Распоряжение Губернатора Кировской области от 06.03.1997 № 281
О правилах приема иностранных делегаций в администрации Кировской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Губернатора Кировской области от 27.07.2001 г. N 256 от 06.03.97 N 281 г. Киров обл.О правилах приема иностранных делегацийв администрации Кировской области С целью упорядочения приема иностранных делегаций в администрацииКировской области, в связи с увеличением потока иностранных граждан натерритории Кировской области: 1. Утвердить Положение о правилах приема иностранных делегаций вадминистрации Кировской области. Прилагается. 2. Рекомендовать подразделениям администрации областируководствоваться прилагаемой методикой. 3. Контроль за выполнением Положения подразделениямиадминистрации Кировской области возложить на управление помеждународным связям и внешнеэкономической деятельности (Васильева Т.А.) 4. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания. 5. Распоряжение администрации Кировской области от 20.12.94 N1177 считать утратившим силу.Первый заместительГубернатора области А. Л. Могилюк УТВЕРЖДЕНО распоряжением Губернатора области от 06.03.97 N 281 ПОЛОЖЕНИЕ о правилах приема иностранных делегаций в администрации Кировской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Настоящий документ определяет единый порядок приемаструктурными подразделениями администрации Кировской областииностранных делегаций, а также отдельных граждан иностранныхгосударств, прибывающих по линии международного, научно-технического,торгово-экономического и культурного сотрудничества. 1.2. Положение является обязательным для выполнения всемиподразделениями администрации. 2. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРИЕМА ДЕЛЕГАЦИИ 2.1. Прием официальных иностранных делегаций и отдельныхиностранных граждан подразделениями администрации Кировской областипо всем вопросам международного, научно-технического, торгово-экономического и культурного сотрудничества проводится на основании: а) официального запроса на приезд в адрес администрации,полученного через факсимильную, телексную или почтовую связь собязательным указанием цели приезда, состава делегации, сроковпребывания и предложениями по программе пребывания; б) отдельных решений Губернатора области и его заместителей, в) межправительственных и межрегиональных соглашений; г) ранее заключенных контрактов, договоров и соглашений. 2.2. Находящиеся в области по частным или служебным делам,проездом, проживающие постоянно или временно на территории Россиииностранные граждане, планирующие встречи с сотрудниками администрацииобласти, должны заблаговременно согласовать данный вопрос в порядке,предусмотренном в п. 2.1. 2.3. По получении информации о планируемом визите или встречеуправление по МС и ВЭД сообщает советнику по вопросам безопасности приГубернаторе области сведения о лицах и цели визита иностранных граждандля подготовки заключения в пределах его компетенции. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ДЕЛЕГАЦИИ 3.1. Руководители подразделений администрации Кировской области,именуемые в дальнейшем "Принимающая сторона", по получении сообщения оприезде делегации не позднее, чем за 7 дней до намеченного срокаприбытия обязаны: направить в управление по международным связям ивнешнеэкономической деятельности служебную записку, в которойнеобходимо указать: цель приезда; состав делегации; срок пребывания; краткую характеристику сферы деятельности фирмы, организации. К служебной записке прикладывается официальный запрос фирмы,организации на приезд. Управление по международным связям и внешнеэкономическойдеятельности готовит заключение по вопросу о целесообразности приемаиностранной делегации с учетом мнения советника по вопросамбезопасности и представляет его на утверждение Губернатору области. После получения согласия на приезд, управление по МС и ВЭДнаправляет по факсимильной или телексной связи в адрес фирмы,организации подтверждение о приеме делегации. 3.2. В срок за 3 дня до прибытия делегации принимающая сторонасовместно с управлением по МС и ВЭД разрабатывает программупребывания, составляет смету расходов на прием делегации всоответствии с нормами действующего, законодательства, регулирующимиприем и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц. 3.3. При разработке программы приема делегаций следует учитыватьследующее: цель приема; состав лиц, принимающих участие в переговорах и их задачи; организацию переговоров; посещение ведомств, организаций, предприятий; требование сохранения коммерческой тайны или вопросовбезопасности с приглашением необходимых специалистов. Программа должна быть распределена по времени с учетом: переездов; подписания итогового документа; культурной программы (экскурсии, посещение музеев, выставок,театров); организации питания и других вопросов; проведение пресс-конференций (в случае необходимости). 3.4. В цепях координации действий управления по международнымсвязям и внешнеэкономической деятельности и принимающей стороны,последняя назначает ответственного за выполнение программы. 3.5. Программа на прием делегации утверждается Губернаторомобласти. Порядок оформления программы аналогичный указанному в п. 3.1. 