Административный регламент от 05.08.2011 г № 197
Административный регламент архивного отдела администрации Кикнурского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Организация хранения, комплектования и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»
постановлением
администрации
Кикнурского района
Кировской области
от 5 августа 2011 г. N 197
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ КИКНУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги
1.1.1.Административный регламент архивного отдела администрации Кикнурского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Кикнурского района (далее - Отдел), а также порядок взаимодействия Отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги
1.2.1.Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ);
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";
Закон Кировской области от 29.12.2001 N 27-ЗО "Об архивном фонде Кировской области и архивах";
Устав муниципального образования Кикнурский район.
1.3.Результаты предоставления муниципальной услуги
1.3.1.Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет Отдел.
1.3.2.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием на муниципальное хранение документов в архивный отдел администрации Кикнурского района.
1.4.Описание заявителей
1.4.1.В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:
- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Кировской области;
- органы государственной власти Кировской области, иные государственные органы Кировской области, государственные организации и предприятия, государственные учреждения;
- муниципальные организации, учреждения, расположенные на территории муниципального образования;
- государственные организации, общественные объединения, расположенные на территории муниципального образования, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве (далее - организации);
- граждане (держатели личных фондов) на основании договора.
1.5.Результаты предоставления муниципальной услуги
1.5.1.Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации Кикнурского района на постоянное хранение в Отдел по истечении срока их временного хранения производится бесплатно.
1.5.2.Прием архивных документов на муниципальное хранение от организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела, осуществляется при наличии свободных площадей в архивохранилищах.
1.5.3.Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций и граждан, передающих документы.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
2.1.1.Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
Местонахождение архивного отдела администрации Кикнурского района и его почтовый адрес: ул. Советская, 36, п. Кикнур Кировской области, 612300.
Справочный телефон: 8 (83341) 5-13-06.
Электронный адрес администрации Кикнурского района: admkikn@kirovreg.ru.
Официальный сайт администрации Кикнурского района: _____________________.
2.1.2.Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:
- по электронной почте;
- по письменному обращению;
- по телефону;
- при личном обращении - прием осуществляется главным специалистом Отдела по адресу: п. Кикнур, ул. Советская, д. 36, ежедневно с 08-00 до 17-00, телефон: 5-13-06;
- на официальном сайте администрации Кикнурского района.
2.2.Основание для предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- письмо в адрес администрации Кикнурского района о приеме документов на муниципальное хранение;
- утвержденный главой администрации Кикнурского района график приема документов Архивного фонда Кировской области на муниципальное хранение (для источников комплектования архивного отдела администрации Кикнурского района).
2.2.2.От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются на постоянное хранение Отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:
- документы органов государственной власти Кировской области, иных государственных органов Кировской области и организаций Кировской области - 10 лет;
- документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Кировской области, - 15 лет;
- записи актов гражданского состояния - 100 лет;
- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающиеся приватизации жилищного фонда документы - 75 лет;
- проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;
- технологическая, конструкторская и патентная документация - 20 лет;
- научная документация - 15 лет;
- кино- и фотодокументы - 5 лет;
- видео- и фонодокументы - 3 года.
2.3.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашении) между Отделом и собственником или владельцем указанных документов.
2.3.2.В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе органов и организаций - источников комплектования Отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствии у Отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Продление указанных сроков осуществляется по согласованию с Главным специалистом Отдела администрации Кикнурского района.
2.3.3.Поступившие в Отдел обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на муниципальное хранение регистрируются. В течение 3 дней обращения рассматриваются главой администрации Кикнурского района и в случае положительного решения направляются в архивный отдел.
2.3.4.Поступившие в Отдел обращения от органов и организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.4.1.Основаниями отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- необеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Кировской области и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в архивный отдел;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется архивным отделом администрации Кикнурского района в соответствии с планом-графиком, который утверждается главой администрации Кикнурского района по согласованию с источниками комплектования.
Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.1.2.Архивные документы принимаются в Отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.
3.1.3.При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка наличия комплектности учетных документов.
3.1.4.Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в Отдел по утвержденным ЭПК управления по делам архивов Кировской области описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК управления по делам архивов Кировской области описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
3.1.5.Прием дел производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.1.6.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Отделе, другой - в организации, передающей документы.
Вместе с архивными документами в Отдел передаются три экземпляра описи дел, документов.
3.1.7.При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.
3.1.8.Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
3.1.9.Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
3.1.10.Прием документов от граждан в Отдел осуществляется на основании решения ЭПК управления по делам архивов Кировской области по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
3.1.11.При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении Отделом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в секторе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.1.12.Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.
3.1.13.Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
3.1.14.Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.
3.1.15.При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в Отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и сектором архивной работы. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
4.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется главным специалистом Отдела.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента
5.1.1.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
5.1.2.Действия (бездействие) и решения должностных лиц Отдела могут быть обжалованы:
- главе администрации Кикнурского района;
- в судебном порядке.
5.1.3.Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:
- в вышестоящие по подчиненности организации;
- в судебном порядке.
5.1.4.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.1.5.Глава администрации Кикнурского района:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других муниципальных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.1.6.Ответ на жалобу подписывается главой администрации МО Белевский район или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.
5.1.7.Письменная жалоба, поступившая в администрацию Кикнурского района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях глава администрации Кикнурского района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения гражданина, направившего жалобу.
5.1.8.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.1.9.Администрация Кикнурского района при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.1.10.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации Кикнурского района вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.