Приложение к Постановлению от 15.03.2012 г № 124 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Изготовление и предоставление копий архивных документов на различных носителях по запросам юридических и физических лиц» I. общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Изготовление и предоставление копий архивных документов на различных носителях по запросам юридических и физических лиц" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Нормативные правовые акты, регламентирующие исполнение муниципальной услуги.
Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Кировской области от 02.03.2005 N 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
- Уставом муниципального образования Опаринский муниципальный район Кировской области;
- настоящим Административным регламентом.
1.3.Орган - исполнитель муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется сектором муниципального архива управления делами администрации Опаринского района Кировской области (далее - Архив).
1.4.Результат предоставления.
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная копия;
- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;
- отказ в рассмотрении запроса.
Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме.
Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее - заявители) бесплатно.
II.Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге.
2.1.1.Местонахождение Архива:
- ул. Первомайская, д. 14, каб. N 11, пгт Опарино, Кировская область, 613810;
- электронный адрес администрации Опаринского района: oparino_adm@mail.ru;
- телефон: 8 (83353) 2-20-55, факс: 8 (83353) 2-22-42;
- прием заявителей осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным управляющим делами администрации. Вывеска с графиком приема размещена на входной двери в рабочий кабинет Архива (N 11).
2.1.2.Информация об исполняемой Архивом муниципальной услуге предоставляется по телефону, электронной почте.
Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону Архива;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении.
Прием граждан, обратившихся с запросами, проводится без предварительной записи.
Время приема граждан: вторник - среда с 8-00 до 12-00, с 13-00 до 17-00.
2.1.3.Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки специалисты Архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам до 10 минут.
2.1.4.В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
2.1.5.При информировании посредством личного обращения специалист обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.
2.1.6.При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде простого почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
2.2.Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.2.1.Запрос регистрируется в день поступления его в Архив.
2.2.2.Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса, если иной срок не установлен действующим законодательством.
2.2.3.При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.2.4.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 3 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
В запросе не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения), почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ.
2.4.Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже (кабинет N 11) здания администрации Опаринского района и снабжен соответствующими табличками с указанием N кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего прием. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами пожаротушения, охранно-пожарной сигнализацией.
2.4.2.Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.4.3.Специалистам, предоставляющим муниципальную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.4.4.Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива на рабочем месте в соответствии с графиком приема заявителей.
2.5.Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов.
2.5.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является устный либо письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте.
2.5.2.В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- сведения о заявителе, в том числе фамилию, имя, отчество, дату рождения физического лица, наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса): в запросе о стаже работы, заработной плате, курсах, льготном стаже дополнительно указываются ведомственная подчиненность организации, структурное подразделение, период работы, должность, профессия за запрашиваемый период и другое;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.Доступность и качество муниципальной услуги.
Показателем доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение срока ее предоставления, указанного в п. 2.2.2 настоящего Административного регламента, и отсутствие жалоб со стороны заявителей.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:
- регистрация запросов (в течение 5 минут);
- принятие решения о предоставлении либо об отказе от предоставления муниципальной услуги (в течение 5 минут);
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса (в течение 5 календарных дней);
- оформление архивных копий (в течение 1 рабочего дня);
- отправка архивной копии, ответов на запрос (в течение 1 рабочего дня).
3.1.1.1.Регистрация запросов.
3.1.1.1.1.Поступившие в Архив запросы заявителей регистрируются в день поступления в порядке делопроизводства в течение 5 минут. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.1.1.1.2.При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-сообщения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса. Интернет-сообщение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.1.1.1.3.Результатом административного действия является предоставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации, передача запроса на исполнение специалистам Архива.
3.1.1.2.Принятие решения о предоставлении либо об отказе от предоставления муниципальной услуги.
3.1.1.2.1.Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата.
3.1.1.2.2.Результатом административного действия является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 3 рабочих дней с момента регистрации;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;
- отказ в исполнение запроса в соответствии с п. 2.3 Административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 3 рабочих дней с момента регистрации.
3.1.1.3.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
3.1.1.3.1.Специалисты Архива при поступлении запроса:
- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяют шифры документов, необходимых для исполнения запросов;
- в соответствии с архивными шифрами находят в архивохранилищах необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса.
3.1.1.3.2.Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.1.1.4.Оформление архивных копий.
3.1.1.4.1.Архивная копия заверяется специалистом с внесением оснований, ссылки на архивный документ, подписи специалиста Архива, даты заверения и заверяется печатью "Управления делами". Подчистки и помарки в заверительной записи копии не допускаются.
3.1.1.4.2.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке администрации Опаринского района. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемую копию документа. При необходимости ответ заверяется печатью.
3.1.1.4.3.Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия. Срок оформления архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
3.1.1.5.Отправка архивных копий, ответов на запрос.
3.1.1.5.1.Архивная копия, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылается Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично заявителям.
3.1.1.5.2.Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде простой почтовой связью. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.1.1.5.3.В случае если запросы поступили в Архив (по почте, факсу, электронной почте, на личном приеме), информационные документы (архивная копия) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в Архив выдаются им под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
3.1.1.5.4.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.1.1.5.5.Результатом административного действия является роспись заявителя (или его представителя) о получении архивной копии с указанием даты получения или составления реестра на отправку корреспонденции.
IV.Порядок и формы контроля при исполнении муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль за своевременным предоставлением муниципальной услуги осуществляет заведующий сектором Архива. При проведении текущего контроля проверяется соблюдение и исполнение специалистами Архива положений настоящего Административного регламента.
4.2.Заведующий Архивом устанавливает периодичность осуществления текущего контроля.
4.3.Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов работы Архива. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
4.4.Специалисты Архива, предоставляющие муниципальную услугу, несут ответственность за соблюдение сроков и порядка рассмотрения запросов заявителей.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) специалистов архива, предоставляющих муниципальную услугу
5.1.Заявители вправе обратиться с заявлением (жалобой) на действия (бездействие) и решения, принятые специалистами Архива при предоставлении муниципальной услуги, лично (устно) в часы приема граждан или направить письменное обращение заведующему Архивом, управляющему делами администрации Опаринского района.
5.2.В заявлении (жалобе) в обязательном порядке указываются:
- наименование органа, в который направляется заявление (жалоба);
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ;
- обстоятельства обжалования действий (бездействия) и основания, по которым заявитель считает, что его права при оказании муниципальной услуги нарушены.
5.3.Заявителю направляется ответ о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Заявление (жалоба) считается разрешенным(ой), если рассмотрены все поставленные в нем (ней) вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.4.Срок рассмотрения заявления (жалобы) не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.