Приложение к Постановлению от 29.11.2011 г № 4079-П Административный регламент
Административный регламент муниципальной услуги «Выдача архивных справок, выписок, копий правовых актов администрации города Кирова» 1. общие положения
1.1.Административный регламент муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий правовых актов администрации города Кирова" (далее - административный регламент) устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий правовых актов администрации города Кирова.
1.2.Заявителем для получения муниципальной услуги является физическое, юридическое лицо или уполномоченное им лицо (далее - заявитель).
1.3.Информация о муниципальной услуге внесена в Реестр муниципальных услуг муниципального образования "Город Киров".
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок, выписок, копий правовых актов администрации города Кирова" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Муниципальная услуга предоставляется управлением делопроизводства и архива администрации муниципального образования "Город Киров" (далее - Управление).
Адрес: 610000, г. Киров, ул. Воровского, д. 39, 1-й этаж, каб. N 126.
График работы: понедельник, вторник, среда, четверг с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00, пятница с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 15-45.
Телефоны: 8 (8332) 37-42-60, 37-42-59.
Электронная почта: docum@admkirov.ru.
Управление не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный Кировской городской Думой.
2.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" ("Парламентская газета", N 8, 13 - 19.02.2009; "Российская газета", N 25, 13.02.2009; "Собрание законодательства РФ", 16.02.2009, N 7, ст. 776);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006; "Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентская газета", NN 126 - 127, 03.08.2006);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства Российской Федерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
- настоящим административным регламентом.
2.4.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- получение заявителем архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров";
- отказ в предоставлении архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров".
2.5.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.5.1.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые заявитель должен предоставить самостоятельно:
- анкета-заявление для наведения архивной справки о стаже работы и заработной плате (приложение N 1);
- заявление физического лица (приложение N 2);
- заявление юридического лица (приложение N 3);
- документ, подтверждающий полномочия представителя правообладателя, в том числе полномочия представителя юридического лица, действовать от имени юридического лица, в случае обращения за получением муниципальной услуги.
2.5.2.Запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кировской области и муниципальными правовыми актами.
2.6.Муниципальная услуга не может быть предоставлена в случае, если:
- заявителем испрашиваются архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров", в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления;
- заявителем испрашиваются архивные справки, копии и выписки из документов, которые не находятся на хранении в администрации муниципального образования "Город Киров".
2.7.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.8.Сроки предоставления муниципальной услуги:
- общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации письменного обращения;
- ожидание в очереди при подаче запроса - не более 30 минут. Прием заявителей ведется без предварительной записи;
- прием одного заявителя для подачи документов - не более 20 минут;
- регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - в день поступления запроса;
- рассмотрение представленных заявителем документов специалистом Управления - не более 30 дней;
- ожидание в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут;
- выдача на руки заявителю архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в архиве администрации города, - не более 10 минут.
Специалист Управления не позднее чем через 5 рабочих дней со дня принятия решения выдает или направляет по адресу, указанному в заявлении, заявителю документ, подтверждающий принятие такого решения.
2.9.Требования к помещениям.
2.9.1.Требования к помещению, в котором предоставляется услуга.
Здание, в котором размещается Управление (далее - здание), должно располагаться в пешеходной доступности от остановок транспорта общего пользования. Входы в здание оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.
На территории, прилегающей к зданию, располагается автостоянка для парковки автомобилей. Доступ к парковочным местам является бесплатным.
В здании предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.
Помещения, в которых предоставляется услуга, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, введенным в действие постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 N 118. Помещения оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
Помещение для непосредственного взаимодействия специалиста Управления с заявителями должно быть организовано в виде отдельного кабинета. Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационной табличкой с указанием номера кабинета; фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных.
2.9.2.Требования к местам ожидания и местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы должностных лиц. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудуются стульями, кресельными секциями, скамьями (банкетками). Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.
2.9.3.Требования к местам информирования и информационным материалам.
Места информирования, расположенные в здании и предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются Интернет-киосками, информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов, канцелярскими принадлежностями.
