Распоряжение Администрации Нововятского района г. Кирова от 24.02.2004 № 58
Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в администрации Нововятского района
АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОВЯТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА КИРОВА РАСПОРЯЖЕНИЕот 24.02.2004 N 58 г. Киров, обл.Об утверждении Инструкции опорядке рассмотренияпредложений, заявлений и жалобграждан в администрацииНововятского района 1. Утвердить Инструкцию о порядке рассмотрения предложений,заявлений и жалоб граждан в администрации Нововятского района городаКирова. Прилагается. 2. Руководителям управлений и отделов администрации Нововятскогорайона г. Кирова, муниципальных предприятий и организаций: 2.1. при организации работы с обращениями граждан, исходить изтого, что это направление деятельности является одним из приоритетных; 2.2. принять надлежащие меры по повышению эффективности работы собращениями граждан, обеспечению их всестороннего, объективного иоперативного рассмотрения и разрешения, выявления и устранения причин,порождающих повторные жалобы, укреплению исполнительской дисциплины. 2.3. организовать изучение и обеспечить неукоснительноевыполнение требований настоящей инструкции. 3. Управлению делами администрации района (Яценко В. А.)обеспечить строгий контроль за соблюдением требований законодательныхи иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан. 4. Считать утратившими силу Инструкцию о порядке рассмотренияпредложений, заявлений, жалоб и организации приема граждан вадминистрации Нововятского района г. Кирова от 1 июня 1998 года,Инструкцию об организации устного приема граждан в администрацииНововятского района г. Кирова от 23 сентября 2002 года.Зам. главы администрации города,глава администрации района Г. И. Плехов УТВЕРЖДЕНА распоряжением администрации Нововятского района от 24.02.2004 N 58 ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН в администрации Нововятского района города Кирова I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок учета,регистрации, рассмотрения и разрешения предложений, заявлений и жалоб(далее - обращения) граждан, а также организацию приема граждан вадминистрации Нововятского района г. Кирова 1.2. Рассмотрение и разрешение обращений является служебнойобязанностью руководителей администрации района или по их письменномупоручению - других должностных лиц. Руководители несут личнуюответственность за правильную организацию работы по рассмотрению иразрешению обращений и по приему граждан. При поступлении обращений в установленном порядке решается вопросо принятии их к рассмотрению либо направлении с учетом компетенции вдругой орган. Основания пересылки обращения отражаются всопроводительном письме, которое подписывается главой администрациирайона. Обращения, в которых поднимаются вопросы, не относящиеся кведению администрации района, не позднее чем в пятидневный срокнаправляются по принадлежности. О направлении обращения извещается егоавтор. 1.3. Письменные обращения граждан должны быть ими подписаны суказанием фамилии, имени, отчества, содержать данные о месте ихжительства. Обращения, не содержащие личной подписи автора, егофамилии, имени и отчества, а также данных о месте его жительства(работы, учебы), признаются анонимными и не рассматриваются. Решениеоб этом принимает глава администрации района. Регистрация такихобращений осуществляется в порядке, установленном настоящейИнструкцией, после чего они уничтожаются. Коллективными обращениями признаются обращения, поданные от именидвух и более лиц и подписанные хотя бы одним из этих лиц с указаниемего фамилии, имени, отчества, данных о его месте жительства, а такжеработы или учебы. II. Порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения обращений 2.1. Все поступающие в администрацию района письменные обращения,учитываются и регистрируются лицом, ответственным за работу собращениями граждан в день их поступления в книге предложений,заявлений и жалоб (образец - приложение 1) 2.2. Каждому обращению присваивается регистрационный номер. Штампс регистрационным номером проставляется на свободном месте первойстраницы обращения. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора ипорядкового номера поступившего обращения (например, "Д-19", "С-63"),коллективные и анонимные обращения - содержат буквы "Кл" или "Ан" иномер (например, "Кл-137", "Ан-65"). В каждом новом календарном году нумерация вновь поступившихобращений начинается с первого номера. 2.3. Повторным обращениям при их поступлении присваиваетсяочередной регистрационный номер. Под повторными обращениями внастоящей Инструкции понимаются обращения, поступившие от одного итого же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направленияпервого обращения истек установленный законодательством срокрассмотрения или заявитель был не удовлетворен данным ему ответом. 2.4. Анонимные письма формируются в отдельное дело. 2.5. Данные о пересылке (передаче) обращений, содержаниипоручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения,продлении срока исполнения, окончательном исполнении и сообщениизаявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материаловрассмотрения обращений отражаются в журнале регистрации. 2.6. Сопроводительные записки к обращениям регистрируются какотдельные документы в установленном порядке. 2.7. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно отдругих видов делопроизводства. 2.8. Обращения граждан, копии ответов на них и материалы,связанные с их рассмотрением, а также документы по приему гражданформируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.При формировании дел проверяется правильность направления документов вдело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, атакже неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. 2.9. Сроки хранения обращений граждан и материалов, связанных сих рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документов исроков их хранения. В необходимых случаях постоянно действующейэкспертной комиссией администрации района может быть принято решениеоб увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан иматериалов по их реализации. 