Постановление Губернатора Кировской области от 05.10.1999 № 366
Об утверждении Регламента работы администрации Кировской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Правительства Кировской области от 09.08.2001 г. N 1/1 от 05.10.99 N 366 г. КировОб утверждении Регламентаработы администрацииКировской области (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) В целях дальнейшего совершенствования работы структурныхподразделений администрации области и во исполнение постановленияГубернатора области от 19.04.99 N 151 "Об утверждении Положения обадминистрации Кировской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Регламент работы администрации Кировской области.Прилагается. 2. Руководителям структурных подразделений администрации областиознакомить работников с настоящим Регламентом и обеспечить выполнениеего требований. 3. В связи с принятием настоящего постановления считатьутратившим силу распоряжение Губернатора области от 03.12.97 N 1557 "Опорядке подготовки областных мероприятий с участием Губернатораобласти". 4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить науправляющего делами администрации области Малышева В. М.Губернатор Кировскойобласти В. Н. Сергеенков УТВЕРЖДЕНО Постановление Губернатора Кировской области от 05.10.99 N 366 РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент определяет основные задачи и порядокработы сотрудников (работников) администрации области по осуществлениюполномочий исполнительной власти Кировской области. 1.2. Работники администрации области в своей деятельностируководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральнымиконституционными законами, федеральными законами Российской Федерации,указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Договором о разграничении предметов ведения и полномочий междуорганами государственной власти Российской Федерации и органамигосударственной власти Кировской области, соглашениями междуПравительством Российской Федерации и администрацией Кировскойобласти, Уставом (Основным законом) и законами Кировской области,постановлениями областной Думы, постановлениями, распоряжениями ипоручениями Губернатора Кировской области, требованиями Инструкции поделопроизводству в администрации Кировской области и настоящегоРегламента. 1.3. На структурные подразделения администрации областивозлагается: 1.3.1. Обеспечение деятельности Губернатора области, егозаместителей, управляющего делами администрации области (далее -руководства администрации области). Выполнение каждым работником функциональных обязанностей согласноположению о соответствующем структурном подразделении и должностнойинструкции. 1.3.2. Работа с кадрами, повышение их исполнительской дисциплины,организация учебы и повышения квалификации кадров. 1.3.3. Работа по своевременному и качественному рассмотрениюслужебных документов, писем и устных обращений граждан, поступивших вадминистрацию области, выполнение данных по ним поручений. 1.3.4. Изучение и обобщение опыта и практики работа органовместного самоуправления области, оказание им методической ипрактической помощи. 1.3.5. Учет и обобщение предложений, критических замечаний вадрес высших органов исполнительной власти Российской Федерации иадминистрации области, высказанных на заседаниях областной Думы, насовещаниях и встречах, проводимых Губернатором и структурнымиподразделениями администрации области. Организация работы порассмотрению и реализации предложений и замечаний. 1.3.6. Ведение делопроизводства. 1.3.7. Организационное, документационное и материально-техническое обеспечение подготовки заседаний коллегии при Губернатореобласти, совещаний, семинаров, конференций, официальных встреч иприемов, проводимых Губернатором области и его заместителями,управляющим делами администрации области, а также осуществлениеорганизационно-технических мероприятий по подготовке заседанийобластной Думы. 1.3.8. Организация освещения деятельности администрации области всредствах массовой информации. 1.4. Повседневной деятельностью сотрудников администрации областинепосредственно руководят Губернатор области и его заместители,управляющий делами администрации области, руководители структурныхподразделений администрации области, которые рассматривают и решаютвопросы в пределах своей компетенции, постоянно работают надулучшением стиля, форм и методов деятельности администрации области. 2. Организация планирования работы администрации области иподготовки областных мероприятий Администрация области организует свою работу на основеполугодовых и месячных календарных планов. 2.1. Планирование работы коллегии при Губернаторе области 2.1.1. Работа коллегии при Губернаторе области (далее - коллегия)планируется на полугодие. Для обеспечения непрерывности планированияработы коллегии полугодовой план должен содержать также намечаемые крассмотрению вопросы на первый месяц следующего полугодия. 2.1.2. Заседания коллегии назначаются Губернатором области, а вего отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатораобласти. Заседания коллегии проводятся, как правило, во второй понедельникмесяца. 2.1.3. Предложения в проект полугодового плана работы коллегиивносятся в управление по организационным вопросам и работе стерриториями администрации области (далее - управление поорганизационным вопросам и работе с территориями) заведующимисекретариатами заместителей Губернатора области, руководителямиструктурных подразделений администрации области (после согласования ссоответствующими заместителями Губернатора области, управляющим деламиадминистрации области) не позднее чем за 20 дней до начала полугодия.Управлением по организационным вопросам и работе с территориямисоставляется проект полугодового плана, который за 10 дней до началаполугодия передается управляющему делами администрации области дляпредставления на согласование Губернатору области. Полугодовой план работы коллегии утверждается Губернаторомобласти или на заседании коллегии в месяце, предшествующем данномуполугодию, после чего управлением по организационным вопросам и работес территориями доводится до членов коллегии, а также соответствующихструктурных подразделений администрации области и должностных лиц,ответственных за подготовку запланированных вопросов. 2.1.4. Проект повестки дня текущего заседания коллегииформируется на основе полугодового плана ее работы управляющим деламиадминистрации области или замещающим его лицом за 5 дней до заседания.Внеплановые вопросы включаются в проект повестки по указаниюГубернатора области. Проект повестки дня и материалы к заседанию коллегии размножаютсяуправлением делопроизводства и протокола администрации области (далее- управление делопроизводства и протокола) и вручаются ее членам непозднее чем за 2 дня до проведения заседания. 2.1.5. Порядок проведения и регламент работы коллегии, подготовкик ней материалов определен Положением о коллегии при ГубернатореКировской области. 2.1.6. Протоколы заседаний коллегии оформляются управлениемделопроизводства и протокола в течение четырех дней после заседания ипредставляются на подпись управляющему делами администрации области. 2.1.7. Контроль за выполнением планов работы коллегииосуществляет управляющий делами администрации области. Управление по организационным вопросам и работе с территориямипри составлении очередных планов представляет управляющему деламиадминистрации области информацию о выполнении предыдущих планов. 2.1.8. Если вопросы, предусмотренные планом работы коллегии, покаким-либо причинам не могут быть подготовлены в установленный срок,руководители структурных подразделений администрации области заранееинформируют об этом соответствующих заместителей Губернатора области,управляющего делами администрации области и управление поорганизационным вопросам и работе с территориями. Предложения обизменении или уточнении плана работы и повестки дня заседания коллегииуправляющим делами администрации области вносятся на рассмотрениеГубернатору области. Перенос сроков рассмотрения вопросов допускаетсяв исключительных случаях. 2.2. Планирование проведения областных мероприятий 2.2.1. В администрации области составляются полугодовые имесячные календарные планы проведения структурными подразделениямиадминистрации области заседаний коллегий, советов, комиссий,семинаров, совещаний, конференций и других областных мероприятий. Для обеспечения непрерывности планирования областных мероприятийполугодовой план должен содержать также намечаемые мероприятия напервый месяц следующего полугодия. 2.2.2. Предложения в проект полугодового плана областныхмероприятий с указанием тематики, даты и времени их проведения,количества участников вносятся в управление по организационнымвопросам и работе с территориями заведующими секретариатамизаместителей Губернатора области, руководителями структурныхподразделений администрации области, территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти (после согласования ссоответствующими заместителями Губернатора области, управляющим деламиадминистрации области) не позднее чем за 15 дней до начала полугодия.Управление по организационным вопросам и работе с территориямисоставляет проект полугодового плана, который за 10 дней до началаполугодия согласовывается с управляющим делами администрации области. Полугодовой план проведения областных мероприятий после егосогласования управление по организационным вопросам и работе стерриториями за неделю до начала полугодия направляет Губернаторуобласти и его заместителям, управляющему делами администрации области,руководителям структурных подразделений администрации области, главамадминистраций районов и городов области. 2.2.3. На основе полугодового плана проведения областныхмероприятий составляется месячный план. Предложения в месячный план суказанием тематики, даты и времени проведения мероприятия, количестваучастников вносятся в управление по организационным вопросам и работес территориями к 20 числу месяца, предшествующего планируемому,заведующими секретариатами заместителей Губернатора области,руководителями структурных подразделений администрации области (послесогласования с соответствующими заместителями Губернатора области,управляющим делами администрации области). Управление поорганизационным вопросам и работе с территориями составляет проектмесячного плана областных мероприятий и за неделю до начала месяцасогласовывает его с управляющим делами администрации области. Месячный план проведения областных мероприятий после егосогласования управление по организационным вопросам и работе стерриториями за 3 дня до начала месяца направляет Губернатору областии его заместителям, управляющему делами администрации области,руководителям структурных подразделений администрации области, главамадминистраций районов и городов области. 2.2.4. Контроль за выполнением планов проведения областныхмероприятий осуществляет управление по организационным вопросам иработе с территориями. Данное управление при составлении очередного полугодового планапроведения областных мероприятий представляет управляющему деламиадминистрации области информацию о выполнении предыдущего плана. 2.2.5. В случае, если мероприятия, предусмотренные полугодовым имесячным планами, по каким-либо причинам не могут быть проведены вустановленные сроки, руководители структурных подразделенийадминистрации области заранее вносят на рассмотрение управляющегоделами администрации области предложения об изменении сроковпроведения областных мероприятий. Перенос сроков проведениямероприятий допускается в исключительных случаях и может производитьсятолько с согласия управляющего делами администрации области илизамещающего его лица. Об этом ставятся в известность управление поорганизационным вопросам и работе с территориями, комитет поинформационной политике, управление делопроизводства и протоколаадминистрации области. 