Приложение к Постановлению от 10.09.2007 г № 1482 Порядок
Порядок формирования и хранения документов по размещенному муниципальному заказу города
1.Общие положения
1.1.Настоящий Порядок формирования и хранения документов (в т.ч. аудиозаписей, видеозаписей) по размещенному муниципальному заказу города (далее - Порядок) разработан в целях соблюдения требований Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
1.2.Основной задачей настоящего Порядка является установление правил формирования и хранения документов (отчетной папки) по каждой процедуре размещенного муниципального заказа города и их хранение.
1.3.Функции по формированию и хранению отчетных папок по размещенному муниципальному заказу осуществляет отдел по размещению муниципального заказа.
1.4.При проведении открытого конкурса (далее - конкурс) или открытого аукциона (далее - аукцион) по нескольким лотам отчетная папка формируется по каждому лоту отдельно.
1.5.Срок хранения отчетных папок 5 лет, после чего они передаются в районный архив.
2.Содержание отчетных папок
2.1.Отчетная папка по открытому конкурсу (далее - конкурс) должна содержать следующие документы:
2.1.1.Опись вложенных документов с указанием страниц.
2.1.2.Заявление муниципального заказчика на проведение процедуры размещения (оригинал).
2.1.3.Постановление о проведении конкурса (копия).
2.1.4.Положение о взаимоотношениях муниципальных заказчиков с уполномоченным органом (копия).
2.1.5.Постановление администрации города (уполномоченного органа) об утверждении состава комиссии (копия).
2.1.6.Постановление администрации города об утверждении конкурсной документации (копия) (документы, указанные в пунктах 2.1.4 - 2.1.6 могут быть объединены в одно постановление).
2.1.7.Конкурсная документация (оригинал).
2.1.8.Извещение о проведении конкурса (оригинал и копия из газеты).
2.1.9.Регистрационный лист поступления заявок на участие в конкурсе.
2.1.10.Разъяснения конкурсной документации, размещенные на официальном сайте и направленные участникам размещения (копии).
2.1.11.Регистрационный лист (оригинал) представителей участников размещения, присутствующих на процедуре вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, с приложением доверенностей (копии).
2.1.12.Протокол вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, размещенный на официальном сайте (оригинал), аудиозапись процедуры вскрытия конвертов.
2.1.13.Запросы, направленные по участникам размещения (копии).
2.1.14.Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, размещенный на официальном сайте (оригинал).
2.1.15.Уведомления участникам размещения о результатах рассмотрения заявок на участие в конкурсе (копии).
2.1.16.Протокол оценки и сопоставления, размещенный на официальном сайте (оригинал), и копия опубликованного в официальном издании газете "Вятско-Полянская правда" (далее - газета).
2.1.17.Ответы на запросы участников конкурса о разъяснении результатов конкурса (копии).
2.1.18.Муниципальный контракт, заключенный по итогам конкурса (копия).
2.1.19.Все поступившие заявки на участие в конкурсе (оригиналы).
2.2.Отчетная папка по открытому аукциону (далее - аукцион) должна содержать следующие документы:
2.2.1.Опись вложенных документов с указанием страниц.
2.2.2.Заявление муниципального заказчика на проведение процедуры размещения (оригинал).
2.2.3.Положение о взаимоотношениях муниципальных заказчиков с уполномоченным органом (копия).
2.2.4.Постановление о проведении аукциона (копия).
2.2.5.Постановление администрации города об утверждении состава комиссии по аукциону (копия).
2.2.6.Постановление администрации города об утверждении документации об аукционе (копия) (документы, указанные в пунктах 2.2.4 - 2.2.6 могут быть объединены в одно постановление).
2.2.7.Документация об аукционе (оригинал).
2.2.8.Протокол заседания комиссии по аукциону по выбору аукциониста (оригинал).
2.2.9.Извещение о проведении аукциона (оригинал и копия из газеты).
2.2.10.Регистрационный лист поступления заявок на участие в аукционе (оригинал).
2.2.11.Разъяснения документации об аукционе, размещенные на официальном сайте и направленные участникам размещения (копия).
2.2.12.Протокол рассмотрения заявок на участие в аукционе, размещенный на официальном сайте (оригинал).
2.2.13.Уведомления участникам размещения о допуске или отказе в допуске к участию в аукционе (копия).
2.2.14.Регистрационный лист участников аукциона (оригинал).
2.2.15.Доверенности представителей участников аукциона (оригиналы).
2.2.16.Протокол аукциона (оригинал), размещенный на официальном сайте, и копия у опубликованного в газете, аудиозапись или видеозапись.
2.2.17.Ответы на запросы о разъяснении результатов аукциона (копия).
2.2.18.Муниципальный контракт, заключенный по итогам аукциона (копия).
2.2.19.Все поступившие заявки на участие в аукционе (оригиналы).
2.3.Отчетная папка по запросу котировок должна содержать следующие документы:
2.3.1.Заявление на проведение процедуры размещения.
2.3.2.Извещение о проведении запроса котировок, размещенное на официальном сайте (оригинал).
2.3.3.Извещение о продлении срока размещения (оригинал).
2.3.4.Протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок, размещенный на официальном сайте (оригинал).
2.3.5.Котировочный запрос, размещенный на официальном сайте (оригинал).
2.3.6.Ответы на запросы о разъяснении результатов размещения (копии).
2.3.7.Муниципальный контракт, заключенный по итогам проведения запроса котировок (копия).
2.3.8.Все поступившие котировочные заявки (оригиналы).
3.Оформление отчетных папок
3.1.Оформление отчетных папок по конкурсу и аукциону.
3.1.1.Листы отчетной папки нумеруются, сшиваются и скрепляются штампом "Архив. Муниципальный заказ города Вятские Поляны N _____ дата _________".
3.1.2.На титульном листе отчетной папки проставляется:
- в верхнем правом углу - регистрационный номер, который заполняется следующим образом: год - двумя последними цифрами, порядковый номер, признак процедуры (открытый конкурс - ОК, открытый аукцион - АУ), все через косую черту (пример: регистрационный N 07/110/ОК);
- в центре - полное наименование предмета конкурса, аукциона;
- внизу - число, месяц и год окончания процедуры размещения (дата заключения контракта).
3.2.Оформление отчетной папки по запросу котировок.
3.2.1.Листы отчетной папки сшиваются, нумеруются и опечатываются штампом "Архив. Муниципальный заказ города Вятские Поляны N _____ дата _________".
3.2.2.Первым листом отчетной папки является протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок.
3.2.3.Регистрационный номер проставляется в штампе и заполняется следующим образом: год - двумя последними цифрами, номер, признак процедуры буквой К (пример: N 07/123/К).
4.Порядок регистрации отчетных папок
4.1.Отчетным папкам присваиваются сквозные регистрационные номера по всем процедурам размещенного муниципального заказа города в течение года.
4.2.Отчетные папки по всем процедурам регистрируются в журнале регистрации и учета отчетных папок, который ведется в соответствии с приложением N 1.
5.Порядок выдачи и работы с отчетными папками
5.1.Выдача отчетных папок во временное пользование производится по письменному заявлению на имя главы администрации города (приложение N 2).
5.2.Работа с отчетными папками производится в отделе по размещению муниципального заказа в рабочее время в присутствии работников отдела.
6.Порядок хранения отчетных папок
6.1.Отчетные папки хранятся в помещении отдела по размещению муниципального заказа в закрытом шкафу (сейфе).