2.10. Дела после завершения делопроизводства по ним сдаются вархив администрации района. 2.11. Руководители при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны: а) всесторонне и оперативно разбираться в существе обращения, вслучае необходимости истребовать нужные документы, направлятьсотрудников на места для проверки указанных в обращении фактов,принимать другие меры для объективного разрешения поступившихобращений; б) принимать в пределах своей компетенции законные и обоснованныерешения по обращениям граждан и обеспечивать своевременное иправильное исполнение этих решений; в) сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям,мотивировать случаи отказа в удовлетворении просьб граждан иразъяснять порядок их обжалования. 2.12. После ознакомления с содержанием обращения проверяется, необращался ли заявитель ранее по данному вопросу и какое при этом былопринято решение; при необходимости выясняются дополнительныеустановочные данные автора и лиц, указанных в обращении, другиесведения, требующиеся для принятия правильного решения при егорассмотрении. При получении данных о психическом заболевании автораработа по его обращению не проводится. 2.13. Если руководителем, рассматривающим обращение, данопоручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основнымисполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручениипервым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы. 2.14. Запрещается направление обращений граждан на рассмотрениетем должностным лицам, действия которых обжалуются. 2.15. На письменных обращениях граждан запрещается делатьрезолюции и надписи. 2.16. Обращения граждан, не требующие дополнительного изучения ипроверки, рассматриваются и по ним принимаются решениябезотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. Обращения, требующие дополнительного изучения и проверки,рассматриваются в срок до одного месяца. Решения по обращениям военнослужащих и членов их семейпринимаются не позднее 7 дней со дня поступления. Порядок и сроки рассмотрения запросов и обращений депутатовСовета Федерации и депутатов Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации регламентируются Законом РоссийскойФедерации "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутатаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации". Обращения граждан по вопросам реабилитации жертв политическихрепрессий рассматриваются в сроки, предусмотренные Законом РоссийскойФедерации "О реабилитации жертв политических репрессий". В каждом отдельном случае руководитель, ответственный заразрешение заявления, может установить для подчиненных более короткийсрок исполнения. Началом срока исполнения обращений, поступивших в администрациюрайона, считается день их регистрации в управлении делами. 2.17. При необходимости обращения граждан рассматриваются свыходом на место, что отражается в ответе на обращение. 2.18. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимопроведение сложной проверки, истребование дополнительных материаловили принятие других мер, сроки его рассмотрения могут быть в порядкеисключения продлены: по обращениям граждан - не более чем на одинмесяц. 2.19. Продление срока рассмотрения производится помотивированному письму исполнителя главой администрации района. Опродлении срока рассмотрения обращения сообщается его автору. 2.20. Если по обращениям, поступающим неоднократно от одного итого же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и поним были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось заявителю,руководителем может быть принято решение о прекращении в дальнейшемпроверок по таким заявлениям. Данные обращения приобщаются ксоответствующим делам. О прекращении проверок и переписки сообщаетсязаявителю. 2.21. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первогоподписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) илив отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение. 2.22. Итоговые документы по результатам рассмотрения обращенийпри наличии нескольких исполнителей должны быть завизированысоответствующими должностными лицами в подразделениях -соисполнителях. 2.23. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты по ним необходимые меры иавторам даны ответы. Письменное или устное обращение не считается разрешенным, если впроцессе его рассмотрения были подготовлены, но не утвержденыруководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов ит. п. Рассмотрение обращения не может считаться законченным, еслисообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленныхавтором вопросов. 2.24. Обращения граждан после их разрешения, а также переписка поним, должны быть возвращены в управление делами для приобщения в дело. Конверт, в котором было получено обращение, сохраняется доокончательного исполнения заявления, а затем уничтожается, если нетнеобходимости в его дальнейшем хранении. 2.25. На материалах, связанных с рассмотрением обращений, послепринятия решения и их исполнения должна быть надпись: "В дело" иличная подпись главы администрации района. III. Организация приема граждан 3.1. Глава администрации района и их заместители осуществляютприем граждан лично. 3.2. Прием руководителями осуществляется только по вопросам,входящим в компетенцию администрации района. 3.3. Глава администрации района проводит прием по личным вопросамне реже 2-х раз в месяц; заместители Главы администрации - не реже 1 раза в неделю. 3.4. График приема посетителей утверждается в соответствии спланом работы администрации района на месяц и вывешивается на доскеобъявлений в здании администрации. 3.5. Запись на устный прием осуществляется специалистом пописьмам и приему граждан в журнале приема граждан предварительнонакануне приемного дня. Для этого посетитель должен сообщить своиданные (фамилию, имя, отчество, место жительства, место регистрации,социальное положение и сущность вопроса, с которым он обращается).