2.2.6. Вызов в г. Киров руководителей и специалистов органовместного самоуправления для участия в семинарах, совещаниях и другихобластных мероприятиях производится в единый день недели,установленный Губернатором области для проведения подобныхмероприятий. Вызов структурными подразделениями администрации областипредставителей районов в областной центр в другие дни производитсятолько по указанию Губернатора области (а в его отсутствиедолжностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области) илиуправляющего делами администрации области либо по согласованию с ними. 2.3. Планирование подготовки и проведения мероприятий с участиемГубернатора области 2.3.1. Предложения на текущий месяц о месте, дате, времени итематике проведения мероприятия с участием Губернатора области суказанием категорий и количества участников руководителями структурныхподразделений администрации области, территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, главами администрацийрайонов и городов области вносятся в управление по организационнымвопросам и работе с территориями не позднее чем за 10 дней до началамесяца. Управление по организационным вопросам и работе с территориямине позднее чем за неделю до начала месяца (или даты мероприятия припроведении его по указанию Губернатора области) передает обобщенныепредложения (согласованные с соответствующим заместителем Губернатораобласти и управляющим делами администрации области) в секретариатГубернатора области для согласования с ним. После согласования с Губернатором области графика проведениямероприятий с его участием секретариат Губернатора области доводитграфик до сведения заместителей Губернатора области, управляющегоделами администрации области, руководителей управления поорганизационным вопросам и работе с территориями, управленияделопроизводства и протокола, комитета по информационной политике, атакже соответствующих структурных подразделений администрации области,территориальных органов федеральных органов исполнительной власти,глав администраций районов и городов области не позднее чем за 5 днейдо начала месяца (или даты мероприятия при проведении его по указаниюГубернатора области). Внеплановые мероприятия с участием Губернатора области готовятсяи проводятся по его указанию. 2.3.2. Управление по организационным вопросам и работе стерриториями готовит план подготовки мероприятия с участиемГубернатора области; управление делопроизводства и протокола - порядокпроведения мероприятия; комитет по информационной политикеадминистрации области (далее - комитет по информационной политике) -порядок освещения данного мероприятия в средствах массовой информации(СМИ), а также обеспечивает приглашение представителей СМИ и руководиторганизацией их работы на мероприятии. Данные структурныеподразделения администрации области предлагаемые ими организационныемеры представляют управляющему делами администрации области дляутверждения Губернатором области, в дальнейшем обеспечивают ихвыполнение. 2.3.3. Руководители структурных подразделений администрацииобласти, территориальных органов федеральных органов исполнительнойвласти, главы администраций районов и городов области, по чьейинициативе проводится мероприятие, обеспечивают его содержательнуюсторону, а при необходимости - организацию культурно-массовой части. 2.3.4. Должностные лица, определенные ответственными законкретные участки работы при проведении мероприятия с участиемГубернатора области, несут персональную ответственность за выполнениеданных поручений. 2.4. Подготовка проведения оперативных совещаний у Губернатораобласти 2.4.1. Оперативные совещания у Губернатора области, а в егоотсутствие у должностного лица, исполняющего обязанности Губернатораобласти, проводятся, как правило, в понедельник в 9 часов. 2.4.2. Предложения заместителей Губернатора области (через ихсекретариаты), руководителей структурных подразделений администрацииобласти в повестку дня совещания передаются управляющему деламиадминистрации области не позднее среды предшествующей совещаниюнедели. В четверг они обобщаются и докладываются Губернатору области.После согласования с Губернатором области повестки дня оперативногосовещания управляющий делами администрации области доводит ее досведения заведующего секретариатом Губернатора области, которыйобеспечивает явку необходимых должностных лиц, ведет протоколоперативного совещания, доводит до соответствующих исполнителей данныена совещании Губернатором области поручения, в дальнейшем контролируетих выполнение. 2.4.3. Начальник управления делопроизводства и протокола илизамещающее его лицо обеспечивает подготовку места проведениясовещания, регистрацию его участников, выполняет поручения Губернатораобласти в ходе оперативного совещания. 2.5. Подготовка проведения оперативных совещаний у заместителейГубернатора области 2.5.1. Оперативные совещания у заместителей Губернатора областипроводятся в определенные ими дни и часы. 2.5.2. Предложения руководителей структурных подразделенийадминистрации области в повестку дня совещания передаются всоответствующий секретариат заместителя Губернатора области не позднеесреды предшествующей совещанию недели. В четверг они обобщаются идокладываются заместителю Губернатора области заведующимсекретариатом. После согласования с заместителем Губернатора областиповестки дня оперативного совещания заведующий секретариатомобеспечивает явку необходимых должностных лиц, ведет протоколоперативного совещания, доводит до соответствующих исполнителей данныена совещании заместителем Губернатора области поручения, в дальнейшемконтролирует их выполнение. 2.6. Освещение мероприятий администрации области в средствахмассовой информации 2.6.1. Освещение мероприятий администрации области в средствахмассовой информации обеспечивает комитет по информационной политике. 2.6.2. Комитет по информационной политике организуетопубликование постановлений и распоряжений Губернатора области,затрагивающих права и интересы граждан и юридических лиц либо имеющихобщественную значимость, в газете "Вятский край" и в сборникенормативных актов "Вестник Кировской областной Думы и администрацииобласти", являющихся официальными источниками опубликованиянормативных правовых актов Кировской области. Копии подписанных постановлений и распоряжений Губернатораобласти протокольным отделом управления делопроизводства и протоколанезамедлительно передаются комитету по информационной политике. 2.6.3. Вопрос о публикациях в печати, обнародовании потелевидению и радио информационных сообщений о мероприятиях с участиемГубернатора области решается комитетом по информационной политике посогласованию с Губернатором области. 2.6.4. Информационные сообщения о совещаниях, семинарах,конференциях и других мероприятиях, проведенных заместителямиГубернатора области, управляющим делами и структурными подразделениямиадминистрации области, готовятся соответствующими секретариатамизаместителей Губернатора области, структурными подразделениями ипередаются комитету по информационной политике для освещения всредствах массовой информации. 2.7. Подготовка приветствий и обращений Губернатора области 2.7.1. Подготовка проектов текстов приветствий и обращенийГубернатора области осуществляется соответствующими структурнымиподразделениями администрации области. 2.7.2. После согласования подготовленных материалов ссоответствующими заместителями Губернатора области или управляющимделами администрации области они передаются комитету по информационнойполитике не позднее чем за неделю до обозначенной даты для доработки исогласования с Губернатором области и решения вопроса осоответствующем их оформлении. Тексты приветствий и обращений могут готовиться непосредственнокомитетом по информационной политике по поручению Губернатора области. 2.7.3. После согласования с Губернатором области текстыприветствий и обращений не позднее чем за 5 дней до обозначенной датыкомитетом по информационной политике оформляются соответствующимобразом и представляются на подпись Губернатору области. 2.7.4. Вручение приветствий и обращений, публикация их в печатипроизводится по указанию Губернатора области. 2.7.5. Одному адресату оформляется, как правило, одно официальноеприветствие или обращение от администрации области. 2.8. Планирование работы структурных подразделений администрацииобласти 2.8.1. Структурные подразделения администрации области планируютсвою работу, как правило, на месяц, исходя из постановлений ираспоряжений Губернатора области, полугодового и месячного плановработы коллегии при Губернаторе области, плана проведения областных идругих утвержденных мероприятий, поручений Губернатора области и егозаместителей, управляющего делами администрации области. План работыструктурного подразделения утверждается его руководителем. 2.8.2. Порядок планирования работы отделов, секторов испециалистов, входящих в состав структурных подразделенийадминистрации области, день и время проведения оперативных совещанийопределяются руководителями структурных подразделений. 3. Организация ведения делопроизводства и работы с документами 3.1. Общие положения 3.1.1. Делопроизводство в администрации области ведется всоответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 - 97 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов" и Инструкции поделопроизводству в администрации Кировской области. 3.1.2. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работыс документами в администрации области возлагается на управлениеделопроизводства и протокола, в структурных подразделенияхадминистрации области - на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственногоза ведение делопроизводства, задачи, функции и порядок работы которогоотражаются в его должностной инструкции, утверждаемой руководителемподразделения. 3.1.3. Работники структурных подразделений несут персональнуюответственность за соблюдение требований Инструкции поделопроизводству в администрации Кировской области, сохранностьнаходящихся у них документов и неразглашение содержащейся в нихслужебной информации. 3.1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за выполнением в структурных подразделениях требованийИнструкции по делопроизводству в администрации Кировской области,обучение работников по вопросам делопроизводства осуществляетсяуправлением делопроизводства и протокола. 3.1.5. При работе с подлинниками изданных документов неразрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать сними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 3.1.6. С правовыми актами администрации области и их проектами,другими документами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения ("Для служебного пользования"), могут быть ознакомленытолько лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация,раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению(распространению) без разрешения руководителя структурногоподразделения администрации области - разработчика документа. 3.1.7. Копии постановлений и распоряжений Губернатора областисторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов,выдаются (по письменной просьбе их руководителей) с разрешенияуправляющего делами администрации области или начальника управленияделопроизводства и протокола и, как правило, по согласованию сразработчиком документа. 