Постановление Губернатора Кировской области от 26.05.1998 № 247
Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и протокола администрации Кировской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕот 26.05.98 N 247 г. КировОб утверждении Положения обуправлении делопроизводстваи протокола администрацииКировской области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства и протоколаадминистрации Кировской области. Прилагается. 2. Постановление Губернатора области от 30.09.97 N 289 "Обутверждении Положения об управлении делопроизводства и протоколаадминистрации Кировской области" считать утратившим силу.Губернатор Кировскойобласти В. Н. Сергеенков УТВЕРЖДЕНО постановление Губернатора области от 26.05.98 N 247 ПОЛОЖЕНИЕ об управлении делопроизводства и протокола администрации Кировской области I. Общие положения 1.1. Управление делопроизводства и протокола (в дальнейшем -управление) создано в соответствии с распоряжением ГубернатораКировской области от 18.11.96 N 1508 "О структуре органовисполнительной власти" и является структурным подразделениемадминистрации Кировской области. Входит как самостоятельное (без праваюридического лица) в состав управления делами и подчиняетсяуправляющему делами администрации области. 1.2. Структура управления определяется возложенными на негофункциями. В состав управления входят: канцелярия; протокольный отдел; отдел писем и устного приема граждан; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; экспедиция; архив администрации области. 1.3. Численность, квалификация и оплата труда работниковуправления определяется объемами и сложностью выполняемых обязанностейи устанавливается штатным расписанием. 1.4. Управление в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Законами Российской Федерации и Кировскойобласти. Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Уставом Кировской области, постановлениями областной Думы,постановлениями, распоряжениями и указаниями Губернатора Кировскойобласти, настоящим Положением. 1.5. Положение об управлении утверждается постановлениемГубернатора области. 1.6. Управление образуется и ликвидируется постановлениемГубернатора области. II. Основные задачи 2.1. Обеспечение взаимодействия администрации области ссоответствующими подразделениями администрации Президента РФ,Правительства РФ, областной Думы и другими организациями по вопросамделопроизводства, рассмотрения писем и заявлений граждан. 2.2. Организация делопроизводства в администрации области,аппарате областной Думы. 2.3. Подготовка порядка и обеспечение проведения протокольныхмероприятий. 2.4. Организация работы по рассмотрению писем и заявленийграждан, поступивших в администрацию области. 2.5. Методическое руководство по ведению делопроизводства,подготовки нормативных актов, работе по рассмотрению писем и заявленийграждан в структурных подразделениях администрации области имуниципальных образованиях. III. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ 3.1. Осуществление организационно-технических мероприятий поподготовке заседаний областной Думы, коллегии при Губернаторе области,а также областных совещаний, семинаров, конференций, официальныхвстреч и приемов, проводимых Губернатором области, стенографированиеданных мероприятий. 3.2. Организация работы по оформлению, учету, размножению исвоевременному доведению до сведения заинтересованных департаментов,комитетов, отделов и управлений, райгорадминистраций, организаций иучреждений, должностных лиц и граждан постановлений областной Думы,распоряжений председателя областной Думы, постановлений и распоряженийГубернатора области. Выдача по запросам организаций копий, выписок исправок по принятым документам. 3.3. Осуществление контроля за правильностью составления иоформления распорядительных документов в департаментах, комитетах,управлениях и отделах областной администрации. Оформление, учет и хранение в течение установленного срокапостановлений и распоряжений Губернатора области, протоколов заседанийколлегии при Губернаторе области, других документов, передача их нагосударственное хранение в соответствии с действующими правилами.Прием документов на хранение от структурных подразделенийадминистрации области, областной Думы. Ведение справочно-информационной работы по хранящимся документам.Выдача архивных справок по запросам юридических и физических лиц. 3.4. Своевременный прием, регистрация и передача по назначениювходящей корреспонденции и отправка исходящей. В исключительныхслучаях доставка нарочным срочной корреспонденции адресатам в г.Кирове. Ведение справочно-информационной картотеки по документам,проходящим через канцелярию. 3.5. Составление сводной номенклатуры дел по администрацииобласти. Методическое руководство и контроль по составлениюноменклатуры дел в самостоятельных (с правом юридического лица)департаментах, комитетах, управлениях и отделах администрации областии аппарате областной Думы. 3.6. Получение со склада и обеспечение бланками администрацииобласти всех структурных подразделений; канцелярскими товарами -секретариатов Губернатора и его заместителей, протокольныхмероприятий. 