Распоряжение от 06.02.2012 г № 12
Об организации работы с персональными данными
В соответствии со ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральными законами от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных":
1.Утвердить:
1.1.Положение об организации работы с персональными данными муниципального служащего Советской районной Думы и ведении его личного дела (далее - Положение). Прилагается.
1.2.Список должностных лиц Советской районной Думы, уполномоченных на обработку персональных данных работников Советской районной Думы. Прилагается (не приводится).
2.Ведущему специалисту, юрисконсульту организационного отдела аппарата Советской районной Думы:
2.1.Ознакомить под роспись должностных лиц, уполномоченных на обработку персональных данных работников Советской районной Думы, с настоящим распоряжением и истребовать с них письменные обязательства о соблюдении правил обработки персональных данных по форме, установленной приложением N 1 к Положению.
2.2.При приеме работников на должности, включенные в Список должностных лиц Советской районной Думы, уполномоченных на обработку персональных данных работников Советской районной Думы, обеспечить их ознакомление с настоящим распоряжением и истребование с них письменных обязательств о соблюдении правил обработки персональных данных по форме, установленной приложением N 1 к Положению.
3.Опубликовать настоящее распоряжение в Информационном бюллетене органов местного самоуправления Советского района Кировской области.
4.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заведующую организационным отделом аппарата Советской районной Думы Новоселову С.В.
Глава
Советского района
Кировской области
А.В.ТИХОМИРОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
СЛУЖАЩЕГО СОВЕТСКОЙ РАЙОННОЙ ДУМЫ И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА
1.Настоящим Положением об организации работы с персональными данными муниципального служащего Советской районной Думы и ведении его личного дела (далее - Положение) определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципального служащего в Советской районной Думе (далее - районная Дума), а также ведения его личного дела в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Законом Кировской области от 08.10.2007 N 171-ЗО "О муниципальной службе в Кировской области".
2.Настоящее Положение в части организации работы с персональными данными и обеспечения их защиты распространяется также на отношения с работниками районной Думы, не являющимися муниципальными служащими, а также на отношения с иными лицами, являющимися субъектами персональных данных.
3.В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Советская районная Дума является оператором, самостоятельно или совместно с другими лицами организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных, а также определяющим цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
4.Право доступа к персональным данным муниципальных служащих и иных работников районной Думы и их обработки имеют только лица, уполномоченные на обработку персональных данных работников распоряжением главы Советского района, и только в отношении состава и объема персональных данных, предусмотренных настоящим Положением.
5.Процедура оформления доступа к персональным данным включает в себя:
а) ознакомление уполномоченного лица под роспись с настоящим Положением и иными нормативными актами, регламентирующими порядок обработки и защиты персональных данных;
б) истребование с уполномоченного лица письменного обязательства о соблюдении правил обработки персональных данных, установленных настоящим Положением и иными правовыми актами, регламентирующими порядок обработки и защиты персональных данных, по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Положению.
6.Лица, уполномоченные на обработку персональных данных, обеспечивают обработку персональных данных в соответствии с требованиями действующего законодательства и несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
7.Муниципальные служащие, иные работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
8.Муниципальные служащие, иные работники имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2) правовые основания и цели обработки персональных данных;
3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
4) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
5) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения.
9.Информация, касающаяся обработки персональных данных, предоставляется на основании письменного запроса работника, являющегося субъектом персональных данных, в срок не позднее трех рабочих дней со дня регистрации запроса.
10.Работник обязан предоставлять представителю нанимателя (работодателю) достоверные сведения о себе и в течение трех рабочих дней сообщать об изменении своих персональных данных. Представитель нанимателя (работодатель) имеет право проверять достоверность сведений, предоставленных работником, в установленном порядке.
11.Работник вправе требовать от представителя нанимателя (работодателя) уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
12.В случае выявления недостоверных персональных данных работника или неправомерных действий с ними сотрудника, ответственного за обработку персональных данных, при обращении или по запросу работника, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему работнику, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки. При подтверждении факта недостоверности персональных данных работника сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, на основании документов, представленных работником, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.
13.Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, обязан уведомить работника, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
14.Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить работника, являющегося субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
15.При обработке персональных данных лица, уполномоченные на обработку персональных данных, обязаны соблюдать следующие требования:
а) лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;
б) лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны поддерживать режим конфиденциальности персональных данных и исключить доступ к персональным данным посторонних лиц, в частности, исключить возможность ознакомления посторонних лиц с документами, содержащими персональные данные, на рабочем месте, в бумажном или электронном виде (на экране компьютера), хранить материальные носители персональных данных в установленных местах, при передаче персональных данных третьим лицам соблюдать правила предоставления служебной информации ограниченного распространения;
в) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Письменное согласие работника на обработку персональных данных хранится в личном деле работника;
г) персональные данные следует получать лично у работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заранее с указанием целей, источников, способов получения и характера персональных данных, и от него должно быть получено письменное согласие на получение персональных данных у третьей стороны (приложение N 2 к настоящему Положению). Письменное согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны хранится в личном деле работника;
д) обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Кировской области и муниципальных правовых актов, содействия муниципальному служащему в прохождении муниципальной службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципального служащего и членов его семьи, в целях учета результатов исполнения работником его должностных обязанностей, а также в целях выполнения полномочий, возложенных на администрацию поселения действующим законодательством;
е) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
ж) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
з) защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств районной Думы в установленном порядке.
16.Персональные данные, которые обрабатываются в информационных системах, подлежат защите от несанкционированного доступа и уничтожения. Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации. Технические и программные средства должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации.