3.1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюструктурного подразделения, управляющему делами администрации областии начальнику управления делопроизводства и протокола. Руководителемподразделения незамедлительно назначается служебное расследование, орезультатах которого информируется управляющий делами администрацииобласти. 3.1.9. Переписка между структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке ине требуют документального оформления, не допускается. 3.1.10. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации, передача им какой-либо служебной информации или документовадминистрации области осуществляется через комитет по информационнойполитике. 3.1.11. Порядок работы с секретными документами и с документами,содержащими информацию ограниченного распространения, определяетсяспециальной инструкцией и Инструкцией по делопроизводству вадминистрации Кировской области. Необходимость проставления на документе грифа "Для служебногопользования" определяется руководителем структурного подразделения,подготовившим его, либо должностным лицом администрации области,подписывающим или утверждающим документ. 3.2. Составление, оформление, печатание и размножение служебныхдокументов 3.2.1. Служебные документы администрации области (письма,докладные записки, справки, информации, телеграммы, факсограммы ит.д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Они адресуютсяобычно не должностным лицам, а органам государственной власти,местного самоуправления и другим органам, предприятиям, организациям иучреждениям. Названия адресатов пишутся в именительном падеже. 3.2.2. Служебный документ оформляется, как правило, на бланкеустановленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа кдокументу (в случае необходимости); наименование адресата; дату;регистрационный номер (берется в единой электронной базе данныхисходящих документов канцелярии управления делопроизводства ипротокола); если дастся ответ на документ (письмо), то ссылку на егономер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основноесодержание текста (заголовок не пишется на извещениях, телеграммах ина документах, оформляемых на бланках формата А5); текст; подпись(состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, еголичной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию,имя, отчество и номер телефона исполнителя. Если письмо имеет приложения, то об этом указывается в концетекста. Приложения к документу должны быть пронумерованы, иметь грифограничения доступа к документу (при необходимости), заголовок изавизированы руководителем структурного подразделения - разработчикадокумента с указанием даты. Документы печатаются в основном через 1,5 межстрочных интервала(18 пт). 3.2.3. Письма составляются, как правило, по одному вопросу. 3.2.4. Подготовка, оформление, согласование и подписаниеслужебных документов осуществляется в соответствии с требованиями,изложенными в Инструкции по делопроизводству в администрации Кировскойобласти. 3.2.5. Служебные письма, направляемые в адрес ПрезидентаРоссийской Федерации, Государственной Думы и Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации, Председателя ПравительстваРоссийской Федерации, подписываются Губернатором области, а в егоотсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатораобласти, в адрес министерств и ведомств Российской федерации -Губернатором области или его заместителями, управляющим деламиадминистрации области. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинникадокумента. Его размер не должен превышать 2 - 3 страниц, а по крупнымвопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5межстрочных интервала (18 от) шрифтом размера N 13 или N 14 настандартных бланках и листах бумаги формата А4. Предложения по мероприятиям, связанным с определенной датой,вносятся на рассмотрение Правительства Российской Федерации,министерств и ведомств Российской Федерации не позднее чем за 30 днейдо этой даты. 3.2.6. Служебные письма с просьбами, направляемые в ПравительствоРоссийской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации,готовятся структурными подразделениями по согласованию с Губернаторомобласти, его заместителями, как правило, по предварительнойдоговоренности с данным органом, о чем делается соответствующая записьна экземпляре документа, остающемся в деле. 3.2.7. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическимлицам иностранных государств, подготовленные, согласованные изарегистрированные в установленном порядке, подписываются Губернаторомобласти или его заместителями и направляются непосредственно адресатулибо с сопроводительным письмом через посольство данного государства вРоссийской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличииперевода, подписанного Губернатором области или его заместителями изавизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо. 3.2.8. Проекты договоров и соглашений администрации областиготовятся ее структурными подразделениями на основании порученийГубернатора области, его заместителей и управляющего деламиадминистрации области. Проекты договоров и соглашений за подписью Губернатора области(до их подписания) должны быть завизированы соответствующимизаместителями Губернатора области, руководителями структурныхподразделений администрации области и в обязательном порядке -начальником правового управления администрации области или замещающимего лицом, а связанные с расходованием финансовых ресурсов области -начальником финансового управления администрации области илизамещающим его лицом, и затем направлены на лингвистическую экспертизув протокольный отдел управления делопроизводства и протокола. Этомупорядку аналогичен порядок согласования и прохождения лингвистическойэкспертизы проектов договоров и соглашений за подписью заместителейГубернатора области. После подписания договоры и соглашениярегистрируются в канцелярии управления делопроизводства и протокола.Подлинники подписанных, заверенных печатями и зарегистрированныхдоговоров и соглашений хранятся у начальника управленияделопроизводства и протокола. Договоры и соглашения могут подписываться также должностнымилицами администрации области, которым предоставлено право подписиданных документов (в пределах установленных полномочий) на основаниипостановлений и распоряжений Губернатора области либо доверенностей,подписанных Губернатором области, а в его отсутствие должностнымлицом, исполняющим обязанности Губернатора области. Доверенностирегистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства ипротокола. 3.2.9. В администрации области печатаются только материалыслужебного характера. 3.2.10. Передаваемые в машинописное бюро управленияделопроизводства и протокола для печатания рукописи должны бытьнаписаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил(пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательноотредактированы. При подготовке материалов для печатания особоевнимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий иинициалов, специальных терминов, иностранных слов и географическихназваний. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно инеразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов(применяются только общепринятые сокращения слов), правленныекарандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные инечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Машинописное бюро печатает подготовленные структурнымиподразделениями администрации области документы за подписьюГубернатора области, его заместителей, управляющего деламиадминистрации области, а также другие материалы на двух и болеепечатных страницах, и документы областной Думы. Печатание других документов и изготовление единичных копийдокументов размером в одну печатную страницу производится вструктурных подразделениях администрации области с соблюдениемустановленных правил составления, оформления и печатания материалов. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подписьисполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов,печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Внеочереди печатаются документы протокольного отдела управленияделопроизводства и протокола, материалы, адресованные высшим органамгосударственной власти Российской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочностьпечатания документов определяется руководством администрации областиили начальником управления делопроизводства и протокола. После 17 часов печатаются только срочные документы. 3.2.11. Используемые при печатании документов гербовые бланкиадминистрации области, имеющие номера, подлежат учету в канцелярииуправления делопроизводства и протокола и выдаются в структурныеподразделения администрации области под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки структурными подразделениямивозвращаются в канцелярию управления делопроизводства и протокола изатем уничтожаются по акту. 3.2.12. Отпечатанные в машинописном бюро проекты документов сгрифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместес черновиками под роспись передаются исполнителю. Передачаотпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебногопользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения -заказчика запрещена. 3.2.13. Копирование и размножение материалов в копировально-множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом работыкопировально-множительного бюро управления делопроизводства ипротокола, утвержденным управляющим делами администрации области. Порядок копирования и размножения документов непосредственно вструктурных подразделениях администрации области определяется ихруководителями. 3.3. Прием, учет, распределение, и отправка документов Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение иотправка корреспонденции производится в соответствии с требованиями,изложенными в Инструкции по делопроизводству в администрации Кировскойобласти. 3.3.1. Прием и первоначальная обработка поступившейкорреспонденции 3.3.1.1. Поступившие в администрацию области служебные документы,другая корреспонденция (кроме секретных документов) принимаются,регистрируются и учитываются в канцелярии управления делопроизводстваи протокола (далее - канцелярия). Пакеты и бандероли с надписью "Лично" не вскрываются, апередаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в нихкорреспонденция окажется служебной, она возвращается в канцелярию длярегистрации. В случае поступления документов, требующих решения или ответа,непосредственно в структурное подразделение администрации области онипредаются для регистрации и учета в канцелярию. 3.3.1.2. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочеевремя (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, ввыходные и праздничные дни), принимаются дежурными по администрацииобласти с последующей передачей их в канцелярию для регистрации иучета. Пакеты с надписью "Срочно" или "Весьма срочно" передаютсянепосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственномудежурному по администрации области, о чем делается соответствующаяотметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются вканцелярии. 3.3.1.3. Конверты от документов уничтожаются, за исключениемслучаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, датуотправки и получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются иприкладываются к письмам. 3.3.2. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции 3.3.2.1. Основным правилом регистрации документов являетсяоднократность. Каждый документ должен регистрироваться в администрацииобласти только один раз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящиенесекретные документы, за исключением: внутренних документов,документов, адресованных иным органам исполнительной власти области,бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатныхизданий (книги, журналы, бюллетени), форм статистической отчетности,учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок,поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могутрегистрироваться в соответствующих структурных подразделенияхадминистрации области (за исключением рекламных извещений ипоздравлений). 3.3.2.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления(при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящиеи внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно"регистрируются вне очереди. 3.3.2.3. Регистрация документов в администрации областиосуществляется:в канцелярии управления - все входящие и исходящие несекретныеделопроизводства и документы (за исключением писем ипротокола заявлений граждан), договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек;в структурных подразделениях - исходящие документы в единой электрон-администрации области, ной базе данных регистрации документов;имеющих доступ в единую входящие и исходящие внутренние доку-электронную базу данных менты;регистрации документовв протокольном отделе управ- - постановления и распоряженияления делопроизводства и Губернатора области;протоколав секретариате управляющего - приказы по находящимся в его веденииделами вопросам;в приемной начальника хозяй- - приказы по находящимся в его веденииственного управления вопросам;в отделе писем и устного - письма, заявления граждан.приема граждан управленияделопроизводства и протокола При регистрации документов в единой электронной базе данныхрегистрации документов в электронную карточку вводятся необходимыеданные о документах и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами направляются поназначению. 3.3.2.4. Распределение корреспонденции, поступившей вадминистрацию области, осуществляется канцелярией управленияделопроизводства и протокола в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел администрации области, распределением обязанностеймежду Губернатором области, заместителями Губернатора области иуправляющим делами администрации области. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаютсясоответствующим адресатам работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращаетсяв экспедицию. 3.3.2.5. Документы и письма граждан, требующие решения и ответа,в соответствии с резолюцией руководства администрации области черезсоответствующие секретариаты (приемные) передаются исполнителям. 3.3.3. Отправка исходящих документов 3.3.3.1. Все исходящие документы администрации области после ихподписания и регистрации в установленном порядке отправляютсяадресатам через экспедицию управления делопроизводства и протокола(далее - экспедиция), кроме факсограмм, электронной почты, секретныхдокументов. Документы передаются в экспедицию для отправки полностьюоформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличиемисходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При необходимости направления документа в пять и более адресовисполнителем составляется указатель рассылки, который подписываетсяруководителем структурного подразделения, готовившего документ. 3.3.3.2. Экспедиция проверяет правильность оформления документов,наличие приложений, указанных в основном документе, производитнеобходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются иотправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной врайоны области), после указанного времени - на следующий день. 3.3.3.3. Корреспонденция, адресованная высшим органамгосударственной власти Российской Федерации, министерствам иведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до14 часов. 3.3.3.4. Корреспонденция, адресованная администрациям районов игородов области, администрации поселка Юрья-2, отправляетсяэкспедицией в дни недели, установленные управляющим деламиадминистрации области. Срочная корреспонденция отправляется в деньпоступления и доставляется по назначению в пределах г. Кироваработниками экспедиции или фельдъегерской службы. 3.3.3.5. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой внерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается дежурному поадминистрации области, который на данной телеграмме указывает номердоговора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящийрегистрационный номер, удостоверяет подпись треугольной печатью длятелеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт иделает соответствующую запись в журнале (с указанием куда направляетсятелеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт). 3.3.3.6. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, ввыходные и праздничные дни производится по указанию Губернатораобласти, его заместителей, управляющего делами администрации областиили начальника управления делопроизводства и протокола. 3.3.3.7. Исходящие секретные документы оформляются и отправляютсяотделом мобилизационной подготовки и защиты государственной тайныадминистрации области, 3.4. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов сиспользованием средств факсимильной связи 3.4.1. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 3.4.2. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы подготовленные и оформленные в установленном порядкематериалы текстового, табличного или графического характера,исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или ихксерокопии) на белой бумаге формата А4. 3.4.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы иприложения к ним составляются и оформляются как служебные письма набланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются(в канцелярии управления делопроизводства и протокола или в единойэлектронной базе регистрации документов) в установленном порядке. Через отдел специальной документальной связи администрацииобласти (далее - отдел специальной документальной связи) передаютсяфаксимильные сообщения за подписью Губернатора области, егозаместителей и управляющего делами администрации области, а документыза подписью других лиц - с разрешения руководителей самостоятельныхструктурных подразделений администрации области или замещающих их лиц. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, отправляютсятолько за подписью Губернатора области или его заместителей. Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, и должностнымлицом администрации области, подготовившим ее. 3.4.4. Непосредственную передачу и прием факсограмм, их учетосуществляет отдел специальной документальной связи. Для передачи в данный отдел представляется (с точным кодом городаи номером факса получателя) подлинник (ксерокопия) отправляемогодокумента, который остается в отделе специальной документальной связии подшивается в дело. Оригинал принятой факсограммы учитывается отделом специальнойдокументальной связи в журнале, под роспись передается в канцеляриюуправления делопроизводства и протокола для регистрации, котораянаправляет документ для рассмотрения руководству администрации областилибо в соответствующее структурное подразделение администрацииобласти, Факсограмма с резолюцией руководства администрации областипередается в соответствующее структурное подразделение и послеисполнения поручения хранится в делах данного подразделения. Факсограммы, не требующие решения и ответа (в основном рекламногохарактера), отделом специальной документальной связи после регистрациипередаются непосредственно в соответствующее структурное подразделениеадминистрации области. 3.4.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учетафаксограмм возлагается на отдел специальной документальной связи. Ответственность за содержание и оформление информации,передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается наисполнителя, подготовившего факсограмму для передачи" и руководителясоответствующего структурного подразделения. 3.4.6. Ответственность за составление, оформление, учет,передачу, прием и хранение факсограмм непосредственно в структурныхподразделениях администрации области, имеющих средства факсимильнойсвязи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящихи исходящих факсограмм, требующих решения, должна осуществляться вканцелярии управления делопроизводства и протокола. 3.5. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов сиспользованием средств электронной почты 3.5.1. Передача с использованием средств электронной почтыдокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача средствами электронной почтысекретных материалов. 3.5.2. С использованием средств электронной почты могут бытьпереданы подготовленные и согласованные в установленном порядкематериалы текстового, табличного или графического характера. 3.5.3. Передаваемые средствами электронной почты документы иприложения к ним составляются и оформляются как служебные письма,согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (вканцелярии управления делопроизводства и протокола) в установленномпорядке. 3.5.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа набумажном носителе и дискета с электронной версией документа суказанием адресата передаются в канцелярию управления делопроизводстваи протокола. Подготовленная в машинописном бюро электронная версиядокумента поступает в канцелярию управления делопроизводства ипротокола через локальную сеть. Электронная версия документа в обязательном порядке проверяетсяна вирус. После соответствующей обработки электронная версиякорреспонденции через управление информационных систем администрацииобласти (далее - управление информационных систем) отправляетсяадресатам. 3.5.5. Входящая электронная корреспонденция через управлениеинформационных систем поступает в канцелярию управленияделопроизводства и протокола. Канцелярией производится распечатка, регистрация и передачаадресатам бумажных копий входящей электронной почты. Структурнымподразделениям, подключенным к локальной сети администрации области,электронная версия входящего документа после регистрации в канцеляриипередается без его распечатки. 4. Порядок работы с нормативно-правовыми документами ПрезидентаРоссийской Федерации, высших органов государственной власти РоссийскойФедерации 4.1. Нормативно-правовые документы Президента РоссийскойФедерации и высших органов государственной власти (далее - документывысших органов власти) Российской Федерации (федеральныеконституционные законы, федеральные законы, указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации, постановления Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации) регистрируются вканцелярии управления делопроизводства и протокола в первую очередь ис регистрационно-контрольными карточками передаются в правовоеуправление администрации области (далее - правовое управление). 4.2. Правовое управление готовит проекты поручений по даннымдокументам и передает их на рассмотрение Губернатору области. 4.3. Документы высших органов власти после рассмотрения ихГубернатором области с его поручениями возвращаются в правовоеуправление, где резолюция по каждому документу переносится всоответствующие регистрационно-контрольные карточки. 4.4. Если контрольному управлению администрации области (далее -контрольное управление) дано поручение взять исполнение документавысшего органа власти на контроль, то правовое управление вначалепередает его в контрольное управление (которым на документ заводитсяконтрольная карточка и контрольное дело, заносятся необходимыесведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль"), а затемнаправляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам,которым даны поручения по его исполнению. Исполнитель знакомится с документом в течение не более 2 рабочихдней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащемпоручение, и возвращает документ в правовое управление. На подлинникахдокументов высших органов власти писать резолюции, делать пометки неразрешается. 