Посетитель должен предоставить также все необходимые для разрешениядела по существу документы. 3.6. Должностное лицо, осуществляющее прием, обязано внимательновыслушать гражданина и тщательно разобраться в существе его заявления. Выяснив все обстоятельства, связанные с вопросом, по которомуобратился гражданин, должностное лицо по возможности сразу жепринимает решение, которое объявляется устно со ссылкой на действующеезаконодательство. 3.7. По вопросам, разрешение которых не входит в компетенциюадминистрации района, гражданину разъясняется, куда ему следуетобратиться, и по возможности оказывается в этом содействие. В необходимых случаях по существу устного обращения гражданинасоставляется справка, которая регистрируется в порядке, установленномдля заявлений в письменной форме. 3.8. Учет посетителей ведется в регистрационно-контрольныхжурналах (Приложение 2). IV. Проверка состояния работы с обращениями и контроль за исполнением поручений по ним. Анализ и обобщение содержащейся в обращениях информации 4.1. Организация контроля за рассмотрением обращений гражданосуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работепо контролю за исполнением поручений в администрации района. На контроль в обязательном порядке ставятся: а) поступившие на рассмотрение в администрацию района обращения,о результатах разрешения которых необходимо сообщить в вышестоящиеорганы; б) обращения, по которым имеются конкретные поручения. 4.2. Лицо, осуществляющее контроль, имеет право: а) запрашивать у исполнителей и их непосредственных руководителейнеобходимые сведения о ходе исполнения поручений; б) знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающимисостояние исполнения поручения; в) требовать от исполнителей справки о причинах нарушенийвыполнения поручений (некачественное исполнение, задержка исполненияпоручений); г) вносить предложения соответствующим руководителям поустранению выявленных нарушений в исполнении поручений и улучшениюорганизации контроля. 4.3. На обращения, рассмотрение которых контролируется,оформляются контрольные карточки. О постановке на контроль исполнения поручения по заявлениямделается отметка в основных формах учета, на сопроводительныхдокументах ставится знак контроля (проставляется пометка "К" или штамп"Взято на контроль"). 4.4. Периодичность проверки хода исполнения определяется лицом,наделенным правом контроля, в зависимости от важности, срочности ивида поручения с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное икачественное его выполнение. Результаты проверки хода исполненияотражаются в регистрационно-контрольных карточках. 4.5. В целях предотвращения несвоевременного исполненияпоручений, лицо, наделенное правом контроля, обязано своевременнодокладывать руководителям о ходе исполнения поручения с указаниемпричин, задерживающих исполнение, и принимать необходимые меры ксвоевременному исполнению поручений. 4.6. Если исполнение поручения задерживается, подразделение -исполнитель обязано обратиться к руководителю, давшему поручение, заразрешением на продление установленного срока не позднее чем за двадня до его истечения. 4.7. По результатам рассмотрения обращения не позднее чем за тридня до истечения срока исполнения поручения в управление деламипредставляются проекты ответов. 4.8. Снятие с контроля исполнения поручения по обращениюпроизводится только по распоряжению должностного лица, по указаниюкоторого исполнение было взято на контроль. При этом в учетных формахделается отметка "Снято с контроля", которая заверяется их подписью суказанием даты. 4.9. Состояние исполнения поручений и эффективность контролядолжны изучаться и анализироваться. Лицо, ответственное за работу с обращениями граждан, по состояниюна 1-е число каждого месяца составляет справки о ходе исполненияпоручений. О ходе исполнения наиболее важных и сложных поручений,сроки выполнения которых срываются, информационные справкисоставляются и докладываются незамедлительно. 4.10. Содержащаяся в обращениях граждан информация должнасистематически изучаться и обобщаться для выработки соответствующихпредложений и рекомендаций по совершенствованию работы по рассмотрениюи разрешению заявлений граждан и их приему в администрации района. Приложение 1 к Инструкции (п. 2.1), утвержденной распоряжением администрации района от 24.02.2004 N 58 КНИГА ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ-------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата | Фамилия, | Адрес | Краткое | Кому | Срок | Когда и | Дело, в ||п/п| посту- | имя, | или | содержание | и когда |исполне- | какое | которое || | пления | отчество | место | предложения | передано| ния | принято | подшиты || | (год, | подавшего | службы,| (заявления, | для | | решение | документы|| | месяц, | предло- | работы | жалобы) | исполне-| | | || | число) | жение | | | ния и | | | || | | (заявление,| | | подпись | | | || | | жалобу) | | | испол- | | | || | | | | | нителя | | | ||---+--------+------------+--------+-------------+---------+---------+---------+----------|| | | | | | | | | || | | | | | | | | || | | | | | | | | |------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение 3 к Инструкции (п. 3.8.), утвержденной распоряжением администрации района от 24.02.2004 N 58--------------------------------------------------------------------------------|Поряд- | Дата | Фамилия, | Адрес, | Вид | Какое принято | Кто || ковый |прие- | имя, |профессия,| обращения и| решение, кому | принимал ||учетный| ма | отчество | место | его краткое| поручена | (фамилия),|| номер | | посетителя| работы | содержание | проверка, | подпись || | | | (службы),| | исполнение, | || | | | должность| |ответ заявителю| || | | | и другие | | | || | | |сведения о| | | || | | |посетителе| | | ||-------+------+-----------+----------+------------+---------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||-------+------+-----------+----------+------------+---------------+-----------|| | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | |--------------------------------------------------------------------------------