Приложение к Постановлению от 27.11.2009 г № 548 Инструкция
Инструкция по организации контроля за исполнением распоряжений и постановлений губернатора области, правительства кировской области, администрации района организация контроля за исполнением документов вышестоящих органов
1.Контролю подлежат документы вышестоящих органов, требующие исполнения, а также стоящие на контроле в контрольном управлении Губернатора области.
2.Контроль за исполнением документов вышестоящих органов возлагается на управление делами администрации района и соответствующие структурные подразделения администрации района, которым поручено исполнение документа.
3.Поступающие в администрацию района документы регистрируются с помощью автоматизированной системы в приемной администрации района, визируются главой администрации района, передаются исполнителям под роспись.
Документы, стоящие на контроле в контрольном управлении Губернатора Кировской области, ставятся на контроль в администрации района делопроизводителем.
По контролируемым документам делопроизводитель оформляет контрольную карточку, передает исполнителю. Делопроизводитель заводит контрольное дело.
4.Срок исполнения распоряжения, постановления, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты поступления документа в администрацию района.
Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поступивших документов, исполнители представляют на имя главы администрации района мотивированную просьбу о продлении срока выполнения и предложения о новом сроке с последующим представлением информации в вышестоящие органы исполнительной власти.
5.Делопроизводитель осуществляет напоминание о сроках исполнения.
6.По выполнению документов исполнитель заполняет контрольную карточку и передает контрольное дело главе администрации района.
После изучения материалов контрольного дела глава администрации района снимает документ с контроля, что фиксируется делопроизводителем в комплексной программе "Регистрация и контроль". Контрольное дело передается управляющему делами.
В установленный срок по документам, контролируемым контрольным управлением, направляется соответствующая информация в администрацию области.
7.Управление делами проводит регулярный анализ исполнения документов вышестоящих органов.
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯЖЕНИЙ
И ПОСТАНОВЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1.Контроль за выполнением распоряжений и постановлений администрации района возлагается на управление делами администрации и осуществляется делопроизводителем с помощью автоматизированной системы "Регистрация и контроль".
2.При подготовке правовых актов администрации района делопроизводитель анализирует их, определяет контрольные документы, исполнителей и сроки выполнения. Один экземпляр копии документа после подписания главой администрации района отправляется исполнителю, к нему прилагается контрольная карточка.
3.Исполнение документа предусматривает: организационную работу на местах, разработку мероприятий по выполнению и контролю за исполнением, сбор и обработку необходимой информации, подготовку итогового документа (справки, отчеты, проект распоряжения или постановления).
4.На контроль берутся документы, содержащие указания в адрес руководителя структурного подразделения, отраслевого органа администрации района, служб района. Такие документы контролируются непосредственно исполнителями или теми, кому это поручено, с представлением информации об их исполнении главе администрации района. На контроль может быть поставлен как в целом документ, так и отдельные его пункты, требующие исполнения в указанные сроки.
5.Руководители структурных подразделений, отраслевых органов назначают ответственных из числа должностных лиц, осуществляющих контроль за выполнением документов.
Руководитель структурного подразделения, отраслевого органа, должностное лицо, на которых возложена ответственность за выполнение, обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, организуют работу по своевременному и полному выполнению документов.
6.Делопроизводитель заблаговременно напоминает исполнителям о предоставлении информации по выполнению документов.
7.Делопроизводитель заполняет контрольную карточку и передает ее вместе с контрольным документом главе администрации района. Глава администрации изучает информацию, снимает документ с контроля. Контрольная карточка передается делопроизводителю. Срок исполнения может быть продлен главой администрации района только на основании мотивированной просьбы исполнителя.
8.Делопроизводитель ежемесячно анализирует с помощью программы ход выполнения распоряжений и постановлений и информирует об этом управляющего делами.
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ И ПОДГОТОВКОЙ ОТВЕТОВ
НА ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1.На контроль ставятся входящие письма в администрацию района. К ним относятся письма из структурных подразделений администрации Правительства области, Правительства области, прокуратуры и другие, по которым необходим ответ в запрашиваемые сроки.
2.Входящие письма регистрируются в приемной администрации района, после визирования главой администрации района ставятся на контроль и передаются исполнителям.
3.Контроль за подготовкой и направлением ответов осуществляет делопроизводитель, используя автоматизированную систему "Регистрация и контроль".
4.Делопроизводитель заблаговременно напоминает работникам администрации района о сроках исполнения писем.
5.Исполнитель готовит проект ответа и представляет его главе администрации района на подпись.
6.После подписания и отправки ответа на входящее письмо делопроизводитель снимает его с контроля.
7.Делопроизводитель еженедельно анализирует состояние дел с исполнением поручений главы администрации района по входящим письмам и докладывает о нем управляющему делами администрации района.
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ,
АНАЛИЗ КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.На контроль в администрации района могут быть поставлены и другие документы: поручения Губернатора Кировской области, поручения главы района, поручения главы администрации района.
2.Глава администрации района определяет исполнителей, контроль осуществляет управляющий делами.
3.По итогам года управление делами проводит полный анализ фактического выполнения всех стоящих на контроле документов и состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации района, отраслевого органа и информирует об этом главу администрации района, представляет главе администрации района итоговую справку о выполнении документов и справку о неисполненных документах.
4.Управление делами администрации района практикует в своей работе методы фактической проверки исполнения документов на местах.
МЕРЫ УПРЕЖДАЮЩЕГО КОНТРОЛЯ
При организации исполнения документов и поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
1.Определение средств и методов контроля за своевременным исполнением документов и поручений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение.
2.Направление ответственным исполнителям предупредительных запросов.
3.Внедрение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением документов и поручений с целью регулярного представления соответствующей информации.
4.Регулярное заслушивание на совещаниях информации о ходе исполнения документов и поручений.
5.Проведение контрольных проверок хода исполнения документов и поручений.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Должностные лица несут персональную ответственность за своевременное и эффективное исполнение документов и поручений, достоверность представляемой информации.