4.5. Если в соответствии с поручением Губернатора областиисполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, токоординация и ответственность за его выполнение поручаетсядолжностному лицу, указанному в резолюции первым. 4.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводятнеобходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия повыполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор иобработку требуемой информации, подготовку итоговой информации(справки, отчета), формируют эти материалы в контрольное дело, а такжевносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области(согласованные с соответствующим заместителем Губернатора области илиуправляющим делами администрации области) предложения о внесениинеобходимых изменений в действующие нормативные акты администрацииобласти или принятии соответствующего постановления или распоряженияГубернатора области. 4.7. О выполнении поручения по документу высшего органа властисоответствующими должностными лицами в установленный Губернаторомобласти срок ему представляется (согласованная с соответствующимзаместителем Губернатора области или управляющим делами администрацииобласти) итоговая информация либо согласованный в установленномпорядке проект постановления или распоряжения Губернатора области.Если контроль за исполнением документа поручен контрольномууправлению, то итоговая информация в установленный контрольнымуправлением срок соответствующими должностными лицами направляется вего адрес и после ее обработки представляется контрольным управлениемна рассмотрение Губернатору области. Если в поручении Губернатора области не определен срокисполнения, оно выполняется в сроки, установленные п. 6.8. настоящегоРегламента, кроме случаев, когда в документе высшего органа властиустановлен конкретный срок представления в его адрес соответствующейинформации. 4.8. Если по объективным причинам возникает необходимостьпродления срока исполнения поручения Губернатора области по документамвысших органов власти, исполнители не позднее чем за 10 дней доистечения установленного срока представляют Губернатору области (подокументам, находящимся на контроле в контрольном управлении, черезданное управление) мотивированную просьбу в письменном виде опродлении срока с предложением о новом сроке выполнения поручения. Вслучае получения согласия об изменении срока информируется контрольноеуправление и делается соответствующая отметка в контрольных карточкахи базе данных автоматизированной системы "Контроль". 4.9. Информация по выполнению документа высшего органа власти,направляемая в его адрес, должна быть подготовлена на бланкеустановленной формы, согласована с соответствующим заместителемГубернатора области или управляющим делами администрации области (подокументам, находящимся на контроле в контрольном управлении, также сначальником данного управления) и не позднее чем за 5 дней доистечения установленного в документе срока представлена на подписьГубернатору области. 4.10. Подписанная информация, направляемая в высший орган власти,должна иметь исходящий регистрационный номер (который берется вканцелярии управления делопроизводства и протокола), дату отправленияи ссылку на дату и регистрационный номер документа высшего органавласти, на который дается ответ. 4.11. Поручения Губернатора области, данные во исполнениедокументов высших органов власти, считаются исполненными послевыполнения предусмотренных этими документами мероприятий (принятиясоответствующего постановления или распоряжения Губернатора области,направления в данные органы соответствующей информации, предложенийили других материалов). 4.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области или егозаместителей по исполнению документов министерств и ведомствРоссийской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений подокументам Президента Российской Федерации, высших органовгосударственной власти Российской Федерации. 4.13. После исполнения поручения по нормативно-правовомудокументу Президента Российской Федерации, высшего органагосударственной власти Российской Федерации подлинник данногодокумента с отметкой о выполнении поручения передается в правовоеуправление, затем в установленном порядке сдается в архивадминистрации области. 4.14. Если исполнение поручения Губернатора области по документуПрезидента Российской Федерации или высшего органа государственнойвласти Российской Федерации находится на контроле в контрольномуправлении, то после выполнения поручения и снятия документа сконтроля Губернатором области все связанные с этим материалы (планымероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранитсяв контрольном управлении и в установленном порядке затем сдается вархив администрации области. 5. Подготовка проектов нормативных и правовых актов администрацииобласти 5.1. Нормативные и правовые акты администрации области издаются ввиде постановлений и распоряжений Губернатора области, а также в видеприказов управляющего делами администрации области. 5.2. Нормативные и правовые акты администрации областиоформляются, как правило, на бланках установленной формы и должныиметь соответствующие реквизиты, расположенные в установленномпорядке. 5.3. Губернатор области, а в его отсутствие должностное лицо,исполняющее обязанности Губернатора области, издает постановления ираспоряжения, в том числе распоряжения по назначению и освобождениюлиц, замещающих государственные должности государственной службы вадминистрации области. 5.4. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатораобласти, их согласование осуществляется в соответствии с требованиями,изложенными в Положении о порядке подготовки и издания постановлений ираспоряжений Губернатора Кировской области. Если по документу вышестоящего органа власти принимаетсяпостановление или распоряжение Губернатора области, то в его преамбулеобязательно должна быть ссылка на этот документ. Если контроль за исполнением постановления или распоряженияГубернатора области возлагается на должностное лицо или структурноеподразделение администрации области, то проект данного документадолжен быть согласован с контрольным управлением и копия принятогодокумента в обязательном порядке направляется в контрольноеуправление. Внесение каких-либо изменений, дополнений и исправлений вподписанный документ не допускается. В исключительных случаях поправкипо вопросам, имеющим принципиальное значение, допускаются только посогласованию с Губернатором области, а в иных случаях - с управляющимделами администрации области. При этом на документе в месте изменениятекста ставится заверительная подпись. 5.5. В комитете по информационной политике создается база данныхна электронных и бумажных носителях о постановлениях и распоряженияхГубернатора области, опубликованных в печати. 5.6. Управляющий делами администрации области издает приказы понаходящимся в его ведении вопросам: финансовым, организационным,материально-технического обеспечения и кадровым (по работникам,занимающим должности, не отнесенные к государственным должностям, иосуществляющим техническое обеспечение деятельности структурныхподразделений администрации области, кроме младшего обслуживающегоперсонала). В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказыпо основной деятельности; приказы по личному составу. 5.7. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управлениегосударственной службы и кадров администрации области на основаниисоответствующих представлений руководителей структурных подразделенийадминистрации области. Проекты приказов по финансово-хозяйственным вопросам готовитхозяйственное управление администрации области. 5.8. Ответственность за подготовку проектов приказов и приложенийк ним, их согласование (в форме визирования первого экземпляраподлинника документа с указанием должности, инициалов и фамилиивизирующего лица) с руководителями структурных подразделений(должностными лицами) администрации области, которым в проекте приказадаются поручения, несут руководители структурных подразделений,которые готовят и вносят проекты. 5.9. Проекты приказов управляющего делами администрации области иприложения к ним в обязательном порядке визируются руководителемструктурного подразделения, готовившего проект приказа,заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правовогоуправления или замещающим его лицом. 5.10. Подписанные управляющим делами администрации областиприказы должны быть зарегистрированы в его секретариате. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказне допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускаетсятолько по согласованию с управляющим делами администрации области. Приэтом на документе в месте изменения текста ставится заверительнаяподпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера всоответствии с очередностью их регистрации в пределах календарногогода, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и поличному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением иосвобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личномусоставу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом впервом случае к номеру приказа по личному составу через тиредобавляется буква "к", а во втором к номеру приказа через тиредобавляется буква "о". (В редакции Постановления Губернатора Кировскойобласти от 30.03.2000 г. N 115) Оформленные в установленном порядке копии приказов направляютсяадресатам согласно указанию о рассылке. 5.11. Приказы управляющего делами администрации области вступаютв силу с момента их подписания, если иное не определено в самомприказе. 5.12. Начальником хозяйственного управления в пределах своейкомпетенции по хозяйственным вопросам и по кадрам младшегообслуживающего персонала издаются приказы. Их регистрация и рассылкаосуществляется хозяйственным управлением. 6. Организация исполнения (контроля за выполнением) нормативных иправовых актов администрации области, других документов и поручений 6.1. Обязательному контролю подлежит исполнение нормативно-правовых документов Президента Российской Федерации, высших органовгосударственной власти Российской Федерации, областной Думы,касающихся деятельности администрации области, постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области, других документов,требующих решения или ответа. Контроль осуществляется с использованием автоматизированнойсистемы "Контроль", соответствующих электронных баз данных иконтрольных карточек. 6.2. Ответственность за фактическое исполнение документов ипоручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля вструктурных подразделениях администрации области возлагается на ихруководителей, за координацию этой работы в целом в администрацииобласти - на контрольное управление. Ответственность за выполнение конкретных постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области несут руководителиструктурных подразделений либо должностные лица администрации области,на которых возложен контроль или которым даны поручения. Если в соответствии с постановлением, распоряжением илипоручением Губернатора области выполнение либо контроль за исполнениемдокумента или поручения возложен на несколько структурныхподразделений (должностных лиц) администрации области, то координацияработы и ответственность за выполнение возлагается на структурноеподразделение (должностное лицо), указанное в постановлении,распоряжении, резолюции первым, или на подразделение, по предложениюкоторого принят документ. 