнаружено __________________________________________________. (номера документов, дел, изданий) 2. Обнаружено не внесенных в номенклатуру дел, учетные формы_____________________________________________________________________. (номера документов, дел, изданий) 3. Характеристика состояния документов, дел, изданий _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 4. Выводы комиссии. 5. Предложения комиссии. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. находится ____________ (наименование_________________________________, 2-й экз. - в канцелярии управления подразделения)делопроизводства и протокола администрации Правительства Кировскойобласти.Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 8 к п.17.5.3 Журнал (карточка учета) выдачи документов, изданий и дел с грифом "Для служебного пользования"----------------------------------------------------------------------| N | Номер | Кому выдан | Подпись | Подпись в |Примечание||п/п| документа | (подраз- | пользова-| получении от| || | (издания, | деление, | теля в | пользователя| || | дела), номер | фамилия, | получении| и дата | || | экземпляра и | инициалы) | и дата | | || | количество | | | | || | листов | | | | ||---+--------------+------------+-----------+-------------+----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |---------------------------------------------------------------------- Приложение N 9 к п.17.6.2Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области Заместитель ПредседателяАКТ Правительства Кировской области - управляющий делами Правительства области____________________ N __________(дата) Подпись Инициалы, фамилияг. Киров ДатаО выделении к уничтожению дел(документов или изданий) с грифом"Для служебного пользования", неподлежащих дальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел Правительства Кировскойобласти и решения ЭК администрации Правительства области отобраны куничтожению следующие документы:----------------------------------------------------------------------| N | Год(ы)| Заголовок дела | Количество дел | Сроки | Приме- ||п/п| | (тома, части), | (томов, частей), | хранения | чание || | | документа или | экземпляров | дела и N | || | | издания | документа или | статей по | || | | | издания | перечню | ||---+-------+----------------+------------------+-----------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого за _________ год(ы) в акт N___________ от _____________ включено___________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью)Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия__________________________ дел (документов, изданий) за_______________ (цифрами и прописью)год(ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.Заведующий секторомуправления делопроиз-водства и протоколаадминистрации Прави-тельства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 10 к пп.20.1.4, 20.1.6ПравительствоКировской области____________________________(наименование подразделения)НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_________ N ______(дата)г. Кировна _________ год----------------------------------------------------------------------| Индекс| Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения| Примечание|| дела | (тома, части) | (томов, частей)| дела (тома, | || | | | части) и N | || | | | статей по | || | | | перечню | ||-------+----------------+----------------+--------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |---------------------------------------------------------------------- (Название раздела)Наименование должностиработника, составившегономенклатуру дел(заведующий секретариатом) Подпись Инициалы, фамилияДатаСОГЛАСОВАНОДолжность руководителя Подпись Инициалы, фамилияДатаСотрудник архиваПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 11 к пп.20.1.4, 20.1.7Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области Заместитель ПредседателяНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Правительства Кировской области - управляющий делами__________N_______ Правительства области(дата)г. Киров Подпись Инициалы, фамилияна______год Дата----------------------------------------------------------------------|Индекс| Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения| Примечание|| дела | (тома, части) | (томов, частей) | дела (тома, | || | | | части) и N | || | | | статей по | || | | | перечню | ||------+----------------+-----------------+--------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |---------------------------------------------------------------------- (Название раздела)Начальник управления дело-производства и протоколаадминистрации Правитель-ства Кировской области Подпись Инициалы, фамилияДатаСотрудник архиваПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДатаОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК администрации Протокол ЭПК управления по деламПравительства Кировской области архивов администрации Кировской областиот______________N__________ от______________N____________Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ годув Правительстве Кировской области.-------------------------------------------------------------------| По срокам хранения | Количество -| В том числе || | всего |------------------------------|| | | переходящих |с отметкой "ЭПК"||--------------------+-------------+-------------+----------------|| 1 | 2 | 3 | 4 |-------------------------------------------------------------------ПостоянногоВременного(свыше 10 лет)Временного(до 10 лет включительно)ИТОГОЗаведующий секторомуправления делопроизводстваи протокола администрацииПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДатаИтоговые сведения переданы в архив Правительства Кировской области.