17.При обработке персональных данных в информационных системах должны быть обеспечены:
а) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
б) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
в) определение угроз безопасности персональных данных и применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
г) осуществление учета машинных носителей персональных данных;
д) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;
е) возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
ж) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
з) обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе;
и) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе;
к) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности персональных данных.
18.В соответствии с законодательством о муниципальной службе на основе персональных данных в районной Думе формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры муниципальных служащих.
19.Доступ к персональным данным муниципальных служащих, иных работников районной Думы имеют:
а) глава района - к персональным данным всех муниципальных служащих и лиц, принимаемых на работу в районную Думу;
д) сотрудники районной Думы, в должностные обязанности которых входит ведение работы с кадровой документацией, - к персональным данным всех муниципальных служащих и лиц, принимаемых на работу в районную Думу;
е) сотрудники администрации Советского района, в должностные обязанности которых входит осуществление начисления и выплаты заработной платы работникам, - к персональным данным муниципальных служащих и иных работников районной Думы.
20.Лица, указанные в пункте 20 настоящего Положения, имеют право получать и обрабатывать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.
21.Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны:
а) при обработке персональных данных соблюдать требования, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением;
б) при попытке посторонних лиц получить от них сведения, составляющие персональные данные, немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю;
в) в случае увольнения с замещаемой должности все носители, содержащие персональные данные, которые находились в их распоряжении в связи с выполнением трудовых обязанностей, передать главе района;
г) об утрате или недостаче документов или иных носителей, содержащих персональные данные, ключей от сейфов и о других фактах, которые могут привести к разглашению персональных данных работников, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать своему непосредственному руководителю.
22.В случае длительного отсутствия сотрудника, имеющего доступ к персональным данным, на рабочем месте в связи с его нетрудоспособностью, командировкой, отпуском и другими обстоятельствами он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные, лицу, на которое распоряжением работодателя будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.
23.В целях выполнения порученного задания или на основании служебной записки с положительной резолюцией работодателя доступ к персональным данным муниципального служащего, иного работника может быть предоставлен иному сотруднику, должность которого не указана в пункте 20 настоящего Положения, но которому персональные данные необходимы в связи с исполнением трудовых обязанностей. В данном случае допуск сотрудника к персональным данным оформляется в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения.
24.Передача персональных данных третьим лицам осуществляется по представлении ими письменного запроса, содержащего указание на правовое основание получения доступа к запрашиваемой информации, ее состав и цель использования.
25.Факт передачи материальных носителей персональных данных (личных дел, трудовых книжек, иных носителей, в том числе машинных) от одного лица другому подлежит обязательной фиксации либо путем составления акта приема-передачи, либо путем проставления подписи лица в их получении в специальном документе (расписке, журнале и т.п.).
26.Районная Дума вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора либо путем принятия соответствующего акта (далее - поручение оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные действующим законодательством. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. В случае если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором.
27.На всех работников районной Думы ведутся трудовые книжки в соответствии с требованиями действующего законодательства. Ведение трудовых книжек осуществляет ведущий специалист, юрисконсульт организационного отдела аппарата районной Думы. Трудовые книжки работников поселения района хранятся в районной Думе в сейфе. Ответственность за обеспечение сохранности трудовых книжек несет специалист районной Думы, отвечающий за ведение трудовых книжек.
28.Персональные данные муниципальных служащих и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, вносятся в личное дело муниципального служащего.
29.Персональные данные и иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера.
30.Представитель нанимателя (работодатель) в лице главы района и уполномоченные им должностные лица обеспечивают защиту персональных данных муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты.
31.Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.
32.Личные дела муниципальных служащих районной Думы хранятся в металлических сейфах, запирающихся на ключ и обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. Ответственность за обеспечение сохранности личных дел и конфиденциальность внесенных в них сведений несет ведущий специалист, юрисконсульт организационного отдела аппарата районной Думы.
33.К личному делу муниципального служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;
б) собственноручно заполненная и подписанная анкета по форме, установленной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки;
е) копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии такого документа), копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
ж) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
з) копии решений о поощрении муниципального служащего органами государственной власти Российской Федерации и Кировской области, награждении государственными наградами Российской Федерации, наградами органов власти Кировской области, присвоении почетных, воинских и специальных званий, награждении знаками отличия, орденами и медалями, присуждении государственных премий, решений о награждении Почетной грамотой Советского района, Благодарственным письмом главы Советского района;
и) копия распоряжения о назначении на должность муниципальной службы;
к) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
л) копии правовых актов о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы;
м) копия правового акта об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
н) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы;
п) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы;
р) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии документов о проведенных в отношении муниципального служащего служебных проверках и их результатах;
т) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
у) справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности муниципальной службы, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей в установленных законодательством случаях по форме, установленной Указом Губернатора Кировской области от 18.08.2009 N 68;
ф) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
х) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ц) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ч) заключение медицинского учреждения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению, по форме N 001-ГС/у, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 984н;
ш) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных законом (при наличии).
34.В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
35.К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами.
36.Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
37.В обязанности специалиста районной Думы, осуществляющего ведение личных дел муниципальных служащих, входит:
а) приобщение документов, указанных в пунктах 33 - 35 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих;
б) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением;
г) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
38.Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в районной Думе в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив.
39.При ликвидации органа местного самоуправления, в котором муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, которому переданы функции ликвидированного органа местного самоуправления, или его правопреемнику.