В здании устанавливается информационный стенд, на котором содержится следующая информация:
- график работы (часы приема), контактный телефон (телефон для справок), адрес официального Интернет-сайта администрации муниципального образования "Город Киров" с указанием раздела и электронной почты Управления;
- порядок предоставления муниципальной услуги (в текстовом виде);
- перечень, формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия органов, предоставляющих муниципальную услугу, их должностных лиц и специалистов;
- перечень нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
2.10.Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги и сведений о порядке прохождения муниципальной услуги.
2.10.1.Консультации по порядку, срокам, процедурам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистом Управления, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения по электронной почте.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- время приема и выдачи документов;
- срок рассмотрения документов;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
При личном обращении заявителя специалист Управления принимает все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц.
В том случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист Управления может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для получения информации. Время ожидания заинтересованного лица при индивидуальном устном консультировании не может превышать 30 минут.
Индивидуальное устное консультирование каждого заинтересованного лица проводится не более 10 минут.
Звонки заявителей принимаются в соответствии с графиком работы специалиста Управления.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист подробно, в вежливой форме информирует получателей по вопросам предоставления муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Управления, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же получателю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
При получении обращения по почте, электронной почте срок ответа по обращению не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. Указанный срок может быть продлен по решению начальника Управления в случаях и порядке, предусмотренных пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.
2.10.2.В любое время с момента приема заявления и документов заявитель имеет право на получение сведений о прохождении муниципальной услуги. Для получения сведений заявителем указываются (называются) дата подачи или регистрации заявления и его регистрационный номер.
Информирование получателей о ходе исполнения муниципальной услуги осуществляется специалистами Управления при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения по электронной почте.
Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) муниципальной услуги находится представленный им пакет документов.
Информация о порядке прохождения муниципальной услуги предоставляется бесплатно.
2.11.Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:
- транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
- обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
- обеспечение возможности направления запроса в Управление по электронной почте;
- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в едином портале государственных и муниципальных услуг;
- обеспечение предоставления муниципальной услуги с использованием возможностей Портала государственных и муниципальных услуг Кировской области;
- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном Интернет-сайте администрации муниципального образования "Город Киров".
Показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:
- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;
- соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;
- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.
2.12.Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется на Портале государственных и муниципальных услуг Кировской области по адресу: http://pgmu.ako.kirov.ru.
3.Административные процедуры
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием заявления и представленных документов;
- рассмотрение заявления и представленных документов;
- принятие решения о выдаче или об отказе в выдаче архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров";
- регистрация и выдача архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров".
Блок-схема порядка предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 4.
3.2.Прием заявления и представленных документов.
3.2.1.Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является обращение заявителя (подача заявления) в Управление с комплектом документов, указанных в подразделе 2.5 настоящего административного регламента.
3.2.2.Специалист Управления, ответственный за прием документов:
- в случае личного обращения заявителя устанавливает предмет обращения, устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность;
- проверяет полномочия заявителя;
- проверяет наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня (перечней) документов, представляемых для оказания муниципальной услуги;
- проверяет соответствие представленных документов, удостоверяясь в том, что:
в заявлении и приложенных документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
документы в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц;
тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения;
фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;
документы не исполнены карандашом;
- сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом.
Если представленные копии документов нотариально не заверены, выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов и предлагает заявителю заверить надпись своей подписью;
- при отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении оказывает содействие в его заполнении (заполняет самостоятельно в программно-техническом комплексе (с последующим представлением на подпись заявителю) или помогает заявителю собственноручно заполнить заявление);
- при установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов указанным требованиям уведомляет заявителя о наличии препятствий для дальнейшего приема, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению;
- регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации;
- формирует дело из принятых документов по результатам административной процедуры по приему документов и передает его в порядке делопроизводства для рассмотрения заявления и представленных документов.
3.2.3.Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут на каждого заявителя.
3.3.Рассмотрение заявления и представленных документов.
