Приложение к Постановлению от 10.06.2011 г № 788 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения по запросам юридических и физических лиц на основе документов, находящихся на хранении в архивном отделе»
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения по запросам юридических и физических лиц на основе документов, находящихся на хранении в архивном отделе" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Административный регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с государственными, муниципальными архивами, органами государственной власти, местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Заявителями муниципальной услуги являются:
- российские и иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти;
- органы местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации в силу наделения их полномочиями выступать от их имени.
1.3.Информация о предоставлении муниципальной услуги внесена в реестр муниципальных услуг, оказываемых на территории муниципального образования Вятскополянский муниципальный район, утвержденный распоряжением администрации Вятскополянского района от 07.04.2011 N 43.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Организация информационного обеспечения по запросам юридических и физических лиц на основе документов, находящихся на хранении в архивном отделе" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Вятскополянского района (далее - Отдел).
Адрес местонахождения Отдела: 612960, г. Вятские Поляны, Кировская область, ул. Азина, д. 13/15.
Телефон: 8 (83334) 6-24-74.
Электронный адрес администрации Вятскополянского района:
admvyatp@kirovreg.ru.
Официальный сайт www.vpolyansky-rayon.ru.
График (режим) работы Отдела: понедельник - пятница: 8-00 - 17-00.
График (режим) приема запросов, предоставления консультаций и информации специалистами Отдела: понедельник - среда с 8-00 до 12-00.
Перерыв на обед с 12-00 до 13-00.
Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы архивного отдела сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.3.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года ("Российская газета", 1993, 25 декабря, N 237);
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства РФ, 2004, N 43, ст. 4169);
- Закон Кировской области "Об архивном деле в Кировской области" от 2 марта 2005 года N 313-ЗО;
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" (Собрание законодательства РФ, 2006, N 19, ст. 2060);
- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства РФ, 1994, N 2, ст. 74);
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- Положение об архивном отделе администрации муниципального образования Вятскополянский муниципальный район Кировской области, утвержденное распоряжением главы администрации от 04.09.2006 N 489.
2.4.Результаты предоставления муниципальной услуги.
Предоставление информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, ответов об отсутствии документов, ответов об отсутствии запрашиваемых документов, рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомлений о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
2.5.Перечень необходимых документов для предоставления муниципальной услуги.
2.5.1.Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет при личном обращении или направляет по почте, электронной почте в адрес Отдела:
- письменное обращение (запрос) (приложение N 1);
- паспорт (ксерокопию);
- правоустанавливающие документы по теме запроса.
2.5.2.Запрос должен содержать следующую информацию:
- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата отправления.
2.6.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в приеме документов являются:
- отсутствие в обращении (запросе) наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;
- отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- текст запроса не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Запрос не подлежит исполнению в следующих случаях:
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих тайну и/или конфиденциальную информацию;
- если в нем содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
2.8.Стоимость муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения тематических и социально-правовых запросов осуществляется бесплатно.
2.9.Сроки и условия предоставления муниципальной услуги.
Информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещении Отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте администрации Вятскополянского района.
Информационное обеспечение физических и юридических лиц, включая проведение всех необходимых административных процедур, осуществляется в течение 30 дней с момента регистрации заявления. В исключительных случаях заведующий Отделом вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Запросы граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информационной услуги, поступившие в муниципальный архив, в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем Отдел сообщает заявителю.
При поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без представления уточненных или дополнительных сведений, в 10-дневный срок Отдел запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Срок прохождения отдельных административных процедур и административных действий - 30 дней.
Время выдачи документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, составляет 5 минут.
Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов 20 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 15 минут.
Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 20 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 5 минут.
В случае возникновения чрезвычайных и непредвиденных обстоятельств непреодолимой силы срок предоставления муниципальной услуги продлевается на время существования данных обстоятельств.
2.10.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги.
Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование и режим работы Отдела.
Прием заявителей осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении (присутственное место).
Присутственное место включает места для ожидания, информирования и приема заявителей.
Помещение должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности и быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
В помещении предусматривается наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды.
Место для ожидания должно соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы специалистов.
Место для ожидания должно быть оборудовано стульями (кресельными секциями) или скамьями.
Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
Место для информирования, получения информации и заполнения необходимых документов заявителями оборудуется текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечивается образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
Кабинет для приема заявителей должен быть оборудован вывесками с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием.
Рабочие места специалистов должны быть оборудованы необходимым оборудованием (компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, принтером, средствами связи, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями).
2.11.Получение консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещении Отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте администрации Вятскополянского района.
Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям (почте);
- по электронной почте;
- при личном обращении заявителя.
При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме сотрудники Отдела (заведующий, ведущий специалист) дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением заявителей.
При ответах на телефонные звонки сотрудники Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, предоставляющего данную муниципальную услугу, фамилии, имени и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
2.12.Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- открытость деятельности органа, предоставляющего муниципальную услугу;
- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги;
- возможность получения муниципальной услуги в любых формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя.