3.6. Вся иностранная корреспонденция, касающаяся приездаиностранных делегаций, а также вся деловая переписка с иностраннымиорганизациями и отдельными иностранными гражданами должна проходить попочте, факсимильной или телексной связи управления по МС и ВЭД (62-16-27) или администрации области (62-89-58) с последующей передачей вуправление по МС и ВЭД. 3.7. Указанная информация относится к категории "служебная тайна"и может передаваться третьим лицам, имеющим право доступа к такойинформации в соответствии с их служебным положением и функциональнымиобязанностями, по официальному запросу. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ С ИНОСТРАННЫМИ ДЕЛЕГАЦИЯМИ ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ПЕРЕГОВОРОВ 4.1. Переговоры могут быть плановыми и незапланированными, нолюбые переговоры требуют тщательной подготовки. 4.2. Перед сложными переговорами проводятся совещания поподготовке к переговорам, составляются с заинтересованнымиорганизациями проекты протоколов, соглашений и контрактов, изучаетсявся предшествующая деловая переписка с партнерами. ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ 4.3. Переговоры проводятся руководителями принимающей стороны илипо их поручению оперативным составом, должностной уровень участниковкоторого определяется руководством принимающей стороны в зависимостиот целей переговоров и уровня представителей иностранных партнеров. 4.4. Необходимо стремиться к оптимизации состава участников отпринимающей стороны, ограничивая его только теми без которыхневозможно решение вопросов, являющихся предметом переговоров. 4.5. При размещении за столом переговоров обязательно должен бытьсоблюден принцип равноправия сторон. Для главы принимающей сторонынедопустимо принимать гостей, оставаясь за своим рабочим столом. 4.6. В соответствии с требованиями международного протоколапринимаемую делегацию желательно размещать за столом переговоров лицомк окнам и, ни в коем случае, не к двери. 4.7. После рассадки проводится представление участниковпереговоров с обменом визитными карточками, обязательными дляисполнения при переговорах. При этом следует обращать внимание на следующее: визитные карточки вручаются не во время приветствия илизнакомства, а за столом переговоров; врученные визитные карточки необходимо внимательно рассмотреть иположить на стол переговоров так, чтобы они служили ориентиром воизбежание ошибок при произнесении имен иностранных партнеров. 4.8. Представитель управления по международным связям ивнешнеэкономической деятельности ведет протокол беседы с иностраннойделегацией, который используется при составлении отчета о результатахвстречи. Журнал ведения протоколов хранится в управлении помеждународным связям и внешнеэкономической деятельности. Аналогичнымобразом протоколируются встречи на уровне руководящих работников испециалистов в соответствующих департамент и управлениях. 4.9. На переговорах рекомендуется использовать переводчика, дажепри владении иностранными языками. При использовании переводчикаучастники переговоров имеют дополнительное время для анализааргументов партнера и принятия более обдуманных решений. Необходимоучитывать, что иностранцы, ведущие переговоры на своем языке, могутвладеть русским языком в достаточной степени, чтобы пониматьсодержание фраз, которыми обмениваются между собой представителипринимающей стороны. 4.10. Переговоры ведет только руководитель делегации принимающейстороны. В случае необходимости он консультируется с другимиучастниками переговоров и только он может предоставить им возможностьвысказывать свое мнение. 4.11. В целях личной и информационной безопасности рекомендуетсяпривлекать для осуществления перевода во время переговоровспециалистов с российской стороны, а также представителя управления поМС и ВЭД. 4.12. В настоящее время в связи с передачей большого объема иосуществлением согласований по телефону, телексу и телефаксу,необходимо особенно четко контролировать исполнение всемдоговоренностей, достигнутых при использовании данных каналов связи. ПОДПИСАНИЕ ИТОГОВОГО ДОКУМЕНТА 4.13. Необходимо помнить, что сторона, которая готовит проектитогового документа для подписания, приобретает определенныепреимущества, так как имеет возможность сформулировать текст документав наиболее выгодной для себя интерпретации. В дальнейшем приобсуждении этого документа партнер может внести поправки, но при этомему надо доказать им обоснованность. 5. ОТЧЕТНОСТЬ, УЧЕТ И КОНТРОЛЬ 5.1. Принимающая сторона оформляет отчет о ходе и результатахпереговоров и в 3-х дневный срок представляет его в управление помеждународным связям и внешнеэкономической деятельности дляпоследующей обработки и учета. Управление по международным связям ивнешнеэкономической деятельности систематически обобщает отчеты ипредставляет руководству материалы о результатах работы с иностраннымиделегациями и отдельными иностранными гражданами для принятия решений. 5.2. Вся информация о состоявшихся встречах, переговорах, деловыхпредложениях зарубежных партнеров, а также их намерениях учитывается вкратком формализованном виде для использования в компьютерном банкеданных и подготовки аналитических материалов в соответствии сотдельной инструкцией. 5.3. Контроль за выполнением подразделениями администрацииКировской области настоящего Положения возлагается на управление помеждународным связям и внешнеэкономической деятельности.