Постановление от 21.05.2012 г № 274
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" администрация Котельничского района постановляет:
1.Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива". Прилагается.
2.Настоящее постановление разместить на сайте органов местного самоуправления Котельничского муниципального района.
3.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на директора МКУ "Архив Котельничского района" Вылегжанину Е.Л.
И.о. главы администрации
Котельничского района
Кировской области
А.Н.БОРОДИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МКУ "АРХИВ КОТЕЛЬНИЧСКОГО РАЙОНА"
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ
ПОМОЩИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ВЕДЕНИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФОРМИРОВАНИЯ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива на основе документов архивного фонда Котельничского района, методических пособий, рекомендаций, инструкций и других архивных документов (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) МКУ "Архив Котельничского района" (далее - Архив), а также порядок взаимодействия Архива с органами местного самоуправления, гражданами, организациями по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Предоставление муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива (далее - муниципальная функция) заключается в организации:
- информирования на основе методических документов;
- взаимодействия Архива с источниками комплектования.
1.3.Заявителями муниципальной услуги являются органы власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, обратившиеся в Архив в целях получения информации на основе документов муниципальных архивных фондов и (или) о процедуре предоставления указанной информации (далее - заявители).
От имени индивидуальных предпринимателей могут действовать любые заинтересованные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
От имени юридических лиц могут действовать лица, действующие в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами и учредительными документами, без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники.
1.4.Информация о муниципальной услуге внесена в реестр муниципальных услуг, оказываемых на территории муниципального образования Котельничский муниципальный район, утвержденный постановлением администрации Котельничского района от 18.05.2012 N 255.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется муниципальным казенным учреждением "Архив Котельничского района" (далее - Архив).
Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 612600, ул. К. Маркса, д. 16, каб. N 111, г. Котельнич, Кировская область.
Электронный адрес Архива: arhiv_kotelnich@mail.ru.
Официальный Интернет-сайт муниципального образования Котельничский муниципальный район Кировской области http://www.kotelnich-msu.ru.
Телефон Архива:
8 (83342) 4-80-53.
График работы Архива:
понедельник - четверг: 7-48 - 17-00;
пятница: 7-48 - 16-00;
перерыв: 12-00 - 13-00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
2.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (гл. 5, ст. 20, п. п. 1, 2; ст. 23, п. 2 );
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ст. 15, ч. 1, п. 16);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059), с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009;
- ЗО от 02.03.2005 N 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
- Уставом муниципального образования Котельничский муниципальный район;
- решением Котельничской районной Думы от 25.04.2007 N 137 "О даче согласия на создание МУ "Архив Котельничского района";
- уставом муниципального казенного учреждения "Архив Котельничского района", утвержденным постановлением главы Котельничского района от 13.02.2012 N 51;
- настоящим административным регламентом.
2.4.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
согласование индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях совместно с организациями - источниками комплектования;
оказание методической (консультации) и практической помощи организациям - источникам комплектования:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования;
- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
2.5.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Для получения муниципальной услуги заявитель направляет в архив заявление (приложение N 2). Организации - источники комплектования Архива получают методическую и практическую помощь без заявления.
Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования Архива, а также иные организации, находящиеся на территории муниципального образования, представляют в Архив проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования:
положения об экспертных комиссиях организаций;
положения об архивах организаций;
методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций;
примерные перечни документов, подлежащих приему в муниципальный архив, изменения и дополнения к перечням;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на муниципальное хранение от организаций - источников комплектования;
предложения организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;
описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой документации;
описи дел по личному составу;
номенклатуры дел организаций;
акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более с отметкой ЭПК;
акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
инструкции по делопроизводству организаций.
2.6.Муниципальная услуга не может быть предоставлена в случае:
оформления представленных документов с нарушениями требований Правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19, с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009.
В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителю сообщается об этом устной, письменной или электронной форме.
При переоформлении документов или представлении недостающих документов получателем муниципальной услуги муниципальная услуга предоставляется повторно.
2.7.Муниципальная услуга по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива предоставляется на безвозмездной основе.
2.8.Сроки предоставления муниципальной услуги.
По письменным обращениям представителей организаций, предприятий ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
По телефону должностные лица Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.
По электронной почте ответ направляется на электронный адрес организации в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.
При обращении представителя организации, предприятия лично в Архив максимальный срок ожидания в очереди не должен превышать 20 минут.
2.9.Требования к помещениям.
Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания, каб. N 111, снабжается соответствующими табличками с указанием номера кабинета. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном.
Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.
2.10.Требования к местам ожидания предоставления услуги.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы должностных лиц. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудуются стульями, кресельными секциями, скамьями (банкетками). Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.
2.11.Требования к местам информирования и информационным материалам.
В здании устанавливается информационный стенд, на котором содержится следующая информация:
- график работы (часы приема), контактный телефон (телефон для справок), адрес официального Интернет-сайта муниципального образования Котельничский муниципальный район с указанием раздела и электронной почты;
- порядок предоставления муниципальной услуги (в текстовом виде);
- перечень, формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия органов, предоставляющих муниципальную услугу, их должностных лиц и специалистов;
- перечень нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
2.12.Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги и сведений о порядке прохождения муниципальной услуги.
2.12.1.Консультации по порядку, срокам, процедурам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистом МКУ "Архив Котельничского района", ответственным за предоставление муниципальной услуги, на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения по электронной почте.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- время приема и выдачи документов;
- срок рассмотрения документов;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
При личном обращении заявителя специалист МКУ "Архив Котельничского района" принимает все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц.