3.7. Оформление командировочных удостоверений и ведение табелявыхода на работу сотрудников администрации области (кромеподразделений с правом юридического лица). 3.8. Периодическое обновление списков руководящих работниковадминистрации области. Регулярный выпуск справочника телефоновработников органов государственной власти, хозяйственных и другихорганизаций Кировской области. 3.9. Организация дежурства ответственных работников администрацийобласти (заместители Губернатора, заместители председателя областнойДумы, главы департаментов) в выходные и праздничные дни. Организация дежурства в здании администрации области в нерабочеевремя (с 17.00 до 8.00 - в рабочие дни; круглосуточно - в выходные ипраздничные дни). Обеспечение дежурных необходимыми справочными иинформационными материалами. Ведение адресной картотеки на руководящихработников администрации области, областной Думы. 3.10. Своевременное и качественное выполнение машинописных работ,размножение документов на копировально-множительных машинах.Изготовление бланков распорядительных и других видов документов иобеспечение ими подразделений администрации области. 3.11. Организация работы по рассмотрению предложений, заявлений,жалоб граждан, приему граждан руководителями администрации области,председателем областной Думы и его заместителями. 3.12. Обеспечение почтово-телеграфной связи администрации областис адресатами, организация доставки корреспонденции областнымведомствам. 3.13. Прием и отправка документов средствами электронной почты. 3.14. Изготовление и учет движения печатей и штампов вадминистрации области; гербовых печатей органов местногосамоуправления. IV. Обеспечение деятельности управления Управление для осуществления возложенных на него задач имеетправо: 4.1. Запрашивать и получать от государственных органов, органовместного самоуправления, а также учреждений, организаций, предприятийи должностных лиц необходимую информацию и материалы, в пределахкомпетенции управления. 4.2. Проверять по поручению руководителей администрации областисостояние делопроизводства и протокола, состояние дел по рассмотрениюпредложений, заявлений и жалоб, приему граждан в структурныхподразделениях администрации области. 4.3. Пользоваться информационными банками данных, имеющимися вадминистрации области, а также банками данных других органовгосударственной власти и муниципальных образований в установленномзаконодательством порядке. 4.4. Вносить предложения руководству администрации области повопросам совершенствования деятельности управления. 4.5. Осуществлять учебу и командировки сотрудников управления повопросам повышения квалификации, изучению опыта работы, оказанияпрактической помощи органам местного самоуправления. 4.6. Обеспечиваться канцелярскими товарами в соответствии сзаявками; материально-техническое оборудование рабочих местпроизводится соответствующими подразделениями администрации области. 4.7. Управление имеет круглую печать со своим наименованием;круглую печать с наименованием: "Протокольный отдел"; бланки снаименованием: "Управление делопроизводства и протокола", "Отдел писеми устного приема граждан". V. Руководство управления 4.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый иосвобождаемый от должности Губернатором Кировской области попредставлению управляющего делами администрации области. 4.2. Начальник управления должен иметь опыт работы в органахгосударственной власти или местного самоуправления, высшеепрофессиональное образование или образование, считающееся равноценным. 4.3. Начальник управления работает под непосредственнымруководством управляющего делами администрации области. 4.4. Начальник управления: руководит деятельностью управления, несет персональнуюответственность за выполнение поставленных перед управлением задач; вносит предложения управляющему делами администрации области поструктуре и штатному расписанию управления; вносит предложения управляющему делами администрации области оприеме и освобождении от должности работников управления; утверждает должностные инструкции работников управления иопределяет их обязанности; ходатайствует об установлении надбавок к оплате труда,предоставлении дополнительного отпуска, присвоении квалификационныхразрядов работникам управления; вносит предложения о поощрении работников управления и применениик ним мер дисциплинарного взыскания; вносит предложения по подбору, переподготовке и повышениюквалификации работников управления; решает вопросы о направлении работников управления в служебныекомандировки; обеспечивает взаимодействие управления со структурнымиподразделениями администрации области, областной Думой, органамиместного самоуправления в пределах компетенции управления; подписывает служебную документацию в пределах компетенцииуправления; несет персональную ответственность за хранение и правильноеиспользование гербовой печати администрации области (*).