Приложение к Постановлению от 06.06.2013 г № 204
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Прием на постоянное хранение в архив │
│ от организаций - источников комплектования документов │
│ Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков │
│ их временного хранения" │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния │
│ принимаемых архивных документов │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка страховых копий на особо ценные документы │
│ и уникальные документы │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка комплектности учетных документов │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки │
│о приеме архивных документов в архив и новая итоговая запись│
│ в случае отсутствия единиц хранения │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Оформление акта приема-передачи документов на хранение │
└──────────────────────────────┬─────────────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Завершение процедуры "Прием на постоянное хранение в архив │
│ от организаций - источников комплектования документов │
│ Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков │
│ их временного хранения" │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘Блок-схема административной процедуры "Прием документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов, сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Прием документов Архивного фонда │
│ Российской Федерации и других архивных документов, │
│ сроки временного хранения которых не истекли, │
│ от ликвидированных организаций" │
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка физического и санитарно-гигиенического │
│ состояния принимаемых архивных документов │
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка страховых копий на особо ценные документы │
│ и уникальные документы │
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка комплектности учетных документов │
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ На всех экземплярах описи дел, документов делаются │
│ отметки о приеме архивных документов в архив и новая │
│ итоговая запись в случае отсутствия единиц хранения │
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│Оформление акта приема-передачи документов на хранение│
└───────────────────────────┬──────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│Завершение процедуры "Прием документов Архивного фонда│
│ Российской Федерации и других архивных документов, │
│ сроки временного хранения которых не истекли, │
│ от ликвидированных организаций" │
└──────────────────────────────────────────────────────┘Блок-схема административной процедуры
"Прием документов по личному составу от ликвидированных
негосударственных организаций"
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Прием документов по личному составу │
│ от ликвидированных негосударственных организаций" │
└─────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния │
│ принимаемых архивных документов │
└─────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка комплектности учетных документов │
└─────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки│
│ о приеме архивных документов в архив │
└─────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Оформление акта приема-передачи документов на хранение │
└─────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Завершение процедуры "Прием документов по личному составу│
│ от ликвидированных негосударственных организаций" │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘Блок-схема административной процедуры
"Прием документов от граждан"
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Прием документов от граждан" │
└─────────────────────────┬─────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│ Первичная проверка представленных документов │
│на предмет соответствия их обязательным требованиям│
└─────────────────────────┬─────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│ Составление сдаточной описи │
└─────────────────────────┬─────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│ Направление сдаточной описи на рассмотрение ЭПК │
│ при управлении по делам архивов Кировской области │
└─────────────────────────┬─────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Положительное или отрицательное решение ЭПК │
│при управлении по делам архивов Кировской области│
│ о приеме документов на хранение │
└─────────┬─────────────────────────────────────┬─┘
Да │ │ Нет
\\/ \\/
┌─────────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐
│ Проверка физического │ │ Составление акта возврата │
│ и санитарно-гигиенического состояния │ │ документов │
│ принимаемых архивных документов │ └───────────────┬─────────────┘
└─────────────────────┬───────────────────┘ │
│ \\/
\\/ ┌─────────────────────────────┐
┌─────────────────────────────────────────┐ │ Возврат акта с документами │
│На всех экземплярах описи дел, документов│ │ собственнику или владельцу │
│ делаются отметки о приеме архивных │ └───────────────┬─────────────┘
│ документов в архив │ │
└─────────────────────┬───────────────────┘ \\/
│ ┌─────────────────────────────┐
\\/ │ Завершение процедуры │
┌─────────────────────────────────────────┐ │"Прием документов от граждан"│
│ Оформление акта приема на хранение │ └─────────────────────────────┘
│ документов личного происхождения │
└─────────────────────┬───────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Завершение процедуры "Прием документов │
│ от граждан" │
└─────────────────────────────────────────┘Блок-схема административной процедуры
"Обеспечение сохранности архивных документов"
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Обеспечение сохранности │
│ архивных документов" │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка охранного режима │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка противопожарного режима, замена или заправка │
│ огнетушителей по истечении установленного срока │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка светового режима, состояния папок, коробок, │
│ связок, замена их при повреждении или износе │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Контроль температурно-влажностного режима (замеры │
│ параметров воздуха и регистрация их в журнале) │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│Соблюдение санитарно-гигиенического режима (обеспыливание│
│ 1 раз в год стеллажей и средств хранения, 2 раза в год │
│ обследование помещений на наличие плесневых грибов, │
│ санитарный день - 1 раз в месяц, регулярная │
│ влажная уборка) │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Завершение процедуры "Обеспечение сохранности │
│ архивных документов" │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘Блок-схема административной процедуры "Проверка наличия
и состояния архивных документов и организация розыска
необнаруженных документов"
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начало процедуры "Проверка наличия и состояния архивных │
│ документов и организация розыска необнаруженных документов" │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Установление полноты учетных документов на проверяемые архивные│
│фонды и архивные документы, сверка их сопоставимых показателей │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, │
│ документов (книге учета и описания) │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Проверка правильности составления итоговых записей │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Сверка наличия архивных документов с описью │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Оформление листа проверки наличия и состояния архивных │
│ документов, акта проверки наличия и состояния архивных │
│ документов, акта о технических ошибках в учетных документах; │
│ акта об обнаружении архивных документов, акта о неисправимых │
│ повреждениях документов и других актов │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Составление карточек учета необнаруженных архивных документов │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Занесение результатов проверки физического состояния архивных │
│ документов в картотеку (книгу) учета физического состояния │
│ архивных документов │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Опечатывание коробок с архивными документами │
└───────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│
\\/
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Завершение процедуры "Проверка наличия и состояния архивных │
│ документов и организация розыска необнаруженных документов" │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┘