В том случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист МКУ "Архив Котельничского района" может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для получения информации.
Звонки заявителей принимаются в соответствии с графиком работы специалиста МКУ "Архив Котельничского района".
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист подробно, в вежливой форме информирует получателей по вопросам предоставления муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Архива, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому должностному лицу или же получателю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.
2.12.2.В любое время с момента приема заявления и документов заявитель имеет право на получение сведений о прохождении муниципальной услуги.
Информирование получателей о ходе исполнения муниципальной услуги осуществляется специалистами МКУ "Архив Котельничского района" при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения по электронной почте.
Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) муниципальной услуги находится представленный им пакет документов.
2.13.Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:
1) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
2) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
3) обеспечение возможности направления запроса в МКУ "Архив Котельничского района" по электронной почте;
4) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на едином портале государственных и муниципальных услуг;
5) обеспечение предоставления муниципальной услуги с использованием возможностей Портала государственных и муниципальных услуг Кировской области;
6) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном Интернет-сайте муниципального образования Котельничский муниципальный район http://www.kotelnich-msu.ru.
Показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:
1) соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;
2) соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;
3) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.
3.Административные процедуры
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций, предприятий - источников комплектования;
- оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формирования ведомственного архива.
(Блок-схемы последовательности действий представлены в приложении N 1.)
3.2.Рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций, предприятий - источников комплектования.
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству.
Для получения муниципальной услуги организации, предприятия - источники комплектования Архива представляют проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования:
- положения об экспертных комиссиях организаций;
- положения об архивах организаций;
- инструкции по делопроизводству организаций;
- номенклатуры дел организаций.
Составленные в организации, предприятии положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел формируются в двух экземплярах и передаются на проверку и согласование в Архив.
Документы могут быть доставлены посредством почтовой, курьерской связи, по электронным каналам связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.
Прием документов, поступивших от организаций, осуществляет специалист Архива.
Специалист Архива проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.
Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, специалист согласует представленные документы.
При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления специалист информирует об этом исполнителя организации по телефону или при личном контакте.
В случае если в дальнейшем получатель муниципальной услуги переоформил или представил недостающие документы, то данная административная процедура выполняется повторно.
После согласования вышеперечисленные документы утверждаются руководителем организации, предприятия и используются в работе.
3.3.Оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формирования ведомственного архива.
Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования. В этих целях Архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.
4.Контроль за исполнением административного регламента
4.1.Контроль за исполнением положений настоящего административного регламента осуществляется руководителем МКУ "Архив Котельничского района" или уполномоченными им должностными лицами.
Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль, и периодичность осуществления контроля устанавливаются приказом руководителя МКУ "Архив Котельничского района".
Должностное лицо, осуществляя контроль, вправе:
- контролировать соблюдение порядка и условий предоставления муниципальной услуги;
- в случае выявления нарушений требований настоящего административного регламента требовать устранения таких нарушений, давать письменные предписания, обязательные для исполнения;
- назначать уполномоченных для постоянного наблюдения за предоставлением муниципальной услуги;
- запрашивать и получать в 2-недельный срок необходимые документы и другую информацию, связанные с осуществлением муниципальной услуги.
Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются должностными лицами МКУ "Архив Котельничского района" в соответствии с приказом руководителя МКУ "Архив Котельничского района", но не реже одного раза в квартал.
4.2.Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях.
4.3.Граждане и юридические лица могут принимать участие в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, соблюдения положений настоящего административного регламента.
5.Досудебный порядок обжалования
5.1.Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц МКУ "Архив Котельничского района", а также сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, некорректном поведении или нарушении правил служебного поведения должностными лицами МКУ "Архив Котельничского района" в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5.2.Заявители имеют право обратиться с устным или письменным обращением в адрес:
- директора МКУ "Архив Котельничского района" Вылегжаниной Елены Леонардовны, телефон: 8 (83342) 4-80-53, адрес электронной почты: arhiv_kotelnich@mail.ru, почтовый адрес: 612600, ул. К. Маркса, д. 16, каб. N 111, г. Котельнич, Кировская область;
- заместителя главы администрации Котельничского муниципального района, курирующего работу МКУ "Архив Котельничского района", Лаптева Александра Николаевича, телефон: 8 (83342) 4-18-77, почтовый адрес: 612600, ул. К. Маркса, д. 16, каб. N 220, г. Котельнич, Кировская область.
При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 15 дней со дня регистрации обращения, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня его регистрации.
Письменное обращение заявителя должно содержать:
- фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается обращение, почтовый адрес;
- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество сотрудника, решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия), решения.
Дополнительно могут быть указаны:
- причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием), решением;
- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в нем факты.
Заявитель подписывает обращение и указывает дату его написания.
По результатам рассмотрения обращения должностным лицом принимается решение об удовлетворении (признании неправомерным действия (бездействия)) либо об отказе в удовлетворении обращения. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, администрация вправе оставить его без ответа и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем уведомляется заявитель, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель МКУ "Архив Котельничского района" вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Архив. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
5.3.Получатели муниципальной услуги могут направить свое обращение с использованием информационно-коммуникационной сети Интернет:
- на официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования Котельничский муниципальный район: kotelnich_rayon@mail.ru;
- заполнив в электронном виде форму в разделе "Интернет-приемная" на официальном сайте администрации муниципального образования Котельничский муниципальный район http://www.kotelnich-msu.ru.