3.3.1.Специалист Управления осуществляет проверку представленных документов:
- на наличие необходимых документов согласно указанному перечню (подраздел 2.5 настоящего административного регламента);
- на соответствие приложенных к заявлению документов нормативным правовым актам Российской Федерации, Кировской области, муниципального образования "Город Киров" (срок действия; наличие записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи и фамилии должностного лица, оттисков печатей).
3.3.2.По результатам проверки специалист Управления, ответственный за принятие решения, готовит архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров".
3.3.3.Рассмотрение представленных заявителем заявления и документов, подготовка архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров", не может превышать 30 календарных дней с момента регистрации заявления и полного комплекта документов.
3.4.Регистрация и выдача архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров".
3.4.1.Специалист Управления, ответственный за выдачу, регистрирует выдаваемые архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров".
3.4.2.Специалист Управления, ответственный за выдачу архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров", уведомляет заявителя о решении в 5-дневный срок со дня его принятия.
Архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в администрации муниципального образования "Город Киров", выдаются заявителю либо направляются почтой по адресу, указанному заявителем в заявлении.
3.4.3.Время выдачи заявителю решения не должно превышать 10 минут.
4.Контроль за исполнением административного регламента
4.1.Контроль за исполнением положений настоящего административного регламента осуществляется начальником Управления или уполномоченными им должностными лицами.
Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль, и периодичность осуществления контроля устанавливается приказом начальника Управления.
Должностное лицо, осуществляя контроль, вправе:
- контролировать соблюдение порядка и условий предоставления муниципальной услуги;
- в случае выявления нарушений требований настоящего административного регламента требовать устранения таких нарушений, давать письменные предписания, обязательные для исполнения;
- назначать уполномоченных для постоянного наблюдения за предоставлением муниципальной услуги;
- запрашивать и получать в 2-недельный срок необходимые документы и другую информацию, связанные с осуществлением муниципальной услуги.
Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются должностными лицами Управления в соответствии с приказом начальника Управления, но не реже одного раза в квартал.
4.2.Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях.
4.3.Граждане и юридические лица могут принимать участие в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, соблюдения положений настоящего административного регламента.
5.Досудебный порядок обжалования
5.1.Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Управления, а также сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, некорректном поведении или нарушении правил служебного поведения должностными лицами Управления в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5.2.Заявители имеют право обратиться с устным или письменным обращением в адрес:
- начальника Управления; телефон: (8332) 76-03-06; адрес электронной почты: docum@admkirov.ru; почтовый адрес: 610000, г. Киров, ул. Воровского, д. 39;
- первого заместителя главы администрации города; телефон: 8 (8332) 67-92-36; адрес электронной почты: inbox@admkirov.ru; почтовый адрес: 610000, г. Киров, ул. Воровского, д. 39;
- руководителя органа администрации города, в компетенцию которого входит работа с обращениями граждан; телефон: 8 (8332) 76-03-04, адрес электронной почты: inbox@admkirov.ru; почтовый адрес: 610000, г. Киров, ул. Воровского, д. 39.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Абзац исключен
Письменное обращение заявителя должно содержать:
- фамилию, имя, отчество гражданина, которым подается обращение, почтовый адрес;
- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество сотрудника, решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия), решения.
Дополнительно могут быть указаны:
- причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием), решением;
- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в нем факты.
Заявитель подписывает обращение и указывает дату его написания.
По результатам рассмотрения обращения должностным лицом принимается решение об удовлетворении (признании неправомерным действия (бездействия)) либо об отказе в удовлетворении обращения. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, администрация вправе оставить его без ответа и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем уведомляется заявитель, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
5.2-1.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.3.Получатели муниципальной услуги могут направить свое обращение с использованием информационно-коммуникационной сети Интернет:
- на официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования "Город Киров": inbox@admkirov.ru;
- заполнив в электронном виде форму в разделе "Интернет-приемная" на официальном сайте администрации муниципального образования "Город Киров" www.admkirov.ru.