Приложение к Постановлению от 09.06.2011 г № 350 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальным архивом администрации муниципального образования верхошижемский муниципальный район муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера»
1.Общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению муниципальным архивом администрации муниципального образования Верхошижемский район (далее - муниципальный архив) услуги "Исполнение запросов социально-правового характера" (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2.Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов социально-правового характера".
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляет муниципальный архив.
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги является удовлетворение юридических и физических лиц (далее - заявителя) в архивной информации, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.4.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Законом Кировской области от 02.03.2005 N 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
- Законом Кировской области от 17.09.2005 N 360-ЗО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов Кировской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
Требования к порядку предоставления муниципальной услуги.
Порядок информирования о муниципальной услуге
2.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.
2.6.Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется муниципальным архивом.
Местонахождение муниципального архива и его почтовый адрес: ул. Комсомольская, дом 2.
Телефон муниципального архива: 8 (83335) 2-15-67.
Факс администрации: 8 (83335) 2-12-52.
Адрес электронной почты: shizhma@mail.ru.
График работы муниципального архива:
понедельник - четверг: 7-45 - 17-00, пятница: 7-45 - до 15-45, обед с 12-00 до 13-00, выходные дни: суббота, воскресенье.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение муниципального архива.
2.7.Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- по телефону;
- при личном обращении граждан.
2.8.Индивидуальное устное информирование заявителя.
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется главным специалистом по делам архива администрации муниципального образования Верхошижемский муниципальный район (далее - уполномоченный работник) непосредственно при личном контакте с заявителями, по электронной почте, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении.
Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона: 8 (83335) 2-15-67.
При консультировании по телефону уполномоченный работник должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в который обратилось заинтересованное лицо, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать заявителей по интересующим вопросам.
Во время разговора уполномоченный работник должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка уполномоченный работник проводит личный прием заявителей, он вправе предложить обратиться по телефону позже либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования уполномоченный работник, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).
При консультировании посредством индивидуального устного информирования уполномоченный работник дает заявителю полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности получения заявителем результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
2.9.Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
Заявители представляют следующие документы физического лица:
паспорт или другой документ в соответствии с действующим законодательством, удостоверяющий личность;
копию трудовой книжки (для получения архивных справок, архивных выписок, архивных копий о трудовом стаже и размерах заработной платы);
запрос о необходимой архивной информации (приложение 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту или в произвольной форме);
юридического лица:
запрос в произвольной форме или на бланке организации;
документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;
копии документов (паспорта, трудовой книжки), заверенные в установленном порядке, имеющих непосредственное отношение к лицу, о котором запрашивается информация.
2.10.Индивидуальное письменное информирование заявителя или информирование в электронной форме.
Индивидуальное письменное информирование или информирование в электронной форме при обращении заявителей осуществляется путем почтовых отправлений, отправлений по электронной почте либо предоставляется лично в муниципальный архив администрации района.
Уполномоченный работник рассматривает обращение лично.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона уполномоченного работника. Ответ направляется в той форме, в какой получено обращение, в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.
2.11.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 30 минут.
Письменные (электронные) запросы граждан и организаций, запросы в электронной форме, поступившие в муниципальный архив, подлежат обязательной регистрации в день поступления в установленном порядке и в течение одного рабочего дня передаются на исполнение. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Срок исполнения запросов социально-правового характера заявителей по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в пятидневный срок с момента обращения.
Информация социально-правового характера по запросам заявителей выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей, дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке (копии свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, о смерти и др.).
2.12.Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги.
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров единицы хранения.
2.13.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие в заявлении фамилии, имени, отчества заявителя;
- отсутствие в заявлении почтового адреса заявителя;
- отсутствие в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации.
2.14.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- если в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;
- не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания;
- по запросам, поступившим в муниципальный архив администрации муниципального образования Верхошижемский муниципальный район, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, заявителям направляется ответ о необходимости представления дополнительных сведений;
- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, направившему запрос).
2.15.Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги.
Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:
- комфортное расположение заявителя и уполномоченного работника;
- возможность оформления заявителем письменного обращения;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги;
- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация запросов и передача их на исполнение;
2) анализ тематики поступивших запросов;
3) направление запросов на исполнение;
4) подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в муниципальный архив администрации муниципального образования Верхошижемский район с заявлением (запросом) по установленной форме.
Запрос заявителя рассматривается и исполняется в муниципальном архиве при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового/электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Поступившие в муниципальный архив заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления уполномоченным работником в журнале регистрации архивных запросов.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. После регистрации запросы рассматриваются уполномоченным работником.
Уполномоченный работник осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в муниципальном архиве научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя или заявителю дается соответствующая рекомендация.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов муниципальный архив письменно или в электронной форме извещает заявителя о промежуточных результатах работы.
Архивные справки муниципального архива с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивные копия" составляются на бланке муниципального архива с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей дел и листов документов).
В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю даются рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Этот срок может быть при необходимости продлен на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Рассмотрение запроса (заявления) заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Порядок и формы контроля за исполнением
Административного регламента
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется заместителем главы администрации по социальным вопросам муниципального образования Верхошижемский муниципальный район, курирующим работу муниципального архива, путем проведения проверок и исполнения положений настоящего Административного регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) уполномоченного работника.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми (проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя).
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги
Действия (бездействие) и решения уполномоченного работника, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, во внесудебном порядке или в суде.
В административном порядке заявители вправе обратиться с жалобой лично, письменно или в электронном виде на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к главе администрации муниципального образования Верхошижемский муниципальный район.
По результатам рассмотрения обращения уполномоченным работником принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется в той форме, в которой получена жалоба.