Заведующий секторомуправления делопроизводстваи протокола администрацииПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 12 к п.20.2.7Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области _____________________________________________________________ (наименование должности руково-(наименование подразделения) ______________________________ дителя подразделения)АКТ______________N__________ Подпись Инициалы, фамилия(дата) Датаг. КировО выделении к уничтожению дел(документов или изданий), не под-лежащих дальнейшему хранению На основании номенклатуры дел _________________________________ (наименование подразделения)и в присутствии сотрудника архива Правительства Кировской областиотобраны к уничтожению следующие документы:----------------------------------------------------------------------| N | Год(ы)| Заголовок дела| Количество дел | Сроки хранения| При- ||п/п| | (тома, части),| (томов, частей),|дела и N статей| меча-|| | | документа или | экземпляров | по перечню | ние || | | издания | документа или | | || | | | издания | | ||---+-------+---------------+-----------------+---------------+------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого за ________ год(ы) в акт N _________ от _____________ включено____________________________________________дел (документов, изданий). (цифрами и прописью)Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр находится в______________________________________________________________________ (наименование подразделения)второй - в архиве Правительства области.Наименование должностиработника подразделения,проводившего экспертизуценности документов Подпись Инициалы, фамилия_________________________ дел (документов, изданий) за ______________(цифрами и прописью)год(ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.Наименование должностиработника подразделения Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 13 к пп.20.4.2, 20.4.7ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____В дело подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________ (цифрами и прописью)__________________________ листа(ов), в том числе:литерные листы _________________________________;пропущенные номера _________________________ + листоввнутренней описи _____________________________.-----------------------------------------------------------------| Особенности физического состояния и | Номера листов || формирования дела | ||----------------------------------------+----------------------|| 1 | 2 |-----------------------------------------------------------------Наименование должностилица, составившегозаверительную надпись Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 14 к пп.20.4.2, 20.4.8ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела N ____---------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || п/п | документа | документа | документа | листов | || | | | | дела | ||-----+-----------+-------------+-------------+--------+------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |---------------------------------------------------------------------Итого __________________________________________ документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ______________________________. (цифрами и прописью)Наименование должностилица, составившеговнутреннюю описьдокументов дела Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 15 к пп.20.4.9, 20.5.1Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области Наименование должности_______________________________ руководителя подразделения (наименование подразделения) Подпись Инициалы, фамилияОПИСЬ N Датадел постоянного хранения (иливременного (свыше 10 лет) хране-ния, дел по личному составу), сдан-ных на хранение в архив Правитель-ства области за_________год----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Заголовок | Дата дела| Количество | Сроки | Приме- ||п/п| дела | дела | (тома, | листов в | хранения | чание || | (тома, | (тома, | части) | деле | дела | || | части) | части) | | (томе, | (тома, | || | | | | части) | части) | ||---+--------+-----------+----------+------------+----------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |---------------------------------------------------------------------- (В опись включаются все дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения, которые числятся по номенклатуре дел. В случаеотсутствия дел, предусмотренных номенклатурой, составляется справка заподписью руководителя подразделения.)В данную опись внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью)с N ______ по N ______, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должностисоставителя описи Подпись Инициалы, фамилияДатаСдал_______________________ дел. (цифрами и прописью)Наименование должностисотрудника подразделения Подпись Инициалы, фамилияДатаПринял_____________________ дел. (цифрами и прописью)Сотрудник архиваПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 16 к п.20.5.6Правительство УТВЕРЖДАЮКировской области Заместитель Председателя Правительства Кировской области - управляющий деламиАКТ Правительства области_______________N___________(дата) Подпись Инициалы, фамилияг. Киров ДатаО выделении к уничтожению доку-ментов, не подлежащих дальнейше-му хранению На основании сводной номенклатуры дел Правительства Кировскойобласти отобраны к уничтожению следующие документы:----------------------------------------------------------------------| N | Год(ы) | Заголовок дела | Количество дел | Сроки | Приме- ||п/п| | (тома, части) | (томов, частей) | хранения | чание || | | или групповой | | дела и N | || | | заголовок дел | | статей по | || | | | | перечню | ||---+--------+----------------+-----------------+-----------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |----------------------------------------------------------------------Итого __________________________ дел за ______________________ год(ы). (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за _____________год(ы) утверждены, а поличному составу согласованы с ЭПК ____________________________________ (наименование архивного учреждения)(протокол от _______________ N ________).Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилияДатаОДОБРЕНОПротокол ЭК Правительства Кировской областиот ____________N _______.Документы в количестве _______________________________________ дел, (цифрами и прописью)весом ______________ кг сожжены в моем присутствии.Наименование должностиработника Подпись Инициалы, фамилияДатаИзменения в учетные документы внесены.Сотрудник архиваПравительства Кировскойобласти Подпись Инициалы, фамилияДата