III.Административные процедуры
3.1.Предоставление муниципальной процедуры включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация и рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги;
- анализ тематики обращений (запросов) заявителей;
- подготовка и направление ответов заявителям.
Блок-схема административных процедур приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
3.1.1.Прием, регистрация и рассмотрение обращений (запросов) заявителей.
Основанием для начала административной процедуры является получение от заявителя письменного обращения (запроса) о предоставлении архивной информации и комплекта правоустанавливающих документов. Документы могут быть получены по почте, электронной почте, а также в ходе личного приема.
Специалист, ведущий прием, проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 2.5.1 настоящего регламента:
- регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства;
- сообщает заявителю дату регистрации запроса, назначает дату выдачи ответа.
Максимальная продолжительность административного действия 10 минут.
3.1.2.Анализ тематики обращений (запросов) заявителей.
Специалисты Отдела осуществляют анализ тематики поступивших обращений с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной или электронной форме, содержащих сведения, необходимые для исполнения обращений (запросов) заявителей.
По итогам анализа обращений (запросов) специалисты Отдела при отсутствии запрашиваемых сведений:
- письменно информируют об этом заявителей и дают рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дают мотивированный отказ заявителям в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у них права на их получение и разъясняют дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.1.3.Подготовка и направление ответа заявителям.
Результатом административного действия является получение обоснованного заключения (решения) об информационном обеспечении или отказе в предоставлении информации.
Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Копия ответа вместе с заявлением остается на хранении в Отделе.
3.2.Права и обязанности должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги, обязано:
- исполнять возложенные на него должностные обязанности в соответствии с должностными инструкциями;
- соблюдать положения настоящего регламента.
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых проверок (осуществляется на основании годовых планов работы Отдела) и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям заявителей. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).
4.2.Внеплановые проверки осуществляются на основании распоряжения администрации Вятскополянского района.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заведующим Отделом.
Ответственность должностных лиц Отдела за соблюдение сроков и порядка проведения административных процедур, установленных настоящим регламентом, закрепляется в их должностных инструкциях.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами настоящего регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
По результатам контроля при выявлении допущенных нарушений заведующий Отделом принимает решение об их устранении.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) отдела, а также должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги
5.1.Действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц могут быть обжалованы заявителем в ходе предоставления ими муниципальной услуги в досудебном порядке.
5.2.Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения порядка осуществления административных процедур, изложенных в настоящем регламенте, а также действия (бездействие) должностных лиц Отдела, ответственных за принятие решения в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.3.Жалоба предусматривает следующее содержание обращения заявителя:
- наименование органа, в который направляется письменное обращение, или фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), для юридического лица - его полное наименование, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, суть обращения (предложения, заявления или жалобы), личную подпись и дату;
- наименование должности, фамилию, имя и отчество сотрудника, должностного лица, решение, действие (бездействие) которого обжалуется (при наличии информации);
- суть (обстоятельства) обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- иные сведения, документы и материалы либо их копии, имеющие отношение к существу обращения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заинтересованного лица.
Жалоба, поступившая в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в установленном законодательством порядке. В жалобе заявитель указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме; заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
5.4.На основании статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ ответ по существу жалобы не дается:
- если в жалобе отсутствуют данные о заявителе, направившем жалобу, и адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- при наличии в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- если текст жалобы не подлежит прочтению;
- если в жалобе содержатся претензии, на которые гражданину многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
5.5.Основанием для досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы лично от заявителя (представителя заявителя) или в письменном виде, а также по номерам телефонов и адресу электронной почты, указанным в настоящем регламенте.
5.6.Заявитель (его представитель) при личном обращении должен иметь при себе следующие документы:
- документ, удостоверяющий личность;
- документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица, в случае, если от лица заявителя выступает его представитель;
- документ, подтверждающий полномочия заявителя, представляющего интересы юридического лица.
5.7.Любому обратившемуся лицу Отдел предоставляет следующую информацию по досудебному обжалованию:
- перечень необходимых документов;
- требования к оформлению документов, прилагаемых к жалобе;
- сведения о поступлении документов, истребованных при подготовке дела к рассмотрению, в том числе о получении заключений специалистов;
- сведения о дате, месте и времени рассмотрения жалобы;
- сведения о ходе (стадии) рассмотрения жалобы, принятых промежуточных решениях, о принятом решении, о его исполнении и контроле.
5.8.Обжалование в досудебном порядке заключается в праве заявителя обратиться с жалобой устно или направить письменную жалобу:
- заведующему Отделом на действия (бездействие) подчиненных ему сотрудников;
- главе администрации района.
Обращения заинтересованного лица, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
5.9.Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление ответов по существу поставленных в жалобе вопросов.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению муниципальной услуги в полном объеме и применении мер ответственности к должностному лицу Отдела, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги.
В случае отказа дачи ответа по существу жалобы заявитель уведомляется в письменной форме о причинах отказа.