6.3. Заместители Губернатора области и управляющий деламиадминистрации области ежеквартально, руководители структурныхподразделений администрации области ежемесячно на своих оперативныхсовещаниях рассматривают вопросы исполнения находящихся на контроледокументов и поручений, намечают и осуществляют меры по устранениюимеющихся в этой работе недостатков, по повышению исполнительскойдисциплины сотрудников. 6.4. Контрольное управление постоянно анализирует соблюдениесроков исполнения находящихся у него на контроле документов ипоручений Губернатора области и ежеквартально информирует Губернатораобласти о состоянии исполнительской дисциплины в администрацииобласти, а о ходе выполнения долгосрочных программ - один раз вполугодие. 6.5. Руководители структурных подразделений по каждому взятому наконтроль документу и поручению определяют конкретных работников,ответственных за организацию систематического контроля за ихвыполнением. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные насогласование, рассматриваются в первую очередь. В структурных подразделениях по каждому находящемуся на контроледокументу и поручению не позднее чем в 3-дневный срок после ихполучения разрабатывается план практических мероприятий по организациии проверке их исполнения, который согласовывается с руководителемструктурного подразделения, а по наиболее важным и перспективнымвопросам - и с соответствующим заместителем Губернатора области илиуправляющим делами администрации области. При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом наместо структурные подразделения заблаговременно (не позднее чем за 15дней до начала очередного месяца) согласовывают свои планы проверок напредстоящий месяц с управлением по организационным вопросам и работе стерриториями, которое координирует эту работу с целью недопущенияодновременных проверок в одном и том же муниципальном образовании.Внеплановые проверки могут проводиться только по согласованию суправлением по организационным вопросам и работе с территориями. 6.6. На каждый поставленный на контроль документ в структурныхподразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся:контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, планмероприятий подразделения по организации и проверке исполнениядокумента, проверочный материал и информация о ходе выполнениядокумента, итоговая справка (информация) подразделения о результатахисполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 6.7. Руководители структурных подразделений обеспечиваютсвоевременное выполнение всех предусмотренных постановлением,распоряжением Губернатора области или другим документом поручений,принимают дополнительные меры, а при необходимости вносятсоответствующие предложения, направленные на своевременное решениепоставленных задач. О выполнении отдельных пунктов постановления, распоряженияГубернатора области или утвержденных мероприятий с конкретными срокамиисполнения структурные подразделения своевременно (не позднее чемчерез 5 дней по истечении установленного срока) представляютГубернатору области (по документам, находящимся на контроле вконтрольном управлении, через данное управление) согласованную ссоответствующим заместителем Губернатора области или управляющимделами администрации области краткую информацию в письменном виде. Если возникает необходимость продления или изменения срокаисполнения отдельных пунктов постановления, распоряжения Губернатораобласти или мероприятий, структурные подразделения обязаны не позднеечем за 10 дней до истечения установленного срока обратиться кГубернатору области (по документам, находящимся на контроле вконтрольном управлении, через данное управление) с обоснованнойписьменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителемГубернатора области или управляющим делами администрации области) оновом сроке выполнения поручения. При согласии об изменении срока обэтом ставится в известность контрольное управление и делаетсясоответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данныхавтоматизированной системы "Контроль". 6.8. Срок исполнения документа, поручения исчисляется вкалендарных днях с даты его подписания (утверждения). Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению вуказанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющиепометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку"Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. 6.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области не позднее чем через 7дней по истечении установленного срока их исполнения структурныеподразделения готовят и представляют на рассмотрение Губернаторуобласти письменную информацию (по постановлениям, распоряжениям ипоручениям Губернатора области, завизированную соответствующимзаместителем Губернатора области или управляющим делами администрацииобласти). По документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольномуправлении, она представляется через данное управление. Если в постановлении, распоряжении Губернатора области не указансрок представления информации, справка о выполнении представляется непозднее чем через год со дня принятия постановления, распоряжения. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатораобласти исполняют несколько структурных подразделений (должностныхлиц) администрации области, то обобщенную информацию Губернаторуобласти представляет координирующее подразделение (должностное лицо)за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностныхлиц), согласованную с соответствующим заместителем Губернатора областиили с управляющим делами администрации области. Информация о выполнении поручения Губернатора области, данного имна оперативном совещании, представляется в секретариат Губернатораобласти со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможностивыполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязанзаранее обратиться в секретариат Губернатора области с мотивированнойписьменной просьбой о продлении срока выполнения. Итоговая информация об исполнении постановления или распоряженияГубернатора области объемом, как правило, не более 2 страниц должнасодержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждогопункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующиедостигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин ивиновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихсянедостатков, а также предложения о снятии постановления илираспоряжения с контроля или продлении срока его выполнения. Итоговая информация об исполнении постановления или распоряженияГубернатора области перед представлением се на рассмотрениеГубернатору области направляется на согласование в контрольноеуправление, которым проверяется полнота наличия в ней сведений овыполнении всех поручений и задач, содержащихся в постановлении илираспоряжении, соблюдении установленных сроков исполнения. Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил,возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки иповторного представления. 6.10. Постановление или распоряжение Губернатора областинормативного характера, рассчитанное на длительное применение,снимается с контроля в случае принятия постановления либо распоряженияоб отмене его действия или принятия по данному вопросу новогопостановления или распоряжения, а также по решению Губернатора областина основании итоговой справки о выполнении данного документа. В работе необходимо руководствоваться положением о том, чтоснятие постановления или распоряжения Губернатора области с контроляне означает прекращение его действия, если не принято решения обутрате силы данного документа. Решение о снятии документа с контроля или о продлении срокаконтроля регистрируется в базе данных автоматизированной системы"Контроль" и в соответствующей контрольной карточке. 6.11. После снятия постановления, распоряжения Губернатораобласти или другого документа с контроля контрольное дело хранится всоответствующем структурном подразделении администрации области. 6.12. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатораобласти, другой документ не снят с контроля, то структурноеподразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение иликонтроль за его исполнением, проводит дополнительную работу пореализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторнуюинформацию о выполнении данного документа или поручения. 7. Порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан Рассмотрение обращений и организация приема гражданосуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкциипо делопроизводству в администрации Кировской области. 8. Учет, обобщение и реализация критических замечаний ипредложений 8.1. Учет и обобщение критических замечаний и предложений,высказанных на встречах с участием Губернатора области, возлагается наготовившее проведение этой встречи структурное подразделениеадминистрации области, которое в недельный срок после проведениямероприятия разрабатывает и представляет на утверждение Губернаторуобласти согласованные с контрольным управлением предложения пореализации высказанных замечаний и предложений с указаниемответственных исполнителей и сроков выполнения намеченных мер. Структурные подразделения принимают незамедлительные меры пореализации замечаний и предложений, не требующих длительнойпроработки. 8.2. Информация исполнителей по реализации критических замечанийи предложений, высказанных на встречах с участием Губернатора области,в установленные сроки передается в структурное подразделение,готовившее проведение этой встречи, которое представляет согласованнуюс контрольным управлением обобщенную информацию на рассмотрениеГубернатору области. 8.3. Учет и обобщение поступающих из трудовых коллективов, отнаселения предложений и замечаний по вопросам, вынесенным навсенародное обсуждение, ведет управление по организационным вопросам иработе с территориями, которое в установленные сроки готовитобобщенную информацию в соответствующие федеральные органы ипредставляет ее (через управляющего делами администрации области) наподпись Губернатору области. 8.4. Учет и контроль за реализацией критических замечаний ипредложений, высказанных в адрес администрации области на встречах сответственными работниками администрации области, ведет управление поорганизационным вопросам и работе с территориями на основанииинформации сотрудников администрации области. О принятых мерах и результатах рассмотрения критических замечанийи предложений их авторы или организации, а также управление поорганизационным вопросам и работе с территориями своевременноинформируются теми структурными подразделениями администрации области,в чей адрес были высказаны замечания, непосредственно или черезрайгорадминистрации (с отметкой даты и через кого переданаинформация). 8.5. Комитет по информационной политике анализирует и учитываетпубликации в центральных газетах и журналах, в местной печати,содержащие критические замечания и предложения в адрес администрацииобласти, и сообщает о них Губернатору области. В соответствии с егопоручениями структурные подразделения (должностные лица) администрацииобласти принимают меры по критическим выступлениям в печати, принеобходимости готовят ответы редакциям газет и журналов, информируютоб этом комитет по информационной политике. 9. Порядок подготовки вопросов, вносимых на рассмотрениеобластной Думы 9.1. В соответствии с Уставом (Основным законом) Кировскойобласти Губернатору области принадлежит право законодательнойинициативы. 9.2. Подготовка вопросов, вносимых на рассмотрение областнойДумы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными вПорядке деятельности администрации области по разработке и внесению вКировскую областную Думу проектов законов области и постановленийобластной Думы. 9.3. Текст проекта областного закона с экспертными заключениями,листом согласования, финансово-экономическим обоснованием,пояснительной запиской, проектами постановления Думы исопроводительного письма Губернатора области в Думу по этомузаконопроекту через управляющего делами администрации областипередаются на рассмотрение Губернатору области. Губернатор области по представленным ему документам принимаетодно из следующих решений: подписывает сопроводительное письмо в Думупо законопроекту; направляет материалы на доработку либо отклоняетпроект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью егопринятия. 9.4. В случае согласия Губернатора области с материалами,представленными на его рассмотрение, в Думу направляется подписанноеГубернатором области сопроводительное письмо по вносимому на еерассмотрение законопроекту и прилагаемые к нему материалы (текстзаконопроекта, финансово-экономическое его обоснование, пояснительнаязаписка, соответствующий проект постановления Думы, предложения осоставе приглашенных лиц на заседание Думы на рассмотрение данногопроекта). 10. Порядок подготовки материалов по вопросам награждения,присвоения почетных званий 10.1. При решении вопросов о представлении к награждениюнеобходимо руководствоваться следующим: 10.1.1. При рассмотрении вопроса о представлении в федеральныеорганы к награждению за заслуги в труде и в связи с юбилейными датамиследует иметь в виду, что юбилейной датой для отдельных лиц являетсяпятидесятилетие со дня рождения или другое следующее десятилетие, аюбилеем отдельных предприятий, организаций, учреждений и учебныхзаведений считается пятидесятилетие, столетие и далее через каждыепятьдесят лет со дня их основания.Примечание: при представлении работников к награждению в связи с юбилейной датой предприятия, организации, учреждения в администрацию области и соответствующие федеральные органы должна быть представлена архивная справка о дате основания предприятия, организации, учреждения. 10.1.2. Если представление к награждению орденами и медалямиРоссийской Федерации или присвоению почетных званий РоссийскойФедерации связано с юбилеем, то соответствующие материалы вносятся вадминистрацию области с учетом того, что они должны быть представленыв соответствующие федеральные органы не позднее чем за 6 месяцев доюбилейной даты трудового коллектива или отдельного работника. 10.1.3. При рассмотрении вопроса о представлении к награждениюПочетной грамотой, благодарственным письмом администрации Кировскойобласти за заслуги в труде и в связи с юбилейными датами следует иметьв виду, что юбилейной датой для отдельных лиц являетсяпятидесятилетие, шестидесятилетие, семидесятилетие,семидесятипятилетие со дня рождения и далее каждые 5 лет со днярождения, а юбилеем отдельных предприятий, организаций, учреждений иучебных заведений считается двадцатипятилетие, пятидесятилетие и далеекаждые двадцать пять лет со дня их основания. Ходатайство (с необходимыми материалами) о награждении Почетнойграмотой, благодарственным письмом администрации Кировской областипредставляется не позднее чем за месяц до юбилейной даты или датывручения. В случае несвоевременного представления материалов ониотклоняются, о чем соответствующие структурные подразделенияадминистрации области информируют органы, по чьей инициативе этипредложения готовились. 10.2. Представления к награждению орденами и медалями РоссийскойФедерации, присвоению почетных званий Российской Федерациипроизводятся в соответствии с требованиями Положения о государственныхнаградах Российской Федерации, утвержденного Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакции УказаПрезидента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19), иФедерального закона Российской Федерации "О ветеранах" от 12 января1995 года N 5-ФЗ с учетом Федерального закона "О внесении изменения встатью 7 Федерального Закона "О ветеранах" от 18 ноября 1998 года N171-ФЗ. 10.3. При подготовке документов по представлению к награждениюорденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званийРоссийской Федерации необходимо руководствоваться следующим: 10.3.1. Кандидатура представляемого должна быть рекомендованасобранием трудового коллектива, о чем составляется протокол суказанием даты и номера. 10.3.2. После этого заполняется наградной лист (форма N 1,утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 25 ноября 1994года N 2119) на пишущей машинке без поправок. На первой страниценаградного листа сообщаются анкетные данные, на второй - трудоваядеятельность, включая учебу в высших и средних учебных заведениях ивоенную службу, на третьей дается характеристика, в которойуказываются конкретные заслуги представляемого к награждению. Наградной лист подписывается руководителем предприятия,организации, учреждения, учебного заведения, председателем собрания суказанием даты подписания наградного листа. Подписи заверяютсяпечатью. Наградной лист направляется в администрацию района или города насогласование. Подпись главы администрации заверяется печатью, ставитсядата согласования. 10.3.3. После согласования с администрацией района или городанаградной лист направляется в управление государственной службы икадров администрации области. При представлении к награде руководителя структурногоподразделения администрации области, территориального органафедерального органа исполнительной власти, главы администрации района(города) наградной лист подписывается его заместителем послерекомендации собрания трудового коллектива, согласовывается ссоответствующим заместителем Губернатора области или управляющимделами администрации области и передастся в управление государственнойслужбы и кадров. 10.3.4. После проверки в управлении государственной службы икадров правильности заполнения наградного листа он направляется нарассмотрение в областную комиссию по представлению к государственнымнаградам Российской Федерации и к Почетной грамоте администрацииКировской области. В случае положительного решения комиссии награднойлист представляется на подпись полномочному представителю ПрезидентаРоссийской Федерации по Кировской области, а затем - на подписьГубернатору области. Подписи заверяются гербовыми печатями, и ставитсядата подписания. Если кандидатура представляемого к награждению отклоняется, тоуправлением государственной службы и кадров направляетсямотивированный отказ тому органу, по чьей инициативе вносилосьпредложение. 10.3.5. Наградной лист, согласованный с администрацией области,управлением государственной службы и кадров возвращается тому органу,по чьей инициативе вносилось предложение, для отправки всоответствующее министерство и ведомство или непосредственно вКомиссию по государственным наградам при Президенте РоссийскойФедерации. По работникам структурных подразделений администрации области,муниципальных образований области наградной лист отправляется вКомиссию по государственным наградам при Президенте РоссийскойФедерации управлением государственной службы и кадров администрацииобласти. 10.4. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур наприсвоение званий "Почетный гражданин Кировской области", "Лауреатпремии Кировской области", на награждение Почетной грамотой иблагодарственным письмом администрации Кировской области производитсяв соответствии с требованиями) установленными:для присвоения звания - Законом Кировской области "О присвоении"Почетный гражданин звания "Почетный гражданин КировскойКировской области" области" от 21.08.95 N 2-ЗО (с учетом внесенных в него изменений Законом Кировской области от 11.02.99 N 79-ЗО);для присвоения звания - Законом Кировской области "О премиях"Лауреат премии Ки- Кировской области" от 21.08.95 N 3-ЗО;ровской области"для награждения По- - Положением о Почетной грамоте администра-четной грамотой адми- ции Кировской области, утвержденным поста-нистрации Кировской новлением Губернатора области от 29.12.98области N 525;для награждения благо- - Положением о благодарственном письме адми-дарственным письмом нистрации Кировской области, утвержденнымадминистрации Киров- постановлением Губернатора области отской области 29.01.99 N 30. 11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их вархив, использование архивных документов 11.1. Составление и утверждение номенклатуры дел, формированиедел в структурных подразделениях, экспертиза ценности документов,оформление дел, подготовка и передача их в архив администрацииобласти, использование архивных документов осуществляются всоответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству вадминистрации Кировской области. 11.2. Дела постоянного и временного хранения с момента ихзаведения в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации областихранятся по месту их формирования в структурных подразделениях взапирающихся шкафах. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся вструктурных подразделениях администрации области документов и дел, засоблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается наработника, ответственного за ведение делопроизводства в структурномподразделении, и руководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документахнадписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 11.3. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения администрации области работник, ответственный за ведениеделопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны втечение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации илиреорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы вдела и сдать их в архив администрации области независимо от срокахранения. 11.4. Дела с документами, находящимися в архиве администрацииобласти, предоставляются сотрудникам администрации области для работыв помещении архива или во временное (не более месяца) пользование внеэтого помещения под роспись в учетной карточке (журнале) выдачидокументов. Находящиеся в архиве администрации области дела, содержащиедокументы с пометкой "Для служебного пользования", предоставляютсясотрудникам структурных подразделений администрации области дляознакомления в помещении архива по разрешению управляющего деламиадминистрации области или начальника управления делопроизводства ипротокола. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникамподразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок неболее 10 дней. Металлические шкафы или помещения, где хранятсяматериалы с пометкой "Для служебного пользования", должныопечатываться. Работники администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. Подлинники постановлений и распоряжений администрации области иуказатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 11.5. Архивные документы или их копии, выписки (справки) изархивных документов могут предоставляться организациям и гражданам поих письменным запросам с разрешения управляющего делами администрацииобласти или начальника управления делопроизводства и протокола. 12. Изготовление, движение и использование печатей и штампов 12.1. Изготовление, учет, выдача, движение, использование,хранение и уничтожение печатей и штампов в администрации областипроизводится в соответствии с требованиями Инструкции поделопроизводству в администрации Кировской области по данному вопросу. 12.2. Изготовление гербовых печатей администрации областипроизводится по указанию Губернатора области или управляющего деламиадминистрации области. 12.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора области, его заместителей,управляющего делами администрации области и лица, ответственные заиспользование указанных штампов, определяются соответственноГубернатором области, его заместителями, управляющим деламиадминистрации области. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатораобласти, его заместителей, управляющего делами администрации областиразрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими вустановленном порядке документов. Использование указанных штампов приоформлении подлинников всех документов запрещается. На факсимилепечать не ставится. 12.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности администрации области, производится поразрешению управляющего делами администрации области на основаниизаявок руководителей структурных подразделений и в соответствии собразцами печатей и штампов, согласованными с управлениемделопроизводства и протокола. 12.5. Организация изготовления печатей и штампов, их учет,выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей иштампов в администрации области возлагаются на управлениеделопроизводства и протокола. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управленииделопроизводства и протокола в специальном журнале, выдаются подроспись в структурные подразделения администрации области и должныхраниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах илиметаллических шкафах. 12.6. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в структурныхподразделениях администрации области возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения при оставлении должности обязан сдатьвыданные ему печати и штампы в управление делопроизводства ипротокола, о чем делается запись в соответствующем журнале. 12.7. Об утрате печати или штампа руководитель структурногоподразделения администрации области незамедлительно ставит визвестность управляющего делами администрации области и начальникауправления делопроизводства и протокола. По данному факту назначаетсяслужебное расследование, о результатах которого информируетсяуправляющий делами администрации области. 13. Иные вопросы, связанные с обязанностями работников и порядкомработы в администрации области 13.1. Лицо, принимаемое на работу в администрацию области нагосударственную должность государственной службы, должно бытьознакомлено с Законом Кировской области "О государственной службеКировской области". С данным лицом заключается трудовой договор(контракт). 13.2. Принятые на работу лица, замещающие государственныедолжности государственной службы, а также работники, принятые вадминистрацию области и имеющие непосредственное отношение к работе сдокументами, их приему, учету, хранению и размножению, должны втечение трех дней: 13.2.1. У работника, ответственного за ведение делопроизводства вструктурном подразделении администрации области, ознакомиться подроспись с Регламентом работы администрации Кировской области иИнструкцией по ведению делопроизводства в администрации Кировскойобласти, пройти инструктаж по основным правилам работы с документами,получить необходимые служебные документы и телефонные справочники,ознакомиться под роспись с Правилами пожарной безопасности ивнутреннего распорядка в зданиях администрации области. 13.2.2. Сдать фотографии для оформления служебного удостоверения(в управление государственной службы и кадров) и служебного пропуска(в хозяйственное управление). 13.2.3. Пройти (под роспись) инструктаж по охране труда и техникебезопасности в хозяйственном управлении. 13.2.4. Получить под роспись ключ от металлического шкафа (сейфа)и металлическую печать для его опечатывания в отделе мобилизационнойподготовки и защиты государственной тайны администрации области (далее- отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны). 13.2.5. Ознакомиться под роспись со своей должностной инструкциейу руководителя структурного подразделения администрации области, атакже положением о структурном подразделении. 13.3. Работникам администрации области запрещается: 13.3.1. Сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения,содержащиеся в документах с грифами "Секретно", "Для служебногопользования", "Оглашению не подлежит", "Не для печати" и в другихдокументах ограниченного распространения, а также другую служебнуюинформацию, если это не вызвано служебной необходимостью. Ознакомлениеработников администрации области с такой информацией, ее отправкадолжны производиться в соответствии с установленными правилами. 13.3.2. Делать всякого рода записи по секретным вопросам в личныхблокнотах и записных книжках. Записи секретного характера, необходимыев работе, могут производиться в специальных рабочих тетрадях,соответствующим образом оформленных и зарегистрированных в отделемобилизационной подготовки и защиты государственной тайны и хранящихсяна правах секретных документов. 13.3.3. Выносить из здания администрации области документы сгрифами "Секретно", "Для служебного пользования" и работать с ними надому. 13.3.4. Оставлять ключ в дверях рабочего кабинета при выходе изнего и неубранные документы (их черновики) на рабочем столе послеокончания работы. Оставлять открытыми окна и форточки при уходе сработы. При выходе из здания администрации области ключ от рабочегокабинета сдается на пост. 13.3.5. Использовать автотранспорт администрации области, вестимеждугородные телефонные разговоры по служебному телефону в личныхцелях без соответствующего разрешения и оформления оплатыпредоставляемых услуг. 13.4. Работники администрации области обязаны: 13.4.1. Выполнять обязанности, возложенные на них должностнойинструкцией, поручения руководства администрации области ируководителя своего подразделения, требования Инструкции поделопроизводству в администрации Кировской области и настоящегоРегламента, правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда итехники безопасности, пожарной безопасности в администрации области. 13.4.2. В случае утери документа, служебного удостоверения,служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) иметаллической печати для его опечатывания немедленно сообщить об этомуправляющему делами администрации области, руководителям своего исоответствующих структурных подразделений администрации области. 13.4.3. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случаеболезни передать через работника, ответственного за ведениеделопроизводства в структурном подразделении, находящиеся наисполнении (контроле) документы другому сотруднику по указаниюруководителя своего подразделения. Секретные документы, ключ отметаллического шкафа (сейфа) и металлическую печать для егоопечатывания сдать под роспись в отдел мобилизационной подготовки изащиты государственной тайны. 13.4.4. В случае увольнения или перехода на работу в другоеподразделение администрации области отчитаться за полученные секретныедокументы; сдать под роспись рабочую тетрадь для записей секретногохарактера, ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печатьдля его опечатывания в отдел мобилизационной подготовки и защитыгосударственной тайны; передать все числящиеся за ним документы ителефонные справочники работнику, ответственному за ведениеделопроизводства в структурном подразделении администрации области. 13.4.5. При увольнении или переходе на работу в другоеподразделение администрации области работник, ответственный за ведениеделопроизводства в структурном подразделении, обязан сдать по актуимеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другомусотруднику по указанию руководителя своего подразделения в присутствииработника управления делопроизводства и протокола. 13.4.6. При увольнении сдать служебное удостоверение и служебныйпропуск соответственно в управление государственной службы и кадров ив хозяйственное управление. 13.4.7. Работники, замещающие государственные должностигосударственной службы, обязаны своевременно сообщать в управлениегосударственной службы и кадров, а занимающие должности младшегообслуживающего персонала - в хозяйственное управление об изменениях вих учетных данных (образование, семейное положение, место жительства,домашний телефон, награждение и т.п.) и руководителю своегоподразделения - об изменении места жительства и домашнего телефона. 13.4.8. Уходя в рабочее время из здания администрации области,получить на это разрешение руководителя своего структурногоподразделения и поставить в известность технического секретаряподразделения о месте нахождения и предполагаемом времени возвращения. Руководитель структурного подразделения согласовывает свой уход врабочее время из здания администрации области с курирующим егозаместителем Губернатора области или управляющим делами администрацииобласти и сообщает об этом техническому секретарю подразделения. 13.4.9. В случае болезни сразу же поставить в известность об этомруководителя своего подразделения. 13.4.10. Получить разрешение руководителя своего структурногоподразделения на междугородный телефонный разговор с другими регионамив служебных целях. 13.4.11. Предъявлять свой служебный пропуск постовому при входе вздания администрации области. 13.5. Командировочные удостоверения оформляются в управленииделопроизводства и протокола на основании распоряжения, подписанногоГубернатором области, а в его отсутствие должностным лицом,исполняющим обязанности Губернатора области (при командировке запределы области), а также заместителем Губернатора области либоуправляющим делами администрации области (при командировке в пределахобласти). Перед выездом в командировку работник получает задание отруководства администрации области или руководителя своегоподразделения, а по возвращении отчитывается о проделанной работеперед должностным лицом, давшим ему задание. Учет выездов работников в командировки ведет управлениеделопроизводства и протокола. 13.6. Право вызова служебной автомашины по производственнойнеобходимости в структурных подразделениях предоставлено ихруководителям или замещающим их лицам. Заявка на предоставлениеавтомашины для выезда в командировку передается в автоцентрадминистрации области не позднее чем за сутки до выезда. 13.7. Организацию учебы работников, замещающих государственныедолжности государственной службы, на курсах повышения квалификацииосуществляет управление государственной службы и кадров, работников,ответственных за ведение делопроизводства, - управлениеделопроизводства и протокола в сроки, согласованные с руководителямиструктурных подразделений администрации области. 13.8. Ежегодно (не позднее января) руководители структурныхподразделений составляют график отпусков работников (кроме кадровмладшего обслуживающего персонала), передают его в управлениегосударственной службы и кадров, которым обобщенный график отпусковвносится на утверждение управляющему делами администрации области. В этот же срок хозяйственным управлением составляется графикотпусков младшего обслуживающего персонала, утверждаемый начальникомэтого управления. Обобщенные графики отпусков должны быть согласованы спредседателем профсоюзного комитета администрации области. Контроль за соблюдением работниками утвержденных графиковотпусков осуществляют руководители структурных подразделенийадминистрации области. 13.9. Дежурство в администрации области в нерабочее время, ввыходные и праздничные дни организует управление делопроизводства ипротокола. Записи о дежурстве, принятой и отправленной корреспонденции, опоступивших сообщениях и принятых по ним мерах в период дежурстваведутся дежурными по администрации области в специальных журналах. Инструктаж дежурных по администрации области, контроль за ихработой возлагается на управление